探讨事业单位档案管理中的电子档案管理

陈亮平

摘 要：对于事业单位而言，档案管理工作备显重要，占据重要地位，因此，要重视档案管理工作有效性的落实。在信息技术的支持下，电子档案广泛应用，切实提升了档案管理效率，成为事业单位档案管理工作的发展趋势。本文全面探讨了事业单位档案管理中电子档案管理，在根本上为新时期事业单位档案管理工作提供新的发展机会。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理

立足新的發展阶段，事业单位档案管理中应用了自动化办公，借助计算机信息技术，实现电子文件的获取，借助相关程序，达到对电子文件的处理。在现代档案管理中，电子档案是主要形式，能够为用户提供更加全面与可靠的功能，同时，与事业单位相关系统进行有效连接，构建更加强大的现代信息管理网络。

1 全面分析电子档案管理的主要特征

1.1 具有较高的信息处理速度

对于电子档案而言，主要是将原始的信息、图片等进行扫描，而后录入计算机，借助计算机应用程序进行有效处理。在这种应用模式下，实现对档案资料的快速整理和分析，最后进行归档。这种模式能够有效避免人工操作中的误操作，有效节约时间，切实提升工作效率。

1.2 为档案查阅提供极大的便利

在电子档案中，信息录入完成之后，能够自动生产目录和文献检索，实现档案类型的自动划分，促进编排工作得以高效完成。在进行档案信息查阅的时候，只需要借助关键词就能够快速完成所需信息的检索，节省了大量时间。

1.3 存储状态更加稳定

在传统的档案管理中，主要以纸质形式进行存放，空间需要较大，同时，对存储地点的环境要求也较高。电子档案存储相比较而言，稳定性突出，能够满足较长时间的存储要求。

1.4 促进档案信息的高效利用

在传统档案管理中，面对查阅需要，要进行纸质档案的提取，耗费大量时间，同时，对档案保管造成困扰。电子档案信息化发挥网络平台的优势，提升信息共享程度。借助权限的提供，实现对档案查阅的远程操作，有效提升档案利用率，促使查找和传递的流程被简化。

1.5 便于档案信息的及时补录

在档案管理中，信息需要进行不断更新和补充，但是，在传统的的档案管理模式中，一旦遇到补录现象，需要对原有纸质档案进行拆卷操作，而后再进行整理，时间耗费较长，同时，流程较为复杂和繁琐。在数字化的电子档案中，借助关键词进行相关档案的查阅，而后再进行档案的完善和编辑，整个过程效率极高，节省大量时间和人力。

1.6 档案管理者的工作效率得以提升

在传统档案管理中，工作项目较为复杂，工作压力巨大，需要大量时间和精力的投入，使得档案管理者很难抽出时间进行新业务的学习，更不要谈档案的利用。电子档案的高效性使得工作人员能够摆脱繁重的劳动，工作效率大幅提升，因此，赢取更多时间进行新业务的学习，切实提升档案利用效率。

2 如何推动事业单位档案管理中电子档案管理工作的开展

2.1 重视电子档案形成制度建设

在电子档案形成和构建中，需要严格遵守国家制定的统一标准和格式，尤其是规范不同媒体电子档案的相关接收和存储，关注各种载体和标准。重视对电子档案相关背景、元数据进行统一保存，目的是保证电子档案信息的完整性与全面性。

2.2 切实提升归档制度的科学性与合理性

在电子档案管理中，归档制度的完善不容忽视。归档在整个文档管理中占据重要地位。与纸质档案不同，电子档案的归档需要相应软硬件环境的支持，保证有效性。同时，重视对与电子档子相关联的纸质档案的检查，目的是维护档案内容的一致性。另外，也要对电子档案的机读目录、说明文件等进行同时归档。对存储载体进行检查，保证其满足存储要求。

2.3 重视电子档案管理人才教育与培养，形成复合型管理队伍

鉴于电子档案自身的专业性以及管理内容的复杂性，需要重视实践指导作用，积累经验，防止出现频繁的人员流动，目的是维护电子档案管理工作的可持续发展。另外，管理者要积极学习，对自身知识结构进行不断更新，注重职业素养的培养，积极学习先进的信息技术，提升自身的综合素质，以更好地适应档子档案管理发展的需要。

2.4 构建更加严谨的保管体系

在电子档案完成归档之后，严谨的保管制度不可缺少，以保证资料的安全性。首先，严格控制存储载体的质量。其次，对保管条件进行规范和玉树，避免有害环境产生的不良影响。再次，重视对计算机进行病毒检测，避免病毒入侵，同时，对电子档案进行有目的的加密处理。最后，为了保证信息的全面性与长远性，要定期对电子档案进行安全检查，做好维护措施。

3 结束语

综上，在事业单位发展中，档案管理工作属于基础性工作，为了有效提升档案管理的效率，要结合时代发展趋势，将电子档案引入档案管理实践中，以更好地发挥其优势，切实提升档案管理工作的效率。因此，要重视电子档案管理工作的开展，加强制度建设，注重专业人才培养，构建科学的管理体系，在根本上保证电子档案的真实性，为事业单位档案管理工作做出更大的贡献。

参考文献

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