自考管理中电子档案的实际应用分析

邱金学

摘 要：自学考试，在我国高等教育中占据着重要地位，日渐形成社会化和规模化的教育。对自学考试档案的管理，是高等教育档案管理的重要内容。传统的纸质档案管理效率极低，耗费巨大的人力物力，且难以取得良好的档案管理效果。因此，亟须加强电子档案在自考管理中的实际应用。本文简述了自考电子档案的特点，浅析了电子档案在自考管理中实际应用的意义，探讨了自考管理中电子档案实际应用中的制度和技术要求，以期为我国自考管理中电子档案的实际应用提供借鉴。

关键词：自考管理；电子档案；实际应用

自考档案，即自学考试考生的考籍档案，包括了自考生从报名到考试到毕业全过程的各种记录资料，诸如考试报名登记表、考试试卷、考试成绩、在校违纪情况等。自考电子档案，是将纸质档案的信息，通过各种技术手段，诸如键盘输入、数码照相等实现对计算机的录入，并存储在硬盘等存储介质中，以代替传统落后的纸质档案。电子档案管理具有极其高效的特点，对档案的查询方便快捷，能实现良好的长期储存。由于电子档案的诸多优势，在自考管理中得到了日益广泛的应用。

1 自考电子档案的特点

1.1 具有较多的种类

自考电子档案的内容包括了自考生报名、考试直至毕业全过程的各种记录资料，具有较多的种类。其中，最主要的是对考生基本资料的存储档案、考生的考务档案以及考生的考籍档案。根据自考电子档案访问性质的不同，可以将电子档案分为两类，一类是以硬盘为代表的在线档案，一类是以CD-ROM为代表的离线档案[1]。

1.2 具有庞大的数量

随着我国高等教育的发展，自学考试日渐规模化，各种自考项目急剧增多，自考生的规模与日俱增。加上各种证书类考试层出不穷，自考的学制限制也日益消失，自考电子档案的数量急剧增多。当前，自考电子档案已经具有极其庞大的数量，占据了较大的存储容量。

1.3 具有复杂的管理软件程序

自考电子档案的建立管理，依托于大型的數据库技术。在自考电子档案管理中，除了较简单的办公类软件之外，大多是具有复杂的管理软件程序的管理系统。自学考试的组织工作包含了诸多环节，诸如考生报名、考场安排、考卷命题、考卷评分等。针对自学考试组织工作中的每一个环节，都需要对管理程序进行开发。同时，还需要确保各环节的管理程序实现彼此衔接，以实现对整个流程的管理。这就导致了管理程序具有极大的容量，需要采用具有复杂程序的管理软件，诸如SQL server数据库软件等[2]。

1.4 具有较强的保密性

自考电子档案涉及自考命题等诸多绝密性的档案材料，对于这些绝密材料，必须通过专用的设备进行管理，确保绝密材料的安全性和保密性。因此，自考电子档案具有较强的保密性。

1.5 具有较大的查询量

自考生在自学考试之后，需要对其考试成绩进行查询，同时各种成绩证明、成绩档案遗失证明、考试证书验证等极为频繁，这就导致了对自考电子档案的频繁调阅。因此，自考电子档案具有较大的查询量。

2 自考电子档案的意义

2.1 有利于提高高校管理水平

高校通常设置有专门管理自考档案的部门，与学校的行政管理部门、财务管理部门进行配套。传统纸质档案管理效率较低，且耗费巨大的人力、财力、物力、造成了高校自考档案管理的缺陷。高校自考档案管理部门的缺陷会对高校其他部门的工作效率造成严重的不良影响[3]。因此，推动自考电子档案代替传统纸质档案，有利于节省自考档案管理的成本，提高对自考档案管理的效率，有利于提高高校的管理水平。

