试论国有企业档案管理工作存在的问题及对策

张怡慧

摘 要：随着信息技术的快速发展，我国逐渐走向了大数据时代，信息是各企事业单位发展的基础。企业的档案资料是承载历史、记录以及信息的重要载体，在社会经济发展的过程中发挥了一定的积极作用，为企业的可持续发展奠定扎实的基础。文章主要尝试分析国有企业在档案管理工作中可能存在的问题，本人依据多年工作经验对国有企业档案信息管理工作进行探索，以供参考。

关键词：国有企业；档案管理；问题；探索

在国有企业的各项管理中，档案管理是最基础的部分，有效执行档案管理工作不但能够维护企业的合法权益，还能够真实的反映出企业的发展历史[1]，从而有效指导企业的正常生活工作，完善企业的管理方向，提高企业的发展速度，推动企业走向多元化的发展道路。

1 国有企业档案管理工作中的问题

（一）企业不重视档案管理工作

目前，部分企业没有专制的档案信息管理人员，而是采用科室兼职的形式负责管理，由于管理人员不专业，兼职管理人员的工作内容较多，从而会忽略档案管理工作，影响档案管理工作的效率[2]。部分企业没有档案管理工作人员的入职培训、系统性培训、继续教育培训、激励机制、工作荣誉感等等，导致员工对档案管理工作的深入认识不够，工作没有积极性，没有深入开发自身的工作价值，所以无法有效利用档案信息资源，也无法完善档案信息管理流程，部分企业不重视档案管理工作，所以在资源配置方面经常会让步于主要盈利部门，导致档案信息管理设备过于陈旧，设备维护不及时，无法与现代化档案管理技术接轨，影响了档案管理效率。

（二）档案管理制度不完善

1、目前，部分企业对档案信息管理工作并不重视，所以在档案管理工作中没有专业的管理人员，所有的档案信息全部都是兼职管理人员负责，在日常管理工作中会出现疏漏，也无法找到相关的负责人，而兼职管理人员在工作中也无法全身心投入到档案管理工作中，兼职管理人员没有专业档案管理技能，也不具备主动搜集档案信息的意识，严重影响了档案管理的效率。

2、在档案资料的搜集、整理、分类、归档和借阅等过程中，由于管理制度的不完善，所以档案信息存在了资料保存混乱、档案分类不清晰、借阅归还不及时等情况，从而导致了档案信息资料的丢失，影响了企业档案信息的真实性、保密性。

（三）档案管理工作人员的专业素质较低

目前，部分的国有企业档案管理工作人员普遍存在素质较低的问题，主要体现在以下两方面：

1、专业知识水平较低

档案管理专业人才匮乏，而社会对人才的需求量的却极大，高校的档案管理专业课程较少，所以专业人才的培养速度较慢，造成档案管理工作人员的专业水平较差，工作人员没有掌握专业的档案管理知识，无法适应现代化管理工作[3]。

2、缺乏专业的职业素养

目前，部分档案管理工作人员缺乏专业的职业素养，在工作中没有积极搜集档案信息，整理、分类资料的过程中不认真，没有及时保存档案数据信息的习惯，工作应付了事，也没有提升档案管理工作效率的意识，限制了档案管理工作的发展。

2 解決档案管理问题的探索

国有企业应该强化档案管理工作，重视档案数据的开发，并针对档案管理工作中存在的问题进行详细分析。针对以上对各个问题的研究和探讨，需要在下文中为其提出合理的解决对策，在该发展程度上，不仅能促进档案管理工作的有序执行，还能促进管理工作水平的有效提升，从而为国有企业的积极发展提供有效的执行依据。

（一）完善档案管理制度

国有企业应该在管理档案的过程中，解决档案信息分散、保管不及时等问题，应该结合自身的情况制定出科学完善的管理制度，并且要及时补充制度内容，从而保障档案管理制度的有效性，保证企业的档案管理工作有法可依、有理可循[4]。然后要不断扩大档案管理制度的宣传工作，提升企业所有员工的档案管理意识，促使员工能够自主提升档案管理能力，企业的领导首先要重视档案管理工作，并且认真遵守档案管理制度的要求，做到档案数据信息借阅、归还的流程，并主动搜集有关企业的档案信息资料，从而带动员工遵守档案管理规定，培养员工的责任意识，促进档案管理工作的发展。

