浅谈档案管理工作在信息时代下的创新

王丽

摘 要：当前的社会在不断进步，我们已进入到了信息化时代，而新环境下对于档案管理工作提出了新要求，需要其能够有效提高工作效率，使相关工作更加准确。档案管理信息化也正是响应这一趋势。本文主要对当前形势下档案管理工作的创新进行研究，仅作抛砖引玉之用，望为相关工作者的研究提供借鉴。

关键词：档案管理工作；信息时代；创新策略

档案对我当前社会来说是相当重要的资源，它主要就是通过文字、图像或者声音等记录个人、企业以及国家相关的信息，档案对于个人以及集体都有很重要的作用，因此新时代下需要重视档案管理工作的开展。当前在我国的相关技术在不断发展，社会各行业也都开始应用信息技术，传统档案管理工作于当前时代下已经不能适应时代的需要，应该有效借助信息技术，对上述工作进行创新，对于工作人员也应该适当革新管理理念，增强新环境下的学习能力以及工作适应能力，把握档案管理工作创新的实质内涵。

1 档案管理信息化的内涵

当前我们所处的环境需要创新，这也是刺激社会不断进步的主要动力。由于信息技术在近些年的快速发展，使得周边的一系列行业也得到发展。作为人类社会重要的工作，档案管理也应该紧跟时代的脚步，将传统的管理工作结合信息时代的先进技术进行有效创新，实现档案管理信息化，这也是相关工作与时俱进的必然要求。

（一）档案管理信息化概念

档案管理工作信息化的内涵，需要在国家相关部门的统一协调下，把现有的信息技术与传统的档案管理工作整合，其中包括传统工作中信息的收集、处理、保存以及查阅等各阶段，通过档案管理信息化建设能够有效提升对信息与相关资源的使用效率，降低管理工作的成本，并且为大众提供更好地服务。在档案管理工作的信息化中，可分为以下三个过程，首先是将信息技术与档案管理融合，其次就是将通过信息技术实现相关资源的共享与整合，最后就是让档案管理工作与社会发展的脚步同步，从而融入到信息化大潮中去。档案管理信息化从传统的管理走向了现代化，是科学技术不断迭代的必然趋势。

（二）档案管理信息化的特点

目前我国进行档案管理信息化建设的总目标就是通过将传统工作与信息技术的有效融合，从而对相关资源进行整合与利用。其主要涵义就是将档案管理工作中的相关资源进行信息化，在此基础之上实现其社会化的过程。这种建设要建立在当前的信息技术基础上，而不应该无意义地随意利用资源，应该在技术范围内去统筹建设，其中还需要相关工作人员具备相应的管理素质，及时革新工作理念，从而跟上时代的脚步。

档案管理具有以下特点：首先，档案管理信息化建设的准则需由相关行政部门统一制定，建设中需要遵守法规，档案管理信息化是将传统的档案资源进行电子化，并且在相关工作中融入新的理念与模式，这也是相关行业与政府由传统的工作走向信息化模式的重要阶段。也正是由于档案信息化建设借助了新兴的技术，使得相关资源能够数字化，工作人员也能够提高工作效率，有效节省管理成本，这对于我国的档案管理发展有一定的促进作用。

2 档案管理信息化建设

（一）基础设施建设

进行档案管理信息化建设的前提就是具备相应的硬件设施支持，这也是保障相关工程能够正常开展的关键。因此需要更快地推动我国的相关工作的创新，建立一个全国性的管理平台，这样有利于相关部门对相关工程的统一规划，也需要各个区域的档案信息化建设平台能够紧跟国家档案管理机构的号召，更快地进行基础设施的建设。

（二）标准规范建设

对于我国的档案管理工作的信息化建设需要规范标准，只有在一定的规范之上才能保证相关工作的顺利开展。相关工作单位需要充分考虑当地档案管理工作的现实情况，要根据实际来规划建设方向与规模，采取国家规定的规范，从而在不断建设中摸索出适合的道路。不能一味地借助其它地区的建设模式。

（三）信息资源建设

在进行档案管理信息化建设中，重要的就是对相关信息资源的建设。因为档案信息资源也是我们社会不断发展所依赖的资源，有着非凡的意义。档案管理信息资源的建设应该更好地发挥出信息资源的价值，和有关单位的资源管理、档案馆等部门进行合作，保证相关资源的建设统一。

（四）应用系统建设

应用系统的建设是档案信息化建设中的技术部分，需要相关部门能够针对性地提供满足需要的应用系统平台，保障其能够满足相关工作的基本要求，此外还需要与相关部门规定的标准相符合，实用并且高效。

（五）人才队伍建设

因为新时代下的档案管理工作的内涵更加丰富，相关业务也更加繁杂，因此需要更加专业的人员进行管理，尤其是在计算机方面的技能要丰富。相关企业要能够组织档案管理人员进行培训，为相关工作的开展奠定基础。

3 新时代下档案管理工作现状与对策

（一）档案管理信息化建设现状

1.人才队伍较为落后

由于我国在进行档案管理信息化建设的过程比较短，而且相关工作处于起步状态，没有有效地法律体系作为保障，相关工作内容也较为繁琐，因此对于统筹规划的人员提出了新的要求。这些档案管理工作者不仅需要熟练掌握档案专业方面的内容，还应该懂得信息相关技术，但是当前可能出现的状况就是有些专家和管理人员在沟通上存在隔膜，这就使得相关工作的技术与管理部分无法衔接得当，也就无形地加大了工作的难度。