2.2 有利于提高档案管理效率

传统自考档案采用纸质档案，因此档案管理大多需要繁重的手工操作，耗费较多的劳动力资源，管理效率极其低下，且容易产生各种错误。高校为节省档案管理成本，通常安排业余人员对自考档案进行管理，业余人员缺乏对信息技术的了解和掌握，严重加剧了档案管理的低效率。另外，传统的纸质档案管理，不利于对档案信息和数据进行便捷的调阅，且档案管理自身无法提供准确的档案信息和数据。自考电子档案以先进的计算机技术和信息技术为支持，能实现对档案信息和数据的快速查阅，能提供准确的档案信息，有利于提高档案管理效率[4]。另外，自考电子档案能实现对证书真伪的准确验证，抵制假证之风，还能为考生提供便捷的信息服务。

3 自考管理中电子档案的实际应用分析

3.1 电子档案实际应用中的制度要求

明确管理职责。自考电子档案的管理人员要明确管理职责，确保电子档案制作的准确无误。对于自考电子档案的非管理人员，只允许使用只读权限对自考电子档案进行调阅。这样有利于防止非管理人员的操作失误，杜绝有意删改的行为，实现对电子档案信息真实性的有效保障。（2）进行及时归档。在自学考试项目结束之后，应对自考生考试库进行全面细致的检查，确保其真实完整可靠。当对各类信息确认无误之后，要对之进行及时归档，并进行备份，防止信息的损失变动。对重要信息的更改，必须对相关审批手续进行严格履行。（3）加强严密保管。对于已经归档的自考电子档案，其存储介质应具备只读权限。对自考电子档案的安全有效，要进行定期的检查，及时发现并采取有效措施维护载体损伤以及信息损伤，可采用修复手段或者拷贝技术。对于自考电子档案的入库载体，禁止外借，只允许对其信息进行拷贝。（4）建立记录系统。自考电子档案形成之后，会受多种因素的影响，转换其载体和格式，并改变其信息内容。因此，要建立记录系统，对信息存在形式的改变进行详细的记录，为信息的真实性提供有效保障。（5）实施分级管理。由省级考试机构对自考电子档案进行统一领导，由省、市、县考试机构进行三级保管。在各级管理部门和管理人员之间，要对自考电子档案进行独立备份，以避免自考电子档案的更改和损坏[5]。

3.2 电子档案实际应用中的技术要求

确保自考电子档案的信息安全，必须做到以下几个方面：（1）确保自考电子档案的访问安全。通过加密技术和身份验证技术加强对访问者的控制。通过对加密技术的使用，实现对在线自考电子档案内容非公开性的有效保障。通过对身份验证技术的使用，实现对在线电子档案信息访问和数据访问的限制。系统会对合法访问用户设置“密码”，对于超级用户，系统会对两人进行密码分置。（2）确保电子档案机器设备安全。主要通过热备份技术和镜像技术，防止机器设备损坏造成的信息丢失[6]。（3）对于离线电子档案的安全保护，主要通过防写技术。通过只读介质对电子档案进行保存，通过只读介质的不可逆性，防止用户对电子档案信息的更改，实现对电子档案信息真实性和原始性的有效保障。

4 结语

综上所述，自考电子档案具有较多的种类和庞大的数量，具有复杂的管理软件管理程序和较大的查询量，同时保密性极强。电子档案在自考管理中的实际应用，有利于提高高校的管理水平，有利于提高档案管理效率，有利于提高信息服务水平。自考管理中电子档案的实际应用具有制度和技术两方面的要求，从制度上，要明确管理职责、进行及时归档、加强严密保护、建立记录系统、实施分级管理；从技术上，要进行加密和身份验证。

参考文献

[1]金高扬.电子档案在自考管理中的应用[J].浙江档案，2003（10）：20-20.

[2]李骐.电子学习档案在自学考试中的应用分析和研究[J].中国考试，2011（12）：46-49.

[3]陈汉华.关于使用高清摄像头进行自学考试电子档案采集的研究[J].中国考试，2012（4）：39-42.

[4]曾敏.浅谈自学考试考籍档案的电子化管理[J].黄冈师范学院学报，2008，28（4）：157-158.

[5]张梦源.自学考试考籍档案的电子化管理探析[J].商情，2013（33）：257-257.

[6]江平.谈自学考试电子档案的建设[J].陕西教育：高教，2009（3）：120-120.