浅谈事业单位档案管理信息化建设

马晓莺

摘 要：档案管理信息化建设是当前事业单位档案工作的重点，随着档案管理模式转型的不断推进，提升信息化管理对事业单位档案工作的优化作用进一步凸显。对比传统的事业单位档案管理方式，信息化管理提供了更加便捷、高效的工作方式，简化了档案使用流程，本文简述了开展事业单位档案管理信息化的必要性，从根本上提高此项工作推进的思想认识。

关键词：档案管理；信息化；重要性；电子档案

1 前言

20 世纪最伟大的进步就是计算机的普及与网络技术的发展，它将人们引领入一个崭新的信息时代，开启了数字化生活的新纪元。随着社会信息化程度的进一步提高，各行各业以提高工作效率、提升生产力水平为宗旨引入了计算机辅助工作。事业单位档案管理一直以来以人工方式为主，在档案的收集、分类、整理、归档、查询等各个环节中，传统的管理方式都是依靠工作人员手工操作完成，工作繁琐，工作量相当巨大。计算机技术的进步，可以在很多工作中将人们从繁重的劳动中解脱出来，档案管理工作就是其中之一。采用计算机管理模式，可以对档案进行网络收集，不受时间与空间的限制，比起以往依靠各个部门或机构逐级上报的方式更加便捷和直接。

电子文档存储方便易于查询，且可以对重要文档进行备份处理，保护重要的数据资源，通过对电子文档的关键字、索引进行编辑，可以实现档案的快捷查询，免去了传统人工式翻查的时间浪费。在人们对计算机高度依赖的今天，很多能够由计算机替代解决的问题，都可以将人们解放出来，因此，事业单位档案管理信息化是计算机科技发展的必然趋势，进行档案文件数字化转换是信息化管理的第一步。

2 事业单位档案信息化管理的特点

（一）档案存储环境优势。传统的事业单位档案以纸张为主要记录载体，在存储和保管过程中需要防霉防蛀，对存储环境的湿度等有着相当严格的要求，一旦纸张变质，就会对笔迹产生影响，造成模糊不清或损坏等问题。特别是对于年代久远的纸质文件，受空气氧化和灰尘的影响，纸张变薄变脆，给档案保管带来极大的困扰，也因此使很多重要的资料难以修复。信息化档案以电子档案为主，电子档案的来源一方面是对原有纸质档案的转换，在经过扫描等处理形成电子档案后就可以封存纸质档案，避免纸张多次翻查接触空气中的灰尘、水分等而加速纸张老化，在查询档案时可以直接查询电子档案。另一方面新的事业单位档案记录可以直接以电子档案的形式来进行留存，同时备份数据，电子档案依托光盘、硬盘为载体所需的存储环境相对于纸质档案比较简单，需要干燥无磁场干扰的环境即可，环境优势明显。

（二）档案使用、查询优势。传统的事业单位档案管理模式下，档案的查询、借阅手续相当复杂、繁琐，需要提出申请、得到准许后进入档案室进行人工翻查，纸质档案经过多次翻查必然会对纸张造成一定的损坏，此外，由于多次翻查也使纸张反复接触空气中的灰尘、水分，加速了纸张老化，由于人工的疏忽也可能弄乱档案顺序等等，给后续管理带来极大的不便。信息化管理可以由查询者自己通过登入网络来进行搜索所需档案，调用电子文档进行浏览，可操作性强，简化了档案使用流程，准确、快捷。对电子文档的查阅并不会对文档本身造成任何损坏也不会影响档案的排序与归档，因此，在使用和查询上有着传统管理方式无法比拟的重大优势。

3 深化事业单位档案信息化管理的策略研究

（一）强化事业单位档案信息化管理理念，提高管理人员专业素质。加速事业单位档案管理信息化进程，首先需要从提高档案管理从业人员的根本认识入手，强化信息意识，提高对档案工作的重视程度。对事业单位档案管理人员实施培训，一方面提高工作人员的计算机技术水平，另一方面提升档案管理人员的信息获取与鉴定、评估能力，培养提炼、加工档案信息的基本工作要求，使工作人员认识到信息化管理的重要性，并将信息化管理作为今后工作的发展方向，将传统的档案工作经验与计算机能力相结合。事业单位档案管理信息化重在平台建设，将档案管理工作作为一个开放性的平台工作来推进，不但可以提高档案的使用效率，还可以普及人们对档案的认知程度。深化档案信息化管理，需要始终贯彻信息化管理理念，使人们认识到信息手段的重要性，并接受新的档案形式转变，支持档案工作发展。

（二）扩充事业单位档案信息资源，加快档案管理的硬件建设。在事业单位档案信息化推行过程中，计算机、数字存储设备、数据库、网络等是建立信息化管理必备的硬件基础，需要对档案部门给予较大力度的资金扶持。完成信息化管理转变，首先要完成硬件建设，才能够继续对档案资源进行转换和扩大收集范围，继续开展档案工作。作为电子文档的存储载体之一，光盘所需量巨大，在进行采购时应当选择存储容量大，信道质量好的光盘作为长期保存用，此外，硬盘等备份硬件，应选取性能稳定的才能够保障信息资源库的安全。

通常事业单位档案部门现有的主要档案资源仍然以纸质资源为主，在进行信息化管理转变的过程中，首先要对这类档案进行数字化转换，通过扫描等转换方式将纸质档案文件进行二次保存，可供网络查询和使用。此外，由于受檔案连续性的约束，所有的现存档案文件都应当具有连续性，在进行信息化转变的同时，也许要扩充部分档案资源，将原有的档案资料继续完善，构建完整的档案资料库。

4 结语

事业单位档案管理信息化是社会进步、科技发展的必然趋势，纸质档案历经发展已经具备较为完备的管理模式，在进行信息化转换的过程中，一方面继续保持纸质档案的工作严谨性，另一方面要针对电子档案开展全新的管理和使用模式探索。借助于计算机技术与网络平台建设，对档案实施数字化管理，提高工作的效率性与档案信息的完整性与时效性，是事业单位档案信息化升级的主要目的，也是信息时代对档案工作的更高要求，借鉴传统的档案管理经验，将事业单位信息化档案工作作为一项历史性的使命来完成，具有重要的现实意义。

参考文献

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