文书档案管理办公自动化应用研究

林彩芬

摘 要：文书档案管理工作是档案管理工作的重要组成部分。随着我国相关行业的发展和相关技术的进步，近年来档案管理工作发生了一系列的变革。自动化技术的引入便是近年来文书档案管理工作的一大变化趋势。自动化技术的引入提高了文书档案管理工作的工作效率并为后期的档案引用提供了便利条件。本文将从几个方面分析文书档案管理办公中自动化技术的应用以供相关人员参考。

关键词：文书档案管理；办公自动化；应用

随着科学技术的发展，当下我们已经跨入了信息时代。信息技术的出现和发展极大程度上改变了我们的工作方式，这也为文书档案管理工作的改革提供了相应的技术支持。随着社会的发展，当代社会的档案并不仅仅限于纸质资料，这就为档案管理工作中信息技术的引入创造了契机。计算机等现代办公设备为文书档案管理工作提供了良好快捷的工作平台，为文书档案管理工作的工作效率的提高创造了有利条件。本文主要讲述了文书档案管理工作自动化的主要特征、优势以及面临的问题等几个方面，以探究当下自动化技术在文书档案管理工作当中的应用情况。

1 文书档案应用办公自动化管理的优势

1、办公效率高

计算机所拥有的计算能力超乎常人所想象，计算机可以在极短的时间之内完成大量的计算工作。与传统的文书档案管理工作相比，计算机拥有绝对的速度优势。在相关计算机软件的帮助之下，一般的文档查找、删除及管理等工作将变得十分轻便快捷，这样一来文书档案管理办公的工作效率将得到极大的提高。

2、实现信息资源的充分交流与共享

在传统的文书档案管理工作中，文书的管理工作往往以案卷为单位。这就意味着在进行文书的查阅时往往需要经过一系列的查找，这就使得文书的查阅和信息的查阅变得十分繁琐。在自动化信息技术的帮助下，档案资料的查阅工作将变得十分便捷。在一套完整的文书档案管理系统当中，档案材料会被细分至文件级别。在进行文件查找时只需要按照文件名进行搜索即可。查阅者可以在极短的时间之内找到相关的资料，这就促进了档案资源的交流与分享。

3、提高文件传递的速度和安全性

在传统的文书档案管理工作模式下，文件的传输工作往往依靠交通运输。短距离的文件传输工作往往采用直接送达方式，而远距离的文件传输则往往要依赖于邮政系统。在传统的文件传输工作中，传输时间较长，当查阅者急需相关文书时，工作人员很难在短时间内完成相关的运输工作。而在自动化的文书档案管理系统中，借助计算机技术，距离的概念便不再那么绝对化。通过网络进行文件传输在极短的时间之内查阅者即可接收到相关文件。

2 文书档案管理中应用办公自动化所面临的问题

文书档案的保密性和真实性是文书档案自动化管理系统所面临的主要问题。在对电子文件档案进行篡改时不会留下修改痕迹，这与在传统的文书档案管理模式下的文件修改形式有很大的区别。也就是说，在进行文件查阅时查阅者无法通过文字痕迹等方式来判断当前文档的真实性。在这种情况下，文档的保密性就会受到一定的影响，这在一定程度上会影响文书档案管理办公自动化系统的推广和发展。

其次，在利用自动化办公系统进行文书档案管理时，对于工作人员的工作能力提出了更高的要求。档案管理人员不仅要精通档案管理的相关技术还要拥有一定的计算机操作能力。

3 文书档案管理中的办公自动化应用策略

1、规范文书档案管理体制

随着社会和相关行业的发展，文书档案管理工作的工作标准也在不断提高。为了使文书档案管理工作拥有一个最佳的工作标准，相关部门应该对文书档案的管理制度进行一定的规范。在利用自动化办公系统进行文书档案管理工作时，应该对所有的文书档案实施同一的管理制度这样才能保证在工作过程中文书档案的管理处于协调一致的状态。

2、制定规范的文书档案管理业务流程标准

在文书档案管理的自动化办公系统当中，应当参考传统的文书档案管理工作要求来制定一套科学的业务流程规范。在进行文件归档、处理及电子文件格式等工作时更应当明确其工作流程，以确保文书档案管理工作的各项操作都符合相关的行业标准。

3、将文书档案管理技术操作标准统一化

为确保自动化技术的实际应用价值得到最大的体现，在文书档案管理工作过程当中应当结合文书档案管理的需求和特征加以科学地分析从而制定一套统一的科学的文书档案管理办法。这一套管理办法当中不仅要包括相关的技术操作标准还应该包括相关人员的管理制度。只有这样才确保自动技术能够较好地适应文书档案管理的实际需求，从而优化文书档案管理工作的工作效率。

其次，自动化文书档案管理系统的系统功能的强大性十分重要。在保证其系统功能强大性的基础上。还要对相关的技术参数加以严格规范。这样做的目的是保证数据转化及数据接口等的标准性和可靠性，从而使文书档案管理工作得以高效开展。

4、提高档案管理人员的综合素质

在上文中提到，在利用自动化办公系统对文书进行管理工作時对管理人员有着较高的要求，相关的管理人员不仅要精通档案管理的相关技术还要拥有一定的计算机操作能力。在聘选档案管理人员时要注意以上能力的考核，且在入职之后还要对相关人员进行一定的培训。除此之外，单位之间还可以开展一些交流学习活动让不同单位的档案管理人员进行一定的业务交流使得优秀的档案管理办法得以借鉴。

4 结语

综上所述，在当下的文书档案管理工作当中，自动化技术的应用是发展趋势。科学合理的管理不仅可以提高文书档案管理工作的工作效率还可以保证文档的安全性和可靠性，这对于自动化文书档案管理系统的应用具有十分重要的意义。除此之外，在文书档案的管理工作当中要注意管理办法与当下行业发展的契合度，只有在管理办法与当下行业需求相契合的前提下，文书档案管理工作才得以高效准确地进行。

参考文献

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