浅谈房产档案信息化管理要点

李一宁

摘 要：随着信息技术的发展及应用，信息化管理的房产档案已成为一种趋势，同时也是提高房产档案管理利用效率重要途径之一。房产档案信息化管理是现代档案管理的必然趋势，无论是档案的自身管理，还是对外服务方面，档案信息化管理都显得极其重要。

关键词：房产档案信息化 管理要点

一、必要性

在进行房产档案管理的过程中，首先应当明确推进房产档案管理的目的，我们应当了解，将房产档案管理工作做好，不仅方便了工作人员，同时也能够使我们的服务对象受到方便，利用信息化手段将房产档案进行分类管理，这样做能够提高检索的速度；另一方面，信息化手段进行管理，也能够将各种信息更好地整合，避免了以前那种过于零散的管理方式带来的不便，比如纸质档案十分脆弱，容易损毁，并且存放十分不便，而信息化的手段则很好地避免了这一点，它不仅便捷，存储方便，并且也很好地避免了信息的损坏，另外在实际操作中也具有很大的便捷性。因此，建立起一套科学的房产档案信息化管理方法是十分必要的。

二、优势

房产档案信息化管理作为一种新型的档案管理手段，是将各种资料记录转化为数字信息并表现出来的一个过程，与传统的管理方式相比，首先在档案的存储方面，能够做到将各种资料收集分类整理在电脑中，相比传统的人工的分类手段有了极大的效率提升。其次，房产档案信息化管理的另一大优势就是能够将在网络上进行信息的传送，信息录入计算机之后，就可以通过网络来进行信息的交换，能够使各个部门，各个主体之 间做信息的交流，除此之外，将部分信息公布在网络上，也可以使群众更直观的接触到房产信息，有利于工作中信息的公开。

再次，相较于传统的房产档案管理方式，信息化的档案管理还可以做到信息检索的简易化，是工作人员在工作中能够更快更方便地找到所需的资料，这样做不仅减少了工作的复杂程度，同时也提升了工作人员的服务水平。

三、存在问题

1、对房产档案信息化管理工作重视不够

单位注重文书、基建等档案的信息化管理，对房产档案的信息化管理工作不够重视，没有明确的近期和长远目标，硬件设施简陋，工作效率低。目前由于多种原因，部分房产档案仍分散在个人手中，导致归档不及时，完整性较低。

2、房产档案管理人员综合能力有待提高

在档案信息化管理中，人员没有经过专业培训，对计算机的操作应用不熟练，其综合能力亟待提高。

3、房产档案信息化管理内容不全面

房产档案信息化管理就是要使各种房产资源转化成数字化电子信息，被计算机的程序识别和读取。目前只是利用数据库和档案系统软件收录部分资料，而一些主要的像购房合同、收据、发票、房产证、身份证等都没有进行数字化处理。 造成人力与物力的浪费。

四、管理要点

1、树立信息化管理意识

在进行房产档案管理的过程中，不仅需要采用先进的设备与技术，而且其资金投入量也相当大，管理人员与各级领导需要对其进行充分重视，树立起信息化管理意识。如果在进行房产档案信息化管理过程中，没有强大的资金支持，并且没有配备先进的科学技术系统与先进的设备，这会对信息化管理带来很大阻碍，并且会将管理水平降低，无法实现资源共享。针对以上问题，管理人员与相关领导应该在房产档案管理上形成信息化意识，充分认识到信息化管理的重要性，加大资金投入，完善设备配备，引进先进的科学技术，最终达到提高房产档案管理质量的目的。只有档案管理部门领导以及相关行业主管部门对房产档案信息化管理进行充分支持，并且将其建设作为重点，才能真正实现房产档案管理信息化。

2、提高管理人员素质

首先，应该定期对房产档案管理人员进行档案资料管理相关知识的培训，将其专业水平提高，促进管理工作更好开展。其次，房产档案管理部门要设置档案管理专业化知识培训课程，定期组织管理人员进行学习，将其管理操作技能与业务技能提高。管理人员在学习新技术以及新理论知识之后，将其应用于具体的档案管理工作中，能够在很大程度上提高管理效率与水平。最后，要建立起科学的激励与约束机制，采用合同制的方式来聘用管理人员，将其工作积极性提高，促使其个人潜能得到充分性的发挥。

3、完善管理技术系统

信息安全系统、档案咨询系统、信息检索系统以及信息归集系统属于房产档案信息化管理过程中需要用到的四大系统。在进行管理的过程中，要确保各种信息资料的全面性与完整性，并且对数据库中的库存信息进行及时更新，确保管理信息的同步性。要对信息计算机技术的优势进行充分利用，确保检索系统的快捷性、方便性、多角度性以及多功能性，建立起多级检索系统。要建立起完整的房产档案数据分析系统，确保能够多方面、多角度分析房产档案信息，促使政府能够适当采用宏观调控手段对房地产市场结构进行有效调整，确保房地产市场的健康、平衡发展。

4、利用与监管档案信息

在利用档案信息过程中，应该严格将房产档案管理规范与我国相应档案管理法依据，然后再执行，确保房产手续的完整性与规范性。除此之外，为了对房产档案管理信息安全性与完整性进行有效保证，管理者应该拷贝档案管理信息，并将其复制到可以进行永久性保存的载体中，尽量不要在同一台电脑中储存所有档案信息，采用一式三套的保管模式。最后，还要加大力度监管档案信息，确保档案资源的有效性与完整性，谨防出现信息泄密或者丢失的现象。要严格遵照房产档案使用权限对档案进行管理，采用科学技术措施，确保其安全性，最大程度上发挥档案资源效用。

参考文献

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