办公自动化视角下的档案管理探究

摘 要：随着办公自动化的不断普及，档案管理也向信息化、现代化方向转变。如何在办公自动化环境下进行档案管理，是每一个单位所需要思考的问题。本文以办公自动化环境下档案管理的重要性为切入点，针对档案管理工作中存在的问题进行分析，从而为办公自动化环境下进行档案管理提出可行的建议。

关键词：办公自动化；档案管理；改善措施

目前很多单位档案管理工作中还存在很多问题，如何在办公自动化环境之下进行档案管理是顺利运营必须攻克的难题。以目前的情况来看，现在的办公自动化还未完善，存在着一些漏洞。我们要针对档案管理中出现的问题进行针对性的改革，改变原有的档案管理手段，以现代化的电子管理方式促进档案管理的自动化。

1 目前档案管理存在的问题

目前，档案管理工作中存在的主要问题分为两个方面：第一，对档案管理工作不够重视。近年来，我国逐渐加强了对档案管理工作的重视，然而，一些单位和企业还没有正视到档案管理工作的重要性，仍未给予很多关注。众所周知，档案管理工作具有一定的隐形性，属于后台管理工作，没有得到有关领导的关注，影响了档案管理工作的开展。在短期内，档案管理工作的开展质量和完成，给企业带来的经济效益看起来没有足够直接的联系，因此有些领导认为其不会影响其他经济活动，忽视了档案管理工作的重要性。然而一旦认识到档案工作的重要时，短期会加强管理，随后又敷衍、懈怠。从长远的发展意义看，档案管理工作对整个单位的发展具有绝对的保障作用，领导管理者没有意识到档案管理工作在经济发展中的作用，严重的影响了档案管理工作的质量。第二，档案管理工作基础不强。健康、有效的实施日常的档案管理工作最重要的是保证其稳定性。一般来说，正常、规范、有序的环境才会促进企业、单位和个人的稳定发展。档案管理作为一个基础性工作，它的稳定直接影响着档案管理工作的整体质量，具体要保证数据的真实可靠，信息完整。但是在实际操作中，档案管理工作受到很多限制，被单位列为一个边缘地带，工作人员很难稳定工作，导致人员流动频繁，严重影响了档案管理工作的持续性，档案管理工作的基础不强，降低了档案管理工作的效率。

2 办公自动化环境下进行档案管理的重要性及优势

办公自动化就是利用电子网络等现代化手段作为辅助，帮助各政府机关及企事业单位进行相应的档案资料的管理。原有的档案管理模式已经不能适用时代发展，办公自动化等手段的出现就是改革传统档案管理的重要举措，该种手段促进了档案管理工作的发展，改变了传统的管理模式，节省了大量的人力、物力和财力，使管理人员不必再花费大量的时间去对相关的档案资料进行分类、整理。同时，也减少了出错的概率，提高了管理效率。对推进单位运营的数字化、现代化和电子化改革都起到了良好的促进作用，为其进行相应的管理体制改革、改善管理方式、提高档案管理人员的职业素养和人文素养都是有重要意义的。

办公自动化不仅可以有效提升档案管理工作的效率，还可以实现文档、文字等信息的共享。以档案查阅为例，按照传统的档案管理模式，当档案管理者根据查阅者需求提供档案时，必须要求查找者为其提供具体检索信息，然后通过书本检索的方式对案卷编号进行逐个查找，最后再到库房调阅案卷，这种档案管理方式不仅程序复杂、耗时耗力而且很难保证其正确性。而运用办公自动化系统进行档案管理，能使系统在运行过程中发挥其查找功能，通过人对设备的操作控制实现人与设备的一体化操作，不仅程序简便、操作快捷，而且极大的提升了档案管理的效率。在传统的档案管理方式中，档案信息的共享全部依靠手工操作来实现，这就导致档案内容难以被充分利用。长此以往，档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，不仅会造成资源浪费，而且也难以发挥档案应有的服务功能。而应用办公自动化系统进行档案管理，能使文档通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能不受时间空间的限制而自由的进行文档查阅，从而实现文档、文字等信息的最大化共享。

3 办公自动化环境下进行档案管理的建议

3.1 完善档案管理的人员配备

单位在进行档案管理时，往往会选用相关人员兼任、轮流值班的方式。这种方式并不能真正地将档案管理落到实处。为适应办公自动化的要求，要完善档案管理工作的人员配备，提高档案管理人员的管理水平，提升管理人员的职业素养与人文素养，促进档案管理工作的进一步发展。办公自动化手段对于档案管理工作来说还是一个较为陌生的领域，要配备能够熟练掌握办公自动化手段的高水平的档案管理人员，并对现有的档案管理人员进行专业培训，使管理人员能够具备相应的技术知识，熟练的掌握相应的技巧，便于在办公自动化环境下对相关档案更好地进行管理。

3.2 规范档案管理流程，提高档案管理的安全性

在适应并实现办公自动化的同时，要重视对档案的安全保护。在进行档案管理过程中，要制定相应的档案管理规范及条例，规范整个档案的管理流程，运用计算机手段确实可以帮助管理人员提高工作效率，保证档案管理的實用性与科学性，但是也有潜在的安全风险，所以我们要格外注重档案管理流程的规范性，注重档案管理的安全性，在利用办公自动化管理手段的同时确保档案信息不能外泄，实现在网络电子平台上对档案管理工作监管的有效性。

3.3 树立相应的档案管理意识

单位档案管理意识薄弱是影响档案管理工作的最大问题。未能真正重视起对档案信息的管理，会导致人员配备不齐全、档案管理流程不规范等现象的发生，所以，当务之急就是要使档案管理人员及领导树立起在办公自动化条件下档案管理的意识。理解办公自动化对于档案管理的重要意义。同时，单位也要对此进行大力宣传，将档案管理意识植根于每个人的思想中，因为只有树立了相应的档案管理意识，才能更好地利用办公自动化管理系统来实现档案管理。

4 结语

在现存的档案管理过程中，确实还存在档案管理意识薄弱、管理流程缺少专业性与规范性和相关管理人员配备不完善、职业素养及专业素养较低等问题，对于档案管理工作来说，改变固有的档案管理制度势在必行。我们要利用办公自动化管理系统等先进手段，促进档案管理工作向信息化、电子化、数字化和现代化方向转变，使整个单位重视起相应的办公自动化档案管理观念，完善管理人员配备。通过对档案管理工作进行整改，促进单位档案管理的进一步发展。

参考文献

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[2]李伟艳.办公自动化环境下档案管理探析[J].办公室业务，2016（20）.

[3]杜建民.浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J].水利规划与设计，2014（9）. [4]张丹丹.办公自动化环境下的文书档案管理研究[J].经营管理者，2015（29）.

作者简介

张雪松（1986-），男，云南华宁人，本科，毕业于大理学院，助理馆员。