试分析事业单位档案管理中的电子档案管理

摘 要：事业单位在日常运作中常常会产生大量资料，传统的纸质档案管理已经无法满足单位发展需求。由此电子档案管理凭借高效快捷的优势，逐渐被事业单位所接受。但由于诸多原因，电子档案管理中存在不足，本文全面分析电子档案管理中的不足之处，提出些许改良建议以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案；管理方式

电子档案管理是指采用互联网信息系統，将单位日常运行资料录入后进行统一管理。其优势在于可永久保存，且不会轻易丢失损坏，因此电子档案管理也被广泛应用于各领域中。

1 电子档案管理现状

1.1 管理安全性不强

在事业单位运营过程中，电子档案的管理是以计算机信息技术为介质，通过计算机设备收集相关的信息，然后进行传输和归类分档。这样的档案管理方式大大提高工作效率，同时也推动信息查阅和保存的效率。但在使用电子档案管理的过程中，普遍存在网络安全问题。例如在电子档案发送、接收、保管归档过程中，可能遭受来自敌方的病毒侵入、窃取、篡改或者伪造等问题。比如在2017年的比特病毒让大部分的高校档案信息被窃取、泄露，给学生的安全隐私带来莫大困扰。

1.2 档案管理人员整体素质不高

除了网络安全问题外，档案管理人员素质较低也是影响电子档案管理的重要因素。这是由于电子档案管理工作对岗位人员专业能力、职业道德等方面提出更高要求，管理人员如不具备较高政治思想水平和较强的自我约束能力、相关计算机理论和实操水平，那么便无法充分发挥电子档案管理的优势。就目前而言，国内多数事业单位档案管理人员的工作量都很大，导致人员精力过于分散。同时受到岗位较强流动性影响，电子档案管理工作长期处于不稳定状态，档案资料极易被篡改、损毁、丢失。

1.3 没有制定科学合理的管理制度

管理安全性不强和管理人员综合素质不高都是由于档案管理制度不够完善。纵观国内多个事业单位在日常运营中，电子档案管理制度要不流于形式，要么根本没有相关的管理制度，一切是依靠管理人员随意操作。部分事业单位甚至没有设定专门管理部门，直接由行政人员或者财务人员管理。在管理时随意更改相关资料，导致在后期盘点或者项目施行时无据可依。因此建立健全、完善且科学合理的管理制度，直接关系到电子档案的利用率。

2 加强电子档案管理建议

在事业单位档案管理当中，虽然计算机信息技术能大大提高档案管理的效率，但是在信息接收和发送中也存在较高风险。比如常见的病毒入侵，导致档案信息被泄露窃取甚至是篡改，大大增加了电子档案管理的风险。因此，为提高有效运行效率，必须要采取相关的措施加强安全管理，确保档案资料真实有效。下面针对上述问题提出些许建议。

2.1 制定完善科学的管理制度

要提高电子档案管理的安全性，增强管理人员的综合素质，首要任务是制定科学完善的管理制度。制度的制定必须按照国家相关标准进行。还要将结合单位实际情况将不同部门、不同作用的档案进行分类管理。比如针对不同岗位所构架的电子档案接收、存储方式及相关的参数指标和载体的形式，都需要明确区分开来，并一一规范管理。与此同时，在使用计算机信息技术对档案资料进行规范化管理时，需要深入了解档案背后的信息、源数据等，有条件的可以将源数据一起保存，让电子档案更加完整。

当然，在电子档案管理运行中还要不断完善管理制度，这是为了提高管理效率，在这期间还需不断加强归档方案。在电子档案管理当中，归档环节的工作是整个管理中最为重要的环节。电子归档与纸质档案归类最大的区别在于前期的准备工作，在电子档案管理中，归档前需要将单位内所有资料（纸质档案资料）在相应的软硬件环境下进行检测，检测档案是否有效。然后是检测电子档案相关的纸质或者其他载体形式的文献资料，最大程度上保证电子档案资料和相关说明描述能够匹配。最后是需要将档案资料用机器阅读扫描进行相关的查询目录中，方便后期的整理和查询使用工作，同时也使档案及相关软件同时归档。更是进一步检测出电子档案所使用的存储载体，符合事业单位的日常运行状态。

2.2 加强对管理人员的素质培养，建立复合型人才队伍

电子档案管理工作是将计算机技术与互联网信息技术集合一体，因此对岗位人员的业务能力、计算机信息技术的理论知识储备、实操及责任心等要求较高。同时受到档案管理工作的复杂、繁琐、工作量大等特性限定，管理人员招聘必须高标准严要求。所以对管理人员的专业能力、对计算机信息技术理论知识及操作能力要求较高，并且还要具备较高的职业素养，防止出现较大岗位流动性。必须保证电子档案管理岗位的长期连续性，定期进行岗位培训工作，提高管理人员对岗位职责的重视度和责任感。当然在定期培训当中，不仅仅要提高管理人员的岗位忠诚度，还要增强管理人员对专业技能的学习意识。管理人员要丰富自身学识，加强对档案管理知识技术的掌握度，适应电子档案管理发展的要求。

2.3 建立严格的电子档案保管制度

将档案归档后，还需要一套完整且严格的保管制度确保档案资料的真实性和安全性。在保管操作当中可以按照以下几个方面进行。首先，需要守住电子档案资料存储介质的质量关卡，守住档案资料存储关口。其次，要针对不同的资料设定更多适宜的保存方案，创建适合的管理存储环境。由于档案资料的管理介质是电子产品，为避免档案出现失真、损坏等问题，相应的设备需要远离磁场较强的机房、电脑集中区域，更不能将设备放置在有毒有害气体环境中。与此同时还要为电子档案管理设备构建一个更加适宜的磁场强度和光射环境。随时保持此环境中的温度、湿度和粉尘密度。除此之外，还要定期对相关管理软件进行病毒查杀，定期升级杀毒软件及防火墙。

3 结语

电子档案管理工作最主要的目的是提高档案资料管理效率，保证资料的完整性和真实性，提高档案资料的使用效率。因此在日常管理中，管理人员要不断提高自身专业素质，采用最新的管理技术。

参考文献

[1]刘欣欣. 浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J]. 科技视界，2015，05：199.

[2]陈群. 浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理初探[J]. 黑龙江史志，2014，03：93.

[3]张敏. 电子档案在事业单位档案管理中的价值探讨[J]. 城建档案，2016，04：68-69.

作者简介

郑晓春，本科，孝感市港航管理局。