当前县级广播电视台档案管理信息化基础工作存在的问题及应对措施

古志强

摘 要：计算机管理对传统管理的手段和方法具有无可比拟的优势，通过运用计算机等先进设备和技术进行档案管理已成为必然。本文针对当前县级广播电视台档案管理信息化过程中基础工作普遍存在的问题，并以广东梅县广播电视台为例，给出应对措施，以期能提高基层广播电视台档案管理工作的信息化水平。

关键词：广播电视；档案管理；应对措施

当前随着社会经济的快速发展，计算机的运用已普及到社会各个层面，档案工作通过运用计算机管理已成为必然趋势。计算机进行档案管理具有储存信息量大、占用空间小、传输速度快等特点，同时还具有检索、查询、输入、修改、删除、筛选等的功能，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率。县级广播电视台经过30多年的发展，积累了大量的独具特色的文献档案资料，利用价值随着时间的推移正被人们所认识和重视。因此，加强基层广播电视台档案管理信息化建设，在档案管理的各个环节中运用计算机管理，推进档案管理工作的现代化，具有十分重要的现实意义。

1 当前县级广播电视台档案信息化管理基础工作中存在的问题

虽然近年来各县级广播电视台档案管理部门做了大量工作，但档案管理的信息化程度仍较低，操作手段和方法仍较为传统原始，进行计算机管理的基础工作仍普遍存在不少共性的问题。以广东梅县广播电视台为例：梅县台是广东梅州市的一家县级台，有一个约100平方米的省二级综合档案室，藏有文書、人事、宣传、技术、工程和财会等档案资料，运用计算机管理档案的工作正稳步推进，但在全面推进计算机管理档案的过程中，手工操作而成的档案资料仍存在许多不足和问题。主要表现在如下几方面：

1、案卷标题多缺损，录入案卷标题随便，有的虽有案卷标题却缺少基本要素或不能反映案卷的主题内容；

2、目录号、档号登记不规范，一册多卷现象较为普遍，有的文献资料甚至连目录号、档号都没有；

3、著录工作粗糙，没有严格按照国家颁布的《档案著录规则》来规范著录；

4、档案资料的分类和标引较混乱，没有按规范化和标准化操作，导致档案资料的检索查全率、查准率低；

5、网络工程等三种文献档案资料计算机管理仍空白，基本上仍处于传统的手工操作状态。

2 应对措施

针对这些不足和问题，梅县台采取了如下应对措施：

1、着力重组案卷。重新组卷一项极其繁杂的工作，它的原则就是尽可能将那些相互存在某种联系的文件重新组合在一起。梅县台综合档案室过去大都按时间顺序组卷，造成部分案卷组卷过厚、内容混杂，这就要求档案人员要将那些时间界定不准、内容关联度不高的案卷进行重新组卷。同时还对那些无页码或缺页、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工填写，以提高实行计算机管理档案后的利用效率，并确保全部案卷更加规范。

2、进行案卷清查。对所存的案卷进行全面清查，这是实现档案管理标准化、规范化的基础性工作。由于梅县台综合档案室多年来未对许多年份较长的室藏档案资料做过全面的清查，加之以前如办公室、财会、新闻、技术、网络等部门在移交资料时，划分的保管期限参差不一，造成许多重份或无查考价值的文献不同程度地存在，需要档案工作人员花费大量的精力，把这些资料挑出并剔除，再以手工的形式登记在记录本上，以免进行计算机录入时出现重复。

3、规范著录工作。著录是档案部门编制档案检索工具时对档案的内容和形式特征进行选择、分析和记录的过程，是档案实行计算机管理的一项基础工作，也是县级广播电视台实现档案管理工作现代化的基础和前提，著录规范以否直接影响输入计算机数据与信息准确性。梅县台档案管理人员严格按照国家颁布的《档案著录规则》来规范著录工作，并结合实际根据这一规则制定了著录细则，保证了全部室藏档案案卷著录工作的更加规范。

4、制定分类细则和规范题名，确保检索查全率、查准率。计算机检索的显著优势就是能够满足利用单位和个人检索的需要。为了确保检索的完整，梅县台根据《中国档案分类法》对所有室藏文献档案资料进行分类，形成行政文书类、人事档案类、新闻专题类（音像光盘）、技术工程基建类和财务会计类等各类资料案卷，并根据案卷的不同内容，再分成若干二级或三级类目，案卷的排列和案卷号的编写保持案卷之间的有机联系，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致。同时还依据《档案著录规则》的规定对录入计算机的档案案卷的题名进行了规范。在规范档案题名的工作中，力求做到用词准确、言简意赅，能够直接表达档案的内容特征，并有助于区别另一档案名称，确保了在通过计算机管理时档案的检索查全率和查准率。

5、加快档案管理信息化建设。社会经济的发展对档案信息的利用需求日益增多，实现信息化管理已成为档案管理工作的迫切要求。近年来，梅县台高度重视档案管理的信息化工作，加强软硬件建设。在硬件建设方面：加大资金投入，配备先进技术设备，积极创建电子信息管理系统。累计投入近20万元，新购置了计算机及管理软件、空调、新型组合档案柜等一批设备设施；软件建设方面：想方设法创造条件，改善档案工作人员的学习和工作环境；加强档案工作人员的学习培训，每年至少两次派出档案工作人员到省、市等上级部门进行专业学习及继续教育培训，有效地提高了档案管理人员的工作能力，特别是运用计算机进行档案管理的能力；完善和制订了一系列的档案管理规章制度，有效地推进了档案管理信息化的顺利有序进行。

3 结语

档案管理工作的信息化是档案事业发展的方向。县级广电部门要充分认识到档案管理信息化工作并不是一蹴而就，而是一项既有宏观总体思路指导的又有微观管理内涵和技术创新的长期专业的工作，要紧跟技术和时代的发展潮流，采取切实可行的措施，开拓创新，真抓实干、夯实档案计算机管理前的基础工作，加快档案管理信息化进程，从而推动县级广电档案管理事业快速健康发展。

参考文献

[1]高波《谈如何实现档案管理现代的问题》-《现代营销》 2011；

[2]刘萍《学校档案管理的问题及解决方法》-《大观周刊》2012；

[3]伍一茹《加强基础工作是档案管理现代化的前提》-《中国科技博览》2015；

[4]翟颖《加强基础工作是档案管理现代化的前提》-《活力》2006；

[5]霍明煜、江丽、宋颖华《黑龙江国土资源》-2005。