对优化行政事业单位档案管理的思考

常瑞华

摘 要：在新的历史时期，怎样优化行政事业单位档案管理，以便更好地适应社会改革与发展需要，这是值得行政事业单位档案人员深入思考的课题。鉴于此，本文就从优化行政事业单位档案管理的意义入手，思考提出具体的优化措施，助力行政事业单位不断提高档案管理的质量与水平。

关键词：行政事业单位；档案管理；意义；优化措施

行政事业单位档案是组成政府文件以及国家文化的一个重要部分，而在时代不断进步的形势下，行政事业单位档案管理迎来新的挑战，加上行政事业单位的人数多、资料多，增加档案管理难度，优化行政事业单位档案管理势在必行。

1 优化行政事业单位档案管理的意义

行政事业单位是构成国家机构不可或缺的部分，它的健康持续发展在维持国家有序正常运转的过程中发挥的作用举足轻重，而行政事业单位优化档案管理是促使其健康持续发展的一个重要保障。行政事业单位的档案记载着其开展各项业务的信息，档案可谓是汇聚行政事业单位全部信息资料的地方，行政事业单位只有优化档案管理，发挥自身职能作用，才能依托档案助力行政事业单位的可持续发展[1]。一是优化档案管理是行政事业单位有序而高效地开展各项工作的基础；二是优化档案管理对行政事业单位的进一步发展有重大推动意义；三是优化档案管理在促使行政事业单位维护公众合法的、正当的权益以及促进社会精神文明建设等方面有着不可取代的作用；四是优化档案管理能促使行政事业单位在遇到一些难以处理的或突然发生的事件时有借鉴资料，能吸取前人处理类似问题的方法、经验，更好地把问题解决掉。总之，优化行政事业单位档案管理意义重大，这是行政事业单位档案部门及人员开展工作的当务之急。

2 优化行政事业单位档案管理的具体措施

（一）完善建立档案管理制度

无规矩不成方圆，完善建立档案管理制度是使行政事业单位档案信息完整、有序的基础性保障[2]。一是行政事业单位要按照自身档案管理的实际情况完善建立合理的、科学的档案管理制度，并保证档案管理制度简明、实用、可操作性强，因为档案管理制度是用于行政事业单位档案管理实践，唯有如此才能促使行政事业单位在日常的档案管理工作中有效约束、规范、优化档案管理。二是档案管理制度不能只对行政事业单位的档案人员产生约束力，还要对相关的领导产生同样的约束作用，确保行政事业单位能独立开展档案管理工作，不因个别领导提出意见而在档案管理中发生与规定不符的现象。三是在完善行政事业单位的档案管理制度时要做到真正意义上的奖惩分明，及时适当奖励单位中严格管理档案的人员，激励其更好地开展档案管理工作，同时严厉处罚部分为了一己私利而随意篡改档案信息或非法操作档案的人员，通过奖惩分明的档案管理制度，确保行政事业单位有序而开展地开展档案管理工作。

（二）优化档案管理硬件设施

优化行政事业单位档案管理的基础设施，改善工作条件，这是提高档案管理成效的关键举措，而加强并优化档案硬件设施不但能确保安全而完整地保存档案资料，还能增强行政事业单位档案人员的责任意识，督促档案人员持续端正工作态度、优化工作方法，通过多种多样的方式发掘档案中有价值的信息，为行政事业单位的稳定科学发展提供强有力的支撑。所以如果行政事业单位的规模较小亦或是缺乏资金，就可积极向政府提出档案管理专项资金扶持的申请，请求政府协助行政事业单位逐渐健全档案管理硬件设施、优化档案管理条件，保证本单位档案管理的高效运行以及科学发展。如果行政事业单位规模较大且有充裕的资金，就应及时改变档案工作理念、提高对档案管理重要性的认识，提高档案人员在行政事业单位的地位，主动注入专项资金进一步升级档案管理工作的硬件设施，优化工作环境，为优化行政事业单位档案管理奠定坚实基础。另外，行政事业单位要在优化档案管理硬件设施的基础上推动档案管理现代化进程，依托多动能档案管理设施、设备，将保存档案资料的形式转变成大事记汇编、档案史等多种形式，并依托现代化的档案管理方法与技术，最大限度发掘档案中有价值的信息，为行政事业单位重大决策的制定提供可靠的参考资料。

