做好电子文件归档管理的对策

闫伟

电子文件是社会活动的重要工具和真实记录，也是社会各项事业可持续发展的必要依据和基本条件，它在记录历史、传递信息、传承知识、传播文化、服务社会、造福民众等方面具有纸质文件难以比拟的优势。由于电子文件对计算机系统的依赖性较大等原因，与纸质文件相比，电子文件归档是一项技术性较强的工作，已成为档案部门面临的重要课题。由于种种因素，电子文件归档管理并未引起相关部门的足够重视，管理现状也不尽如人意。笔者结合实践，对如何做好电子文件归档管理谈点粗浅的认识。

1.提高对电子文件归档管理重要性的认识。随着经济社会的迅猛发展和信息技术的广泛应用，档案的信息化功能日渐彰显；政务公开又把档案机构作为一个信息中心推向社会。在信息化社会，对信息的全面占有和快捷提供，决定着一个信息部门的地位和作用。电子文件的归档与管理是档案部门掌控数字档案信息的基础性工作，因此，档案部门是否能够担负起电子文件的归档管理工作，也决定着档案部门在未来社会中的地位。当然，国家有关文件也规定“档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节”。因此，电子文件归档管理是档案部门不可推卸的职责，是档案工作的一个非常重要的内容。

2.确立电子文件归档方法。一是应归档的电子文件最终版本录入存储载体上。这个过程一般是归档人员对经过整理确定保管期限等档案属性后，录入在存储载体上， 脱机后存放在另外地点。二是压缩归档，采用数据压缩工具，对计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间积累进行压缩操作，录入到存储载体上。三是备份归档，一般在网络环境下采用。将归档的电子文件在网上进行一次备份操作，并录入到存储载体上。归档份数一般脱机拷贝两套，一套封存，另一套提供利用。

3.科学管理归档的电子文件，实施前端控制。在电子文件全程管理中，最重要的是实施电子文件归档管理的前端控制。所谓前端控制理论是基于文件连续体理论，认为不能武断划分文件管理和档案管理的界限，主张在电子文件的形成阶段就介入的相关管理，为其最后归档设置标准和规范。因此，笔者认为，档案管理部门要引入前端控制理论，尽早介入本单位信息化工作，参与有关信息工作规范、标准的制定，通过前端控制电子文件形成与上传，控制电子文件的归档渠道、归档质量，从而在体制上和技术上使档案部门成为电子文件的最后汇总地，实现电子文件的集中保管和网络化使用，最终保证归档电子文件的真实性、完整性、持久有效性。

4.选择合适的电子文件归档方式和途径。纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差、易损坏，因此归档方式的选择至关重要。实践证明，利用磁盘脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失，如遇质量差的磁盘会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作备份盘，但不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。笔者认为，网络移交的途径有两条：

第一，借助OA 网，开通电子文件归档专线。一是输入到OA网的电子文件。随着各单位OA网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件反映了单位职能活动的概貌，上网前要按照统一要求进行文件格式的转换，以保证数据的可靠性和通用性。二是对那些未输送到OA 网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，借助OA 网在各业务部门与档案部门之间开通电子文件归档专线，建立依附在OA 网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门要对归档的电子文件提出格式要求，应认可几种通用性较强的格式，如DBF、DOC、TXT、EXE 等格式文件。

第二，建立档案管理网，实现各系统电子文件自动归档。为适应档案工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也由“分散各异”转向“集中统一”，趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。OA 系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。据笔者了解，多数单位使用的OA系统大多是本单位或上级业务主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统是上级档案主管部门推广的档案管理软件。由于办公自动化系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法实现电子文件的自动归档。

5.加强人员队伍建设。任何一个管理工作能否顺利完成的关键取决于人。电子文件的归档管理不同于其他载体形式的档案，熟练地掌握信息技术的应用是做好电子文件归档管理的关键。对于新形势下档案工作者来说，仅具备档案理论和档案业务知识，很难为电子文件归档提出切实可行的建设方案，也很难对形式多样的电子文件进行技术处理，更难在信息海洋中利用最新的信息技术为利用者提供其所需的数字信息。因此，对外引进、对内培养一批掌握信息技术的档案工作者，是做好电子文件归档管理工作的关键所在。为此，要加大在职干部的培训力度，通过召开交流会议、教育培训等多种形式，提高电子文件管理人员的政治理论修养、业务水平以及现代化管理能力，以做好电子文件的歸档管理工作。