（二）加强档案管理人才的引进和培养

企业应该认真挑选档案管理工作人员，使其不但具备完善的专业能力，还拥有较高的职业素养，通过创建一支稳定高素质的档案管理团队，有效保障了企业正常工作的顺利开展。企业要定期对员工进行培训，从而使员工能够充分认识档案管理的重要性，鼓励员工参加专业的培训和学习，提升自身的专业知识，单位也可以聘请专家来企业进行培训，并组织员工参加档案管理大赛等等，从而有效调动员工的参与积极性[5]。通过学习使员工的专业知识和职业素养全部得到提升，当然，企业也可以要求上级单位的档案管理工作人员来企业进行指导，有效开拓员工的眼界，拓宽了员工的视野，促进了档案管理工作的发展。

（三）严格管理档案的分类、整理和归档工作

为了保证企业档案资料的完整性，应该加强档案数据信息的整理、分类和归档等工作，主要应该从两方面的工作入手：

1、应该结合自身的实际情况，制定出科学的档案信息保存时限和保存范围，在文件归档的过程中严格的依据文档保存范围和保存时限来搜集和整理资料，将不再保存的文件剔除掉，从而有效清理出大量的储存空间，并且将剔除掉的文件全部销毁，通过处理能够有效节约企业的存储空间，并且能够高效、清楚的将档案数据信息展现出来。

2、要建立科学的档案管理资源的共享制度，企业应该创建专业化的档案信息存储数据库，然后通过网络信息平台将企业的数据信息展示给员工，员工通过登录账号和密码来实现档案信息的资源共享，员工在任何空间和时间都可以阅读企业的档案数据信息，解决了档案资源应用落后的问题，减少了档案数据信息的重复性。

（四）强化企业档案系统的现代化建设

为了提高企业的档案管理效率，企业应该重视档案管理智能化的发展，将网络信息价数融合到档案管理工作中，创建科学的档案管理系统。企业应该增加人力、财力和物力等方面的支持，加大资金投入，增加配套的设备[6]，比如：打印机、投影仪、扫描仪、碎纸机、高端数据计算机、温湿度记录仪、目录柜等等设备，为完善档案管理系統奠定坚实的物质基础。其次，企业应该结合自身情况来选购适合的档案管理软件，利用全新的系统管理软件，能够快速制定出科学的档案目录，并且能够有效提高档案信息检索的能力，从而更好的为企业提供全方位的档案服务。

（五）强化企业的开发利用

档案信息是企业发展的历史，是企业发展的瑰宝，只有高效的利用企业档案信息才能够提高企业的决策能力，增加企业的经济效益。所以企业需要开拓自身的管理理念，完善企业的管理思想，做好企业发展规划，从而将有限的资金、精力和物理全部投放到关键性的发展方向上，档案管理工作人员应该依据企业档案的情况，深度开发档案信息资料的作用，为企业的发展奠定基础。

3 结束语

综上所述，在社会经济快速发展的时代里，档案数据资料包含了企业发展的历史和辉煌，国有企业应该强化档案管理工作，重视档案数据的开发，提高企业的档案管理意识，并且倡导所有的员工都能够具备档案自主搜集整理的工作意识，企业需要一支专业能力强、职业素养高的团队，从而有效提高档案管理工作的水平，为国有企业更好的发展做出积极贡献。

参考文献

[1]蓝玉超.浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2015（13）.

[2]傅育利.浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策[J].卷宗，2016，6（8）.

[3]蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策[J].兰台世界，2015（s3）：102-103.

[4]陈志成.试论供电企业档案管理存在的问题及对策[J].低碳世界，2016（34）：143-144.

[5]刘晓菲.试论文书档案管理中存在的主要问题及对策研究[J].兰台世界，2015（s5）：23-24.

[6]姚冰.试论机关档案管理工作存在的问题及对策[J].卷宗，2016，6（6）.