中职院校档案管理存在的问题及措施

尹闻晓

摘 要：随着我国中职院校规模的不断扩大，学校档案管理方面也面临巨大的挑战。在中职院校改革不断深入的过程中，档案管理方面也经历着历史性的变革。我们应该正视新时期中职院校档案管理存在的诸多问题，在提高学校管理水平和增强评估工作效果方面做出更多的努力。本文分析了中职院校档案管理中存在的具体问题，给出了适应新时期中职院校档案管理改革的措施。

关键词：中职院校；档案管理；问题及措施

中职院校的档案是学校总结、考核的重要依据，同时也是领导研究学校发展历史，进一步促进学校发展的第一手历史资料，我国的很多职业院校都建有校史馆，用于存放学校历史资料和展览学校的发展历程。在这个档案管理工作步伐加快的新阶段，我们应该制定科学有效的方法适应时代快速的发展，提高学校的管理水平。对待目前的档案管理现状要有一个清楚的认识。

1 中职院校档案管理工作的代表性问题

1.1 对档案管理工作的重视不够

中职院校对于档案管理工作的重要性没有一个明确的认识，导致重视不足，这是制约中职院校档案管理工作水平的最重要的原因，在大部分档案管理者都认为档案管理就是整理搜集资料，没有专业含量的现状下，体制机制、部门设置、人员配置都只能维系在较低的水平[5]。当前我国的中职院校教师编制、师资不足，对于人才的引进也集中在专业课教师方面，对待档案管理工作的实际需要，部分学校会暂时搁置。在相关的管理机制、人员工作考核方面标准化和规范化，学校没有用于建设档案管理的专项经费，难以开展档案管理工作的培训学习活动，难以满足档案管理的改革需要。以上现象的根源就是学校领导对于档案管理工作的重视度不够。

1.2 档案管理人员的整体素质不高

现阶段，我国中职院校对档案管理者的要求不高，招聘门槛设置过低。专业技能和文化追评过低的现象普遍存在。大多数的中职院校档案管理岗位的人员不是相关对口专业人才，学历不高，年龄偏大[2]。由于档案管理者的自身素质不高，工作主动性不高，责任心也不够强，学校对其要求也逐渐放松，长期以来，档案管理队伍的素质被拉低，并且制约着档案管理事业的进步。

1.3 档案管理方式落后

在学校的各项工作中，基本的教学、行政、等机构都有完善的组织机构和详尽的人事考核制度[3]。但是在档案管理部门没有完整的组织机构，这与档案管理部门长期处于“边缘”地位有关。学校没有对档案管理人员进行人才补充，或者档案管理人员只是其他职位的兼职，这样造成了该部门的不规范。档案管理被扭曲成简单的看管檔案，没有做到科学的整理和研究开发，大大浪费了学校档案的价值。

1.4 档案管理条件不完善

由于中职院校的发展速度较快，对于档案管理工作的重视不到位，资金的投入力度较小，学校的档案管理基础设施极为紧缺，无论是档案资料存放库房、管理硬件、防火防盗、日常维护等条件都远远落后发达国家。在信息时代背景下沿用旧的工作方式会增加资料档案搜集、整理的时间，由于缺少相应的硬件设施条件，难以实现档案管理形式的变革[4]，电子科技的应用程度不高，远远达不到“无纸化”办公。这增加了资源成本，降低了管理效率。

1.5 档案检索效率较低

目前，我国中职院校的信息化改革不够全面和深入，大多数的档案信息检索没有实现全部的数字化，部分还沿用手工检索，这也与部分纸质资料形式不便于信息录入有关。在档案管理部门，手工档案检索对人员的档案熟悉程度和管理经验要求很高，虽然对资料编制检索工具进行了很多改进，但是检索工具过多也会增加工作的复杂程度，总体上来讲，中职院校档案管理的检索效率偏低，档案服务质量不高。档案的编研水平也不过关，通常情况下，中职院校的档案编研人员配置较少，编演产品层次和质量水平都不够高，多数情况下是为了做表面的形式工作，实际利用价值不高。