（三）促进档案管理的数字化

行政事业单位应在网络信息时代尽快针对档案管理启动数字化工程，对大量纸质档案实施数字化加工、数字化存储，做好影像数据档案，全方位记录行政事业单位档案的原始信息，促进档案管理的数字化与信息化。通过扫描将行政事业单位的档案实施电子登记、上传互联网等，将全部档案纳入信息管理系统，依托档案数字系统促进档案的数字化管理[3]。同时，行政事业单位档案人员必须及时分类整理新移交的档案，接着通过扫描机一张一张扫描、处理图片、录入信息，最后再打孔装订。在经过这一系列步骤以后，相關单位及人员在对数字化档案进行查询时，只要查阅者有查阅资格，档案人员登录档案数字系统，输入姓名、单位、档案号、文件号或某个关键词等，就能将档案原文搜索出来，直接打印。这跟实施档案数字化管理之前的查询目录、提档、复印档案、还卷等手工检索工作相比，不仅减少到档案室查找档案、翻阅实体档案等繁琐的环节，提高查阅档案的效率与质量，还能更好地对行政事业单位的实体档案进行保存，充分发挥档案作用。实体档案的安全主要受到人为因素以及不可抗因素的影响，在促使档案数字化之后，向系统录入实体档案资料的原始信息，就不需在查阅环节将实体档案翻出，实体档案不会遗失或被改动，即便因不可抗力损坏实体档案，档案数字系统也保存着原始档案信息，安全性得到保障。

（四）做好档案管理保密工作

行政事业单位档案管理中的档案保密工作和国家的利益、安全有密切联系，而档案管理库房的安全性是做好档案保密工作的一个重点，所以不宜在日常办公区、人员流动较大的区域设置档案管理库房，而要依据国家的规章制度兴建档案管理库房，二十四小时监控档案管理库房，对人员进出要进行严格的控制，杜绝无关人员进入库房，同时要加固档案管理库房的入口、出口、窗户以及天花板结构等。进出库房的每一名工作人员必须接受身份验证，配备难以复制或被盗用的库房进出证明，增设进出关口，充分设立多重档案保密关卡。还要针对保管档案以及保密档案的期限必须区分好，明确划分的原则，正确鉴别行政事业单位档案内容的历史作用、现实作用，弄清楚哪些文件、档案还还国家的保密期限以内。这通常是指档案文件的内容涉及国家秘密事项，所以受到国家法律法规的保护，并产生法律效力的保密时限，一旦泄露出去，将使国家、社会在安定与团结方面遭受难以估量的损失。所以行政事业单位的档案人员必须高度重视这一点，清楚在国家保密期限内泄露档案秘密将造成的严重后果，尽职尽责做好档案保密工作，且行政事业单位要详细而深入地了解档案人员的背景、平时的为人以及社会关系等，全方位保障档案信息安全。

3 结语

对行政事业单位而言，现代档案管理的作用和意义越来越显著，需要行政事业单位的档案部门及人员与时俱进，紧跟时代发展步伐，准确把握时代新要求、发展新任务，进一步优化自身档案管理，提高档案管理效率，做到档案管理的规范化、科学化与数字化管理，确保整体优化档案管理质量，适应社会发展需要。

参考文献

[1]赵丽波.事业单位档案管理创新与改革的新思路[J].农村实用科技信息，2015（11）：61.

[2]王楠.浅议信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].现代交际，2016（02）：129.

[3]万欣.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].科技创新导报，2016（24）：128+130.