疾控中心档案管理工作中存在的问题与应对

摘 要：疾控中心档案管理工作是疾控中心工作人员的重要工作之一。疾控中心档案包括了各种疾病的治疗方法，以及对人类具有重要意义的文字、图片、视频等形式的资料。当疾控中心开始对社会中出现的流行性病毒，各种传染病进行预防、分析以及治疗时，都需要用到这些档案资料。这些资料对疾控中心的工作有着重要作用，同时关系着社会大众的生命健康问题。因此，疾控中心在做好本职工作的同时，还要重视档案管理工作。本文针对关于疾控中心档案管理工作中存在的问题与应对方法进行分析。

关键词：疾控中心；档案管理；问题；应对方法

在疾控中心的档案管理中，档案信息的收集、整理、归类、储存对于日后使用资料内容具有十分大的帮助，有利于促进对新病情的分析效率，早日得到解决难题的方法。但是经过调查发现，我国各个地方的疾控中心对档案资料的管理没有统一的方法，管理方式十分混乱，而有些地方甚至没有档案管理资料室。档案都是分放在各个科室中，这对于未来使用档案提出了难题。对于这样的现状，疾控中心应加强对档案的管理，保障卫生防疫工作的顺利进行。

1 疾控中心档案管理存在的问题

1.1 档案管理工作意识不高

档案管理工作并没有表面上那么简单，其实这是一项繁杂又细致的工作。在档案管理的工作中严格要求工作人员以严谨和细心的态度展开工作，这项工作需要工作人员不怕繁琐，不怕劳累，默默地为社会大众服务。因此，该工作原则上对工作者的要求很高。但是就目前的档案管理工作而言，由于疾控中心的工作是为人们提供卫生防疫工作，是公益性機构，档案工作人员无法得到自身利益，因此疾控中心的档案管理工作只是把各类档案归各个科室进行存放和管理，并没有达到真正意义上的管理。有时疾控中心会招聘假期社会实践者让实践人员对档案进行管理，但是假期社会实践者基本上都是大学生，他们对档案了解少，对于档案的整理工作也只是达到初级工作水平。这些情况都将导致档案管理不规范，档案使用效率低下，不利于疾控中心未来的发展。

1.2 档案管理不规范

在目前的疾控中心档案管理中缺少有关的管理条律，没有规范性。根据调查，我国各个地方的疾控中心没有统一的档案管理条律，一般都是根据自己的想法对档案进行管理，十分随意。这种情况使得档案随意堆放在科室的角落或者杂乱地放在储藏室，当日后分析某些疾病时需要使用有关档案资料时就要寻找很久，或者找不到。大大降低了档案资料的利用效率，导致疾控中心在分析疾病时没有参照资料，给病情的治疗增加难度。

1.3 档案管理信息化程度低

随着社会的不断进步，信息技术给人们的生活带来许多便利。如今，信息技术的运用范围已经普及到每个家庭中，而疾控中心也应当采用当前信息化技术，加强对档案的管理。但是根据调查显示，虽然目前疾控中心已经逐步使用档案信息化管理，但是该项技术的系统功能不完善，实用性并不是想象中那样好。许多档案整理工作人员认为亲手查阅和整理有关资料比较方便，由此可见现如今的档案信息化管理技术并没有达到相应的水平，档案管理信息化程度较低。

1.4 归档案卷质量低

目前，归档案卷质量低也成为了疾控中心档案管理的一大问题。在档案管理的工作中，有些工作人员不负责任，在工作中忽视对档案时间、负责人、编号等的记录，使得有些档案资料内容不齐全，缺页漏页，影响档案的使用效率。并且有些重要档案文件仍然是由手写的，并没有改成打印形式。这不利于对于信息内容的提取，并不利于信息的保存，从而影响档案的使用效率。

2 增加疾控中心档案管理的方法

2.1 建立统一的档案管理制度

疾控中心的档案资料都是重要的历史资料，对于现代疾病的预防工作具有重要的意义。这些档案资料基本上都只有一份，不可复制，因此疾控中心应加强对档案资料的管理，以备未来的使用。在档案管理中应设立统一的档案管理制度，让工作人员按照国家制定的标准对档案进行处理，使档案管理更加清晰、方便。对于档案资料的收集需要注意随时收集、定期收集等，以便不放过任何一个资料，让档案资料齐全，同时在档案资料缺少时要及时补全，防止日后信息丢失无法再次整理。此外，档案管理人员还要督促各科室加强对信息的收集和整理，丰富档案的内容。并且对于整理好的档案资料要定期检查，防止档案在损坏后得不到及时处理。

2.2 聘用专业人才管理档案

为了加强档案的管理工作，疾控中心应当设立专门的档案管理部门进行相关工作，同时聘用专业的人才对档案进行管理。聘用专业的人才对档案进行管理能够大大加强档案的管理效率以及未来的使用效率。专业的档案管理人员必定是经过了正规了档案管理教育，他们对于档案管理有着清晰的思路和简便的方法，大大减少了档案管理的难度。同时又把档案整理得井井有条，方便日后能够及时查阅有关资料。同时档案管理工作具有保密性，应当加强对工作人员的素质培训，保护好国家的历史医疗资源。

2.3 提高档案管理信息化水平

已知目前档案管理信息化水平较低，信息技术管理系统能力不高，因此，疾控中心应当加强对信息管理系统的运用能力，不断创新和开发管理系统的功能，让档案管理在信息管理系统的辅助下更加快捷方便。同时疾控中心要加强对有关人员的培训，让他们能够及时了解到信息管理系统的功能以及操作方法，及时处理有关文件，做好档案管理工作。

2.4 提高案卷质量

案卷质量的提高有利于档案资料的完整性以及档案的管理。提高案卷的质量要求工作人员做好信息的收集工作，及时督促和要求工作人员对有关内容做好记录和信息处理，并定期对信息记录内容进行检查，看是否有遗漏的地方。同时对于答案资料的保存时间要分为三个等级，分别为低级、中级和高级，把能够保存时间较短的资料放在低级，把能够保存时间一般的放在中级，把能够保存时间较长的放在高级。设定一定期限对三个等级的档案进行重新整理，确保信息不会受到损害，保障资料的完整性。

3 结语

疾控中心中的档案管理工作对于人们的健康发展具有重要的意义。虽然档案管理工作复杂繁琐，但是有关部门应了解到该项工作的重要性，聘用优秀的人才对档案进行仔细的管理。这将有利于档案资料的使用率，为未来研究新疾病的对抗方法提供完备的资料。

参考文献

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[2]江琳. 疾控中心档案管理工作[J]. 陕西档案，2014，02：36.

[3]方泉. 基层疾控中心档案管理中应注意的几个问题[J]. 东方企业文化，2015，11：82.

作者简介

祝琳，研究生，湖北省疾病预防控制中心。