2 如何提高中职院校档案管理水平

2.1 提高对档案管理的重视程度

中职院校相关人员对于档案管理的观念十分影响档案管理的工作效果，领导者要站在学校发展的高度，不断更新发展理念，向先进信息化校园迈进。要不断更新管理理念，把档案当成制定学校未来发展方针的重要参考，总结经验教训，开发探索适合学校的发展路线。要有效利用档案资源，加大对档案信息开发的投入力度，增加学校的长远发展竞争力。校方领导要关注档案管理的工作，自觉做到全面、深入的组织工作，将档案管理的工作纳入到年度汇报内容当中，监督管理人员做好工作的考核。

2.2 构建完善的档案管理机制

档案管理工作多人才的要求是多方面的，不仅需要有一定的管理知识储备，还有具备相应的严谨细致的态度。因此，要制定规范化的管理机制来满足答案管理的总做需要。中职院校要对档案管理人员定期进行工作考核，不能只设置定性的年度奖项，要将考核的内容进行量化分析，将具体的工作内容整理成阶段性的量化表格，然后根据工作考核量化表来对应档案管理人员的待遇福利、晋升机会、培训机会等等。这样与实际利益联系的绩效考核方式是现代企业人力资源管理的重要手段，可以被中职学校的管理者所借鉴。

2.3 重视档案管理人才素质培养

要严格把关人才的引进，挑选专业知识、专业技术、综合能力都优秀的人才补充到学校档案管理工作队伍中，要及时实现对旧员工的技能培训。行业的形势不断发展变化，社会的要求决定了档案管理人员应对挑战能力必须要很强。要了解部门设计的本职工作的领域，增强档案管理、计算机应用、互联网信息检索的综合素质，学会用新理论、新方法处理档案管理的新问题。要调动档案管理人员的积极向，改变被动工作的现状，转变成主动服务的工作形式，要提高档案管理人员对于档案资料收集的参与度。要更新档案管理人员的观念，提高自我价值感。

2.4 加快档案管理数字化建设

新时期的档案管理要趋于信息化，要借助现代化管理技术提高档案管理水平，在进行档案管理数字化建设方面，要首先树立档案管理的现代化理念，更新对档案管理的技术认识。要建立一台科学高效的管理体系，实现技术信息化、数字化的科学管理。要应用计算机档案管理系统、校园局域网建设、信息检索技术等进行现代化的办公[4]。利用强大的计算机空间进行资料的搜集、分来、存储、传递，提高档案管理失效。要加速校园网络化档案管理建设，建立电子档案管理数据库。鼓励各部门以数字音视频、数字图片的形式上传档案资料，对于档案的查询设置一定的权限，部分实现自动化开放性检索。

3 结语

综上所述，中职院校目前的档案管理存在着诸多的问题，也预示着档案管理工作改革的长期性、复杂性、系统性[5]。这是一个从管理观念到资金投入到人才管理的多方面的工作，在中职院校未来发展的道路上具有十分关键的作用。相关管理者要不断提高档案管理重视程度，增强档案管理人才队伍建设，进一步完善档案管理机制，推动档案管理的信息化进程。对待目前的档案管理现状要有一个清楚的认识，制定解决问题的规划，及时进行信息化改革，引进先进的管理条件和专业人才，稳步迈入中职院校档案管理的新阶段。

参考文献

[1]钱宇娟.新时期中职院校文书档案管理工作存在的问题及解决方案[J].机电兵船档案，2017，02：49-51.

[2]寇国玲.高职院校人事档案管理存在的问题分析及对策探讨[J].现代营销（下旬刊），2017，04：87.

[3]赵阳.基于新形势下高职院校档案管理工作研究[J].才智，2016，02：52.

[4]朱丽红.新时期中职学校档案管理工作优化研究[J].人力资源管理，2016，04：184-185.

[5]蒋娴.高职院校档案管理现状与优化[J].湖北函授大学学报，2016，19：22-23.