试论档案分级管理的可行性与必要性

马兆俊　吴昆禹

摘 要：在新出台的《档案实施办法》中，明确提出了一个档案分级管理的概念，并且对其进行了具体的规定。要有效推进档案分级管理，对《档案实施办法》进行落实，就必须要明确档案分级管理的可行性与必要性。为此，在文中则主要是针对档案分级管理，就档案分级管理的可行性与必要性展开探讨，以期可以更好的促进档案管理的科学化。

关键词：档案管理；分级管理；可行性；必要性

信息时代的到来，为人们展开了更为广阔多彩的视野空间。信息已成为现代人生活的要素之一，人们迫切期待着能够更多得获取它。

档案属于人类社会活动的产物，其中储存着大量信息。它是国家和社会的共同财富，人们有权利共同享用它，这一权利受到法律的保护。如今人们对档案价值的认识越来越深刻，已将灼热的目光投向了它。然而传统的档案管理方式已远远不能满足人们日益增长的对档案信息的需求。传统管理方式对档案自身的保护和有效利用，造成了许多盲点。因此，开拓新的管理方式势在必行，如今已提上议事日程。《档案法》的修改，《档案实施办法》的出台，与这一历史背景是密切相关的。《实施办法》对档案管理提出了一个新概念——分级管理，并作出了具体规定，如第一章第三条“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理”；第三章第十五条（三）“根据档案的不同分级，采取有效措施，加以保护和管理”；第十九条“各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境。各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的，必须经国家档案局审查批准。各级国家档案馆馆藏的三级档案……，需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，凭海关批准文件查检放行。”这些条文明确了档案应划分的等级，提出了对档案实行分级管理的要求。

以下笔者就档案分级管理的必要性试作论述：

1 科学管理档案的要求

分级管理，是对原管理方式的突破，是提高档案管理整体水平，实现科学管理的要求。实行分级管理，能最合理地调配档案管理经费，将有限的人力、物力、财力投入到最急需的地方去。它为需善待的珍贵档案从一般档案中分离出来，予以恰当的保护条件，实施妥善的管理措施，延长其自然寿命，合理利用，给予了物质保证。这是现有条件下最经济、最有效的措施，符合科学管理中以最经济的投入，获得最大产出的原则。

2 体现档案价值的要求

档案价值的大小如何衡量？传统的方法通常以保管期限的长短和密级的高低作为评判标准。事实上，保管期限只能在一定程度上体现档案的整体价值，它无法确切地显示同类保管期限档案个体间的价值差别。以永久档案为例，通常，各级档案馆把民国时期及之前形成的档案定位永久档案，全国这类档案的数量十分庞大，可说是浩如烟海。这类档案个体间价值的高低，也是极为悬殊的。就数量讲，一般档案占总量的绝大部分，珍贵档案只是极小部分而已，但其价值却不能以数量的多寡来评判。

散藏永久档案中的珍贵档案，以名人手稿、函札及有关重要历史事件历史人物的史料等为主，其中有些从文物等级划分，可列入一、二、三级文物。实行分级管理，必然将这些珍贵档案分离出来，识别鉴定，划分等级，予以特殊管理。这既突现了它们的价值，又可合理地调配紧张的资金，也为珍贵档案的保护、利用起着保驾护航作用。

至于档案的密级，其时效性特别强，不少档案的密级随时间推移会降级、解密。如国家首脑、政府要人出访期间的行动路线、时间；全国统一考试的试卷等等，在规定的时限内属绝密级，但当限定时间一过，其密则自动解除。因此，以密级高低来衡量档案的价值的大小是不科学的。当然，有些档案的密级很高，保密期限极长，其保管期限也必定很长。但并不能因此就断定，这些档案的价值一定非常高，一定属于一、二、三级档案。

