浅谈数字档案馆建设对档案管理体制的影响及对策

孙鹏

摘 要：数字档案馆突破了传统档案馆的局限性，对传统档案馆进一步升级，促进资源有效利用，提高档案自身的价值。本文主要从数字档案馆对档案管理体制的影响以及提高数字档案管理建设的策略这两个方面进行阐述，为数字档案馆建设提供合理的参与意见。

关键词：数字档案馆；档案管理体制；影响；对策

当前社会，信息技术在不断发展，传统的档案管理体制远远不能满足现代社会的需求，对数字档案馆进行一定的研究，有利于促进数字档案馆的建设。数字档案馆建设既需要相应的技术支持，同时需要恰当的管理体制。从数字化档案资源和服务的角度来讲，它是一个电子化信息的仓储，能够储存大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便的访问它，并获得这些信息，其信息的储存和用户访问是不受地域限制的。

1 数字档案馆的建设内容

（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（3）全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

2 数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响

1、控制为核心的体制设计理念

档案与其它文献信息追求的差异在于，档案内容的涉密性使档案信息的交流受到了限制，阻碍了普通档案利用者的合理要求。而数字档案馆建设，就是要实现管理理念以保管档案实体为主，向以提供档案服务为核心的转变。因此，发挥数字档案馆在提供利用方面的優势，为广大档案利用者提供服务是建设数字档案馆的应有之意。时代要求档案馆从封闭走向开放，档案馆的功能也要由档案保存、档案借阅、技术管理转变为保存、借阅、技术管理、对外开放模式。档案工作理念的改变，导致了原有的控制为核心体制设计理念的变化。

2、基于传统档案业务的职能分配方式

原有的档案馆在组织建构上，基本立足点都在于现有传统档案工作中涉及到的主要问题，随着数字档案馆建设的来临和发展，数字档案馆必将使档案馆的各个部门都涉及参与，数字档案馆的建设已不再是单纯的技术工作对档案工作的要求。

3、管理理念的更新

数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

3 档案工作不仅仅是整理和保管档案

档案工作不仅仅是整理和保管档案，档案馆更不仅仅是档案的一个集中储存地，工作方式由保管到服务变被动到主动是档案馆价值体现的必然要求，数字档案馆将进一步推动这一理念的实现，用馆内储藏的数据平台为广大利用者服务，档案管理体制也要适应这一理念的转变。数字档案馆的建设在对档案管理系统的开放性提出要求的同时，数字档案馆的建设要求要做好电子文件的归档管理工作。一是将数字档案拷贝到脱机的载体上，主要利用储存介质传输，这些介质包括光盘和磁盘，移交到档案室。二是通过网络，各部门将本部门形成的电子文件通过网络传输到档案室，归档后供各个部门在线浏览。档案部门要与电子文件产生和形成中的各个部门保持相关的联系，及时掌握电子文件形成阶段的各类元数据信息，制定与电子档案保管格式、数据储存方式、数据管理等工作相关的制度性文件，通过电子签名、数据加密、数据效验、储存备份等方法来保证电子文档的真实性、完整性、有效性以及可读性，把好归档电子文件的质量关。数字档案馆的建设势必要打破传统档案各部门的结构，在横向纵向上加强了档案与各个部门之间的数据交换与共享。

4 结语

档案是一种原生的信息资源，档案的生命和价值在于利用，快捷、准确、真实是档案利用的原则，效益、资源共享是档案利用的宗旨，数字档案馆正是迎合迅猛发展时代潮流的产物，是高科技和现代档案管理手段和理念的结晶，为了使档案工作适应数字档案馆的飞速发展的要求，档案工作者必须要通过不断努力和辛勤劳动，相应提高的素质、技能，使档案用户通过网络在任何地点、时间都能得到权限许可的档案。

参考文献

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[2]蒋国勇；；从数字档案馆建设看我国档案管理体制[J]；档案学研究；2010年04期

[3]李晓；蒋冠；；国内数字档案馆研究综述[J]；北京档案；2015年03期