信息技术在档案管理中的有效应用探究

邹瑞香

摘 要：随着社会不断的发展，信息技术在人们的日常生活、工作、档案管理中得到广泛的应用，在单位的档案管理中发挥出了重要的作用。现阶段，各企事业单位在开展档案管理工作时，由于档案数量在不断的增加，其内容变得越来越复杂化，利用信息技术是十分必要的，同时也是档案管理工作在未来发展的趋势。利用信息技术可以有效的减少大量的人力、物力、财力和时间，保证档案管理的工作效率，从而提高各单位的档案管理水平。

关键词：信息技术；档案管理；应用；探究

随着信息技术和科学技术不断的应用，各行各业在发展过程中都广泛的应用信息技术，从而提高经济效益与工作效率。信息技术不仅能应用到我国商业发展中，同时还能应用到企事业单位的档案管理中，从而解决一些档案信息中的琐碎性问题，减少工作流程，节省人力、物力、财力，应用信息技术最重要的一点就是提高档案信息的工作效率。因此，做好信息技术在档案管理中的应用，才能有效的促进企业的快速发展。

1 传统档案管理模式弊端的研究

档案管理是企业发展的重要组成部分，檔案管理的好坏会直接影响到企业的发展。就目前来看，档案管理是一种便捷的数据信息查询方式，在人们需要数据信息时，能准确、及时、查找到有效的数据信息。在传统的档案人工管理过程中，不能满足准确、及时、查找到有效的数据，其中存在着很多的不足，传统的档案管理需要人们将其进行不断的研究。

1.1 工作效率较低

由于企业人数较多，档案数量也在逐渐的增加。传统的档案管理方式主要是使用人工管理方式进行，对一些大量的数据信息进行整理收集，从而降低企业档案管理工作效率。

1.2 保密性较差

使用传统的档案管理方式，接触档案信息人数较多，导致档案在管理过程中没有较强的保密性。

1.3 档案检索、维护工作困难

随着社会不断的发展，档案数量不断的增加，仅仅依靠人工进行管理很难实现档案在日后的检索与维护工作，从而降低档案管理的工作效率及档案的利用率，使档案工作无法正常进行。

2 现代化的企业档案管理系统的特点

在这个信息技术快速发展时代，企业档案管理工作也逐渐采用一些现代化手段来完成管理工作，从而跟上社会发展的脚步。信息技术在企业档案管理中的应用可以有效的克服传统工作的弊端，提高企业档案管理工作效率。

2.1 档案数据处理速度较快、容量较大、检索方便

现代化信息技术在使用过程中包含了多种管理软件，其自身在使用过程中都有着各自的功能。在企业档案管理系统中，应该为其制定对应的工作目标，只有这样才能保证企业档案管理工作顺利进行下去。在开展企业档案管理工作时，现代化信息技术具有较强的系统容量，在企业档案管理中常常会使用一些电子软件、表格等，从而方便人们对档案信息的查找工作。

2.2 企业档案管理工作需要专业工作人员担任

在开展企业档案管理工作时，所选取的工作人员要有较高的综合素质水平、专业知识技能、职业道德，并了解现代化信息技术的操作，只有这样才能保证企业档案管理工作顺利进行下去。现阶段，我国企业档案管理相关工作人员普遍存在专业知识水平较低的现象，因此，企业应该定期开展现代化信息技术教育培训，从而提高企业档案管理人员的专业知识水平。

2.3 现代化企业档案管理工作中的不足之处，主要有以下几点

（1）在使用信息技术将档案数据信息存储过程中，其存储载体出现了较大的变化，将传统的纸质档案改变成电子文件档案，从而产生一系列的企业档案管理问题；（2）我国对现代化信息技术企业档案管理制度不够完善；（3）将传统的纸质文件转变成电子文件，这对企业档案管理人员来说是一项非常困难的任务，而且电子文件的数据信息也容易被复制，从而导致电子档案的易改性存在着一定的不足。

3 企业档案管理工作信息化的有效途径

3.1 提高企业档案管理标准化水平

传统的企业档案管理过程中，需要整理大量的纸质档案，企业还需要投入大量的人力、物力、财力，并且在整理过程中其工作效率也不是很高。直到现代化信息技术的出现，传统的企业档案管理方式得到完善，解决了传统企业档案管理中的不足。同时提高了企业档案管理标准化水平，通过人们对信息技术不断的研究，在企业档案管理中得到了广泛的应用，并深受档案工作人员的欢迎。在档案内容管理中运用电子信息技术能够有效改善工作质量，提高工作效率，具体的应用有几方面的内容：存储文件目录、复制、检索；存储档案内容信息和检索；统计、编目和汇总档案文件；标引文件关键词；管理借阅，提供借阅咨询服务；打印文件目录；管理保管室安全；传输数据，进行系统维护。

3.2 做好档案数据库建设工作

现阶段，我国的企业档案管理信息化还处于发展阶段，还需要通过人们不断的研究为其建立一个科学合理的数据信息库，只有这样才能将现代化信息技术在企业档案管理中得到广泛的应用，并提高企业档案管理工作质量与工作效率。

3.3 加强办公自动化建设

信息技术可以有效的解决企业档案管理中的信息数量，加强了企业档案管理办公自动化建设工作，主要体现在以下几点：第一，建立全新的企业档案管理制度，只需要一两名专业技术人员进行管理，减少了一定的人力、财力、物力；第二，加大了信息检索的功能，减少遗漏档案信息存储的问题，档案信息也不会因为时间较久而产生变化，同时还方便人们使用；第三，加强了档案管理的保密工作。

3.4 提高企业档案管理人员的综合素质水平

只有企业档案管理人员的综合素质水平与专业知识技能达到指定的要求，才能做好企业档案管理工作。除此之外，企业档案管理人员还需要具有多方面才能，并熟练掌握现代化信息技术，具有多方面的专业知识，只有这样才能保证企业档案管理工作顺利进行下去，从而提高企业档案管理工作效率与工作质量。

总而言之，在各企事业单位的档案管理过程当中，通过采用信息技术，能够最大程度的缓解当前档案管理中的一些弊端。本文通过对现阶段档案管理中出现的一些问题进行了分析，提出了在这个现代化信息技术快速发展的时代，只有保证档案管理工作跟上社会发展的脚步，才能将企业档案管理工作顺利进行下去。同时在企业档案管理发展过程中还要充分利用好现代化信息技术，从而提高档案管理工作质量与工作效率。

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