3 “清理家底”的要求

由于历史的人为的种种原因，一些档案馆至今仍不清楚自己的家底，自己馆藏档案中有没有珍档朱散的情况，其质量又如何？

民国时期及建国初形成的档案，有一个通病：立卷不规范。具体表现如下：1.所拟标题不能正确反应内容。2.案卷内无页码，无卷内目录。 3.一个案卷容纳的文件跨度可达数年、十数年。4.一个案卷动辄几百页，厚卷、大卷比比皆是。这类档案内容繁杂，纸张粗劣，文字模糊，尤其是抗战时期形成的档案欲搜珍觅遗，确实不易下手。这或许是一些档案馆不清楚家底的一个主要原因。

《中国书画班》报道，贵州省美协在清理家底中发现了齐白石、张大千、黄宾虹、徐悲鸿、傅抱石、李可染等近现代书画大师的画作120余件，这消息震动了美术界。书画作品大都为长轴大卷，极易发觉，尚且会有这么多遗珍，何况珍贵档案大多数以散页形式于案卷之中。如果不派有这方面专长的档案管理人员仔细的、逐卷逐页的检阅，确实是难以奏效的。若借助划分等级，分级管理的东风，各档案馆对自己的家底作一次彻底清理，想来必定会有所发现，有所收获的。

4 与同类文物比照，档案有必要划分等级、分级管理

部分档案具有双重属性，它们既是档案又是文物，这个不争的事实。然而，同一事物在文博部门有价值等级划定，在档案部门无价值等级可言的状况却是有目共睹的。如孙中山先生的手迹，据云：在博物馆属二级文物，在档案馆则无等级划定。

同一事物，在不同的两个文化领域，其价值体现如此不同，于理是很难服人的。因此，无论从价值体现抑或比找角度讲，档案划分等级，分级管理是极为必要的。

5 先行者的探索，为档案分级管理提供了实践经验

实践证明，档案保管期限的长短，只能在一定程度上反映档案的价值，但无法区分同类保管期限档案价值的高低、大小。永久档案中，民国档案，明清档案乃至朝代更早的档案，其保管期限是一样的，它们中谁的价值更大呢？或许人们心中明白这样的道理，年代越久遠，其相对价值越大。但是，没有具体的法律法规作为依据。这类档案中某些极为珍贵、罕见的档案，其价值等级足可与一级文物媲美，因缺乏相关的法律法规，且受原管理思想、管理方式的限制，只能混迹同类档案内，得不到应有的特殊护理。这对珍贵档案的安全保护和有效利用极为不利，也是对珍贵资源的一种浪费。事实上，人们已在不同程度上认识到了这一点，因此，一些档案馆设有特藏室、珍档室的举措，这或可视为对现实档案管理方式欠合理的一种补救措施吧。他们通常的做法是：将馆藏中珍贵档案逐一地从一般档案中分离开来，给予特别保管，并寻找机会宣传公布展示。这一做法结束了珍贵档案长期掩埋于档案文山的历史，为社会主义精神文明建设提供了丰富的材料和珍贵的历史见证物，在创造社会效益的同时，提高了声誉。

因为无相关的法律法规作依据，对分离出来的珍贵档案无法划分等级，特藏室、珍档室也只是探索档案管理新方式的一种尝试。但不可否认，它客观上推动了档案分级管理。

6 档案事业的发展，要求档案分级管理

随着我国档案事业的蓬勃发展，各级各类档案馆馆藏数量急剧上升。无论从国家档案行政管理部门为掌握全国珍贵档案总量及分布状况，还是从更合理地分配有限的资金及充分发挥档案资源而言，档案划分等级，分级管理都是有必要的。

综上所述，笔者的结论是：档案实行分级管理是可行的，是非常必要的。当然，档案划分等级，实施分级管理，要有前提条件，必须以档案价值鉴定为前提，必须有可具体操作的划分标准，必须有一批懂行的专家，要有准备和试验期等等。这些已不属本文论述范围，恕不作展开。

参考文献

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