关于规范档案信息化管理的若干问题思考

王丹

摘 要：处在新媒体时代，档案也需要信息化管理，档案信息化管理能让人方便快捷的查到档案信息，政府工作人员的工作效率将大幅提高。本文对解决档案信息化规范化的主要内容与近况来简单先容，通过分析规范化信息管理面对的问题从规划档案、对信息化管理的了解程度和设备投入、专业档案人才四个方向思考关于规范档案信息化管理若干问题。

关键词：档案管理；档案规范化；档案信息化

处在新媒体时代，早已形成习惯的档案管理模式已经不能满足我国档案事业亟待转变原有模式的需求，所以，规范档案信息化管理已成为档案管理的重中之重。为了节约时间、节省成本，建立完善符合当代特征的信息管理方式情势急迫。

1 规范档案信息化管理概述

（一）规范档案信息化管理的内容

档案管理员、档案数据库、多媒体档案库以及其他的管理者是档案信息系统的组成部分。档案管理员的职责是办理档案中的信息，分发档案信息，再由其他职员传递收到的内容。档案數据库在档案信息系统升级时不可或缺，这会让用户很容易地了解信息情况。多媒体档案库能够对收集到的全部信息资源进行分类处理。最后利用多媒体的形式呈现给使用者。档案信息化管理是一个把纸上文字转化为数字资料，对档案信息整理、合并、利用，最终目的是共享的过程。档案共享是指档案的用途由原来的积压保管逐渐转变为在线使用。

（二）规范档案信息化管理的近况

目前档案信管理经过历史的发展已经形成了一个庞大的系统，但是随着改革开放的不断深化，传统的档案管理方式已经不适应于目前的大数据时代的发展了。档案信息化是时代发展出现的必然属性，传统的档案信息管理方式需要转换成现代化的、信息化的、网络化的管理方式。

2 关于规范档案信息化管理的若干问题

（一）档案信息化规划模糊不清

如今，我国的档案信息化规划处于模糊不清的阶段，档案管理部门的工作人员对档案信息化的具体情况不是很了解，只清楚档案规范化的大方向，没有详细指出怎样规范档案信息化，不能看到用户的真实需求，没办法在生产、生活中大范围使用、推广，这就让档案信息化不能很好的被推广使用。一直以来，许多档案只是用作收藏，价值不能被很好的开发利用，这样，信息就成了无价值信息，档案就成了废纸，信息的流失，使档案失去原有的意义与价值。即使如今社会的信息化极高，但是档案信息化很低，还有，我国目前还没有一部规范档案信息化的法律，所以我国档案信息化情况混乱，档案管理方法已经跟不上于新媒体时代的步调。

（二）难以领会档案信息化的重要作用

部分领导干部对规范档案信息化管理缺乏认识，依然不了解档案信息化管理的重要意义，有些单位及个人也没有意识到档案信息化将会带来多大的便利，依然循规蹈矩采用传统的档案管理方式，他们习惯了多年来的工作方法，甚至反对档案信息化，觉得纸质版更安全、可靠、更直观。然而档案信息化是不可避免的趋势，所以那些人应该转变他们的工作习惯，融入信息化的浪潮。电子信息档案具有完整性、真实性的优点，但是电子档案传送、保存的环节可能会造成档案丢失、泄露、破坏，因此服务器的安全、电子档案的加密保护就显得极为重要。

（三）资金支持不足

档案信息化管理需要较大资金支持，让企事业单位自掏腰包购买设备是不可能的，因为多数人认为这样做不能产生经济效益。尽管在一定程度上可以提高工作效率，但是效果并不明显，缺乏资金让档案管理部门只能按照传统的工作方法工作，而不能达到信息化、现代化的要求。

（四）缺乏专业人才

从业者掌握相关的专业常识有限，而且大部分单位把年龄偏大、能力较差的职员放在档案管理部门，这给部门采用新工作模式带来了更大挑战。不管是从外部引进专业人才还是对在职人员的培训，都要花费巨额资金，消耗很多时间。我国目前对档案管理部门可以投入的金额不多，在职人员接受培训的可能性小，工资待遇不高使得优秀人才很难被引进，这样的用人体制让团队信息化素质广泛偏低，营销了档案信息化管理的进程。这种现状在短期内是无法改变的，未来路途还很漫长。

3 对档案信息化管理的建议

（一）建立档案信息化规范化管理制度

规范化简单来说就是要按照规范标准进行操作和实施，因此在档案信息化管理的规范化建设中首先要做的就是要建立起档案信息化管理的规范化制度，对档案信息化管理中的有关档案收集、查询以及档案保管等进行细化标准。在完善来规章制度的基础上还要强化制度的落实，将档案信息化管理的规范标准落实到每一岗位，实行岗位责任制，确保档案信息化管理的每一环节都按照规范流程进行。档案信息化管理的规范化制度中还要对档案管理的内容进行规范化管理，信息化的管理主要是利用信息技术，而信息技术的另一突出优势是信息共享，所以只有在档案信息化管理的技术标准上进行统一规范。

（二）加强部门领导干部的重视

单位领导干部首先要对认识档案管理工作给予足够的重视，加快贯彻落实对档案信息管理的规划统筹，设立档案信息管理工作组，并且对它加强组织领导。部署具体工作，从金钱、设备、人才等层面给以政策倾斜。努力让职工、责任到位，成立可操作、能运行的电子档案信息室，明确工作人员相关责任，实现同一办理。

（三）加大档案信息化硬件设施投入

档案信息化管理系统和网络资源管理、服务器管理、数据管理相关联，建设档案信息系统需要购买相关应用软件、系统维护软件、和必须要用的服务器，我们应当加大硬件设施投入，争取得到政府的支持，优化更新现有配置，加快档案信息收集、整合、储存网站的建立。计算机是信息化必不可少的互联网工具，档案部门应尽可能加大对计算机设备的投入。

（四）培养档案管理部门所需人才

档案管理是一种内容复杂、还需要人有耐心的职业，这对职员的能力是一种考验。档案信息管理人员除了要具备过硬的理论知识、掌握各种现代信息传播工具之外，还应有极强的学习能力，拓展能力。除了工作人员自身的努力，还需要档案管理部门领导的培养，档案管理部门应该组织档案信息现代化人才培养训练班，派出合格人员参与其中学习档案管理工作方法，随时准备接受政务公开信息。给各个单位提供技术援助，满足现代化、信息化的档案管理专职人员需要。除了对内部人员的培养，还应该吸引信息化管理的专职人才，给他们提供优厚的待遇，良好的工作环境，让他们心甘情愿的留下来。

4 结语

综上所述，关于规范档案信息化管理还有很多问题等待解决，还有很多任务需要完成，档案信息化建设不可能一帆风顺，但是我们依然要坚定档案信息化事业的决心。我们要加强与外界的沟通交流，不断努力学习新模式，开发新技术。规范档案信息化管理是时代发展的潮流，我们不能悖逆潮流。我们要坚持档案管理规范化、标准化的指导思想，切实落实规范档案信息化相关工作。

参考文献

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[3]方小妹.浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化[J].黑龙江史志，2014（14）.