推进企业档案管理信息化建设的初步思考

陈会群

[关键词]企业档案管理；现状；实现方法

大庆油田化工有限公司东昊分公司成立于1988年。30年来，形成了人事档案、化工装置档案、基建档案、文书档案等记载着企业发展史的档案，是企业前步和历史沿革的见证。尽管档案管理经过30年的发展，形成了一整套的科学管理方法，但随着社会经济发展和科技进步，档案管理技术和方法也需要不断改进和提高。21世纪我国进入信息化时代，信息化已成为经济社会发展的一个重要标志，为各行各业的现代化发展注入了生机活力。将信息技术引入档案管理，实现档案管理信息化，已成为档案事业发展的必然趋势，对于推动档案工作更好的服务企业发展进步具有非常重要的意义。

一、企业档案管理的现状以及存在的工作短板

1.对照企业发展的现实需要，档案管理人员的综合素质还需要进一步提高。随着企业的发展，虽然已经建立了一支稳定的档案管理人员队伍，但在一定程度上，部分档案管理工作人员的专业水平与文化知识并没有达到新时期档案管理工作的要求，与新时期档案管理工作的要求还存在着差距。因此，在客观上导致档案管理工作没有及时充分地运用现代的科学技术，在某种程度上影响了档案管理工作的进步。

2.对照企业发展的现实需要，档案管理的自动化水平还需要进一步提高。当前，企业的档案管理自动化程度不高，需要耗费较多的人力和精力，影响了档案管理的工作效率。尽管一些油田企业在档案管理的自动化方面进行了一些改进，但在总体上，档案管理自动化水平还有待于进一步提高。尤其是进行档案检索的效率不高。目前大部分企业使用的都是手工检索，这种方式在某种情况下降低了档案在企业发展中的服务功能。

3.对照企业发展的现实需要，档案管理体系的科学合理性还需要进一步提高。从当前油田企业内部管理系统来看，在档案管理工作方面存在的一个最明显的问题就是管理工作缺少规范性，这主要是由于部分档案管理人员没有按照企业的内部要求和规定进行管理，在整理档案资料时没有对不同的资料进行明确的分类，没有按部门、阶段对资料进行相应的记录和整理，以至于在日后审查相关资料数据时，浪费大量的人力、财力、物力，导致工作效率降低。

4.对照企业发展的现实需要，对档案管理信息化建设的重视程度还需要进一步提高。由于各类电子设备的更新换代速度快，生命周期短。而且档案信息化建设需要的设备耗材购买、维修、升级费用高，需要不断增加资金，是一项长期的投入。导致档案信息建设资金跟进性投入不足，在一定程度上成为档案信息化发展的制约因素。

二、实现档案建设信息化的基本原则以及推进档案管理的制度建设

（一）基本原则

1.规范性原则。实现室藏纸质档案信息化，需要通过现代信息扫描、影像等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化档案，无论是室藏数字化档案还是电子文件档案，都应该坚持规范性原则，制定相应的规定。

2.安全性原则。目前数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，必须加强网络安全技术防范和研究，采取切实可行的安全措施，确保档案信息数据的安全。

3.效益性原则。档案信息化建设涉及多学科知识，多专业配合，需要投入相当的人力、物力、财力，对室藏档案的利用和用户需求进行分析，把重要的和利用率较高的纸质档案进行数字化，为企业的生产经营提供服务。

（二）管理制度

1.企业应根据国家有关档案信息化建设的规范和标准建立健全数字化档案的形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度，安全管理与责任追究制度。执行相关技术标准，规范数据格式，实现数字化档案的全程管理。

2.企业应保证数字化档案的真实、完整和有效。对保管期限为永久和长期的数字化档案，应同时保存相应的纸质档案，并确保相关数字化档案与纸质档案的一致性。

3.统一档案管理标准和规范是档案信息化建设的重要基础之一。它是衡量工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不执行统一的标准，档案信息无法进行数据交换，难以实现资源共享。

三、加快档案信息化建设的探讨和建议

1.强化档案管理人员素质培养，建设适应档案信息化发展需要的管理技术人才队伍。档案管理现代化建设，对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。档案管理人员不仅要有档案专业管理知识和技能，还要具备一定的计算机和电子文件管理知识和技能。这就要求我们要重视档案管理人才队伍建设，采取多种措施积极引进人才。要积极创造条件开展综合素质培训、岗位练兵、继续教育。要开展爱岗敬业和职业纪律教育，培养技术业务过硬、政治思想过硬的档案管理人员队伍，促进档案管理信息化建设。

2.加强档案收集和档案资源整合，为推进档案信息化建设奠定基础。要提高企业的档案信息化管理水平，首先就要加强档案的收集与整理。档案管理部门要与各基层部门联系，催收重要档案，及时进行归档。档案管理人员要提高主动意识，自觉对重要文件进行收集。要加强档案的综合管理，要分门别类的收集和整理各部门的工作资料。要对纸质档案信息进行综合和归纳，全面实现档案管理的系统化标准化。要建立档案管理工作的奖惩制度，提高档案管理工作人员的工作积极性，为推进油田企业的档案管理信息化建设打下坚实基础。

3.加快档案数字化进程，提高档案管理的信息化水平。企业档案管理部门要建立电子档案和全息数据库，实现檔案管理模式由原来实体保管向电子档案信息化的转变，增加档案储存量；要运用计算机软件，建立档案电子管理系统，实现对档案信息资源进行分类、分析、提取、加工修改和高速便捷查询；要建立档案网站平台和信息服务中心，为档案信息迅速传递交流提供网络支持，为档案信息服务社会创造条件。构建从数据录入—数据管理—数据处理—数据输出完善的应用链条。利用计算机实现档案资源的自动化管理，提升档案材料的利用效率，为企业发展提供准确到位、稳定快捷的服务。

4.健全统一的信息管理规范，建立促进档案信息化建设的长效机制。根据档案管理信息化软件技术要求和信息交流共享的需要，我们要健全保证档案信息化建设和运行的统一的管理性标准、业务性标准和技术性标准，根据标准分别对电子文件档案信息开发利用、查询，实现档案信息的规范采集、畅通交流、共享开发利用，最大限度的发挥档案资源，服务和促进企业发展发挥独特作用。

（编辑/穆杨）