对于档案管理信息化建设来说，是新时代下的一项创新工程，因此需要相关管理人员革新工作理念，提高自身的素质。这项工作具有很大的前瞻性，由于一些工作人员长期处于传统的工作模式中，因此在观念上无法接受，在实际工作中也无法摆脱传統模式的禁锢，导致有些新的管理体系无法被有效应用。

2.缺乏资金支持

当前的档案管理信息化建设工作是一项浩大的工程，需要政府投入足够的人力与财力。但是就目前的建设现状来看，政府对于该工程的投入还没有达到预期的目标，相关资金无法落实，也就造成了工作无法顺利开展。这种现象的产生和档案管理工作自身的性质也有关系，其中主要包括相关管理人员在相关建设中的态度，有些工作人员习惯了传统的工作模式，在资金上并没有努力争取，在相关工程的建设中缺乏主动性，也就使得档案信息化建设地较为缓慢。

3.开发利用滞后

档案管理信息化建设过程较为复杂，其中包括了档案资源的收集、整理、归纳、入库等多个过程的信息化，每一个过程都要有响应的规范作为保障，但是目前的建设状况不容乐观。比如有些档案馆在实际整理资源时还是通过施工进行录入等操作，即使有相关设备也没有进行充分的开发，更不用说用信息技术实现相关资源的程序化管理了。没有先进的理念作为支撑，也没有开发出有效的资源管理平台，导致相关工作在信息的采集、利用上具有滞后性。

4.总体规划无序

这主要体现在相关工程缺乏政府的统一规划。缺少了相关单位的整体调动与规划，使得相关工作无法被统筹落实，很多地方建设多是各自为政，缺乏有序的引导。

5.信息资源整合问题

在进行档案管理信息化建设工作中的重要步骤就是对相关资源进行整合，这个重任也必须由相关业务部门承担，但是相关资源整合工作存在缺陷也导致档案管理工作的开展受阻。这主要体现在以下两点，在获取电子信息资源时有很大阻碍，并且对于大量的档案资源进行数字化存在一定的难度，因为相关工作还处于刚开始的状态，业务员没有经验，一些电子资源的整合也没有可靠渠道，这就使得很多的信息化工作无法深入开展，都堆积在表层等待解决。此外我国的档案资源分布较为分散，在相关工作开展的过程中存在安全问题。

（二）档案管理信息化建设的创新

1.加强人才队伍的建设

前面已经提到，档案管理工作信息化建设是一项非常浩大的工程，因此对于相关人员的素质要求较高，需要建立一支懂得信息技术、网络技术以及档案专业知识的人才队伍，为整个工程的开展提供高效的资源整合工作，加快管理工作的创新。

2.增强服务意识

首先需要相关工作人员增强观念意识，因为如果用传统的档案管理工作思想去进行新的工作，在模式上会受到一定的禁锢，因此要能够将相关工作作为国家信息化不断发展过程中的重要阶段。对于相关信息资源要能够拓宽其服务领域，从而将信息化工程与国家信息化发展同步，这样能够更好地吸引资金，在档案管理信息化建设中投入更多的人力和财力。

再者就是需要对档案管理信息化建设进行专业的指导，因为该工作需要得到相关行政部门的支持，在完善相关法律体系的情况下对相关资源合理开发、建设，将档案资源的价值发挥到最大。在实现档案管理产业化的过程中，不仅需要大力引入资金，还需要赋予其新的内涵，通过相关资源你的知识化来提升其价值。比如让档案管理工作与文化产业进行合作，将经济收益与文化产权的开发同步，从而扩大其价值领域。

3.需求驅动发展

在进行档案信息化建设的过程中，也不仅仅需要借助信息技术来建设，还需要扩大社会上的相关需求来刺激相关工程的发展。在工作初始阶段，需要进行大量的调研，明确市场的需求，在这基础之上在进行针对性地建设，这样就能把控市场的需求与相关建设的方向同步。比如当前人们在索取档案资源时更加需要的是全文搜索功能，因此可以根据市场需求开发此项功能，此外当前有很多珍贵的历史档案，而对于这些档案就需要加速其数字化的速度，从而更好地保存相关资料。因此在进行档案管理工作创新的过程依然需要以市场为导向，并且逐步设置阶段性的建设目标。

4.加大对信息资源的开发和利用

在进行相关工作创新的过程，重难点就在于对现有资源进行高效的整合与开发。当前我们处于信息化时代，这也为相关工作带来了很好地发展机会。需要在这种情况下转变档案管理理念，树立以服务为基础的工作模式，在面向市场需求的过程中加快对相关资源的开发利用。积极引入新技术，将传统的存在缺陷的档案管理方法及时摒弃，从而加快对相关资源的利用。

4 结束语

新时代下的档案管理工作需要不断创新才能更好地满足社会日益升级的需求，当然新的时代下档案管理工作也被赋予了更多的内涵，因此需要与时俱进。当然在进行档案管理工作创新的同时，还需要维护相关利益，解决当前安全问题较为突出的网络环境下的一系列问题，从而保证档案管理信息化建设的安全。要能够将档案管理信息化建设与社会的发展更好地结合，让信息技术从侧面刺激档案管理工作的更好开展，从而不断实现工作的创新。

参考文献

[1]药企档案管理存在的问题与对策探讨[J].戴兰珍.兰台内外.2017（01）

[2]党校档案管理现存的问题与对策[J].李仁海.才智.2017（11）

[3]医院综合档案管理的问题及优化策略[J].邹立君.时代金融.2017（11）

[4]试论档案管理工作在工会维权中的作用[J].张颖.工会信息.2017（09）

[5]精准扶贫档案管理工作存在的问题及对策[J].刘艳.黑龙江档案.2017（02）