做好纸质档案保管工作的重要性

张桂芳

摘 要：随着互联网技术的发展，档案的存储方式不再局限于纸质档案，而出现了方便携带和利用的光盘、磁带、磁盘等载体。但是在我国的历史发展进程中，纸质档案的广泛传递性、原始性和法律性是其他档案管理方式不可比拟的。因此，本文通过对纸质档案管理的重要性进行探讨，并针对性的提出优化纸质档案保管工作的对策，为档案事业的规范化、细致化，完善化，为公司生产、社会建设发挥积极的作用。

关键词：纸质档案；保管；重要性；对策

档案保管工作的基本任务是保护档案的安全，尽可能延长其寿命，为利用提供良好的物质重要条件。随着现代科技的发展，光盘、磁带、磁盘等载体成为档案存储的新方式，但多年工作经验表明，档案利用者更多的还是使用纸质载体，因为其简单直观明了，并具有方便保存、阅读等特点；其次，纸质档案形成历史久远且来往传递广泛，是具有原始属性和法律效力的凭证。故其在我们每一个企事业单位档案馆（室）的馆藏量占据主要地位，因此，在目前大量提倡“无纸化办公”的同时，重视和加强纸质档案的保护和管理工作是必要的。

1 纸质档案管理的重要性

（一）纸质档案具体原始性

档案的原始性是档案保管最重要的特点之一，而纸质档案正好体现了这一特征。例如，工程项目开工建设之初所做的地质勘测报告，其中的每一个数据每一张图样每一处文字说明都如实地反应了当时的地质勘测面貌，为以后的施工建设提供了有力的真实依据；工程设计初期的评审记录，施工合同的签定及修改补充等一旦成立，都必需要有相关负责人在形成的纸质档案上签字、蓋章，这样保证了已形成文件的原始真实性，而这是电子档案所不能提供的。

（二）纸质档案具有法律性

纸质档案是具有法律效力文件的重要载体，由于印章和签字是文件生效的重要标志，因此，在我们日常工作中，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必需以纸质的形式传递和保存，如工程建设过程中出具的每一份变更通知单所涉及的文字、图样都是随施工过程的变化而更改后留下的最原始的纸质凭证，经当事人签字、印章后生效，一旦有工程上的纠纷，则这些纸质档案就是最有说服力的原始凭证。例如我公司年产4.6万吨PTMEG（聚四氢呋喃）工程项目建设竣工后，因施工单位对我公司的工程结算存在异议，故我方提供了大量的工程建设上的纸质档案作为法律依据凭证，逐一举证得以解决问题。所以原始的纸质档案体现了档案的唯一性和真实性以及作为法律依据的可追溯性。其较为电子档案更珍贵。

（三）纸质档案具有长久的安全性

纸质档案的文字具有个人字迹特征，不易更改和伪造，印章的加盖具有时效性和法律效力，其完整性容易保障，只要在保管过程中做到纸张完好无损就足以保证其内容的完整性，如果保管得当，其寿命可以上百年，它是“历史记忆”的原始凭证。实际工作中，电子文档具有易改性，为非法操作提供了方便，这样档案原始记录的安全性就不复存在。其次，电子档案的保存环境和防护设备相对纸质档案要求高，温湿度要控制在一定范围内，磁性载体极易受到保存环境的影响而可能导致信息不能读取。我公司第一套年产30万吨合成氨装置于1985年经四川省化学工业厅批准开工建设，至今，在园区相继建有五套化工新装置，每套装置从项目立项之初，公司就狠抓档案管理工作，从项目备案、可行性论证、地质勘测、初步设计、招标投标、施工建设、竣工验收等每一环节，认真收集、整理、保管每一份文件，故我公司的每个装置项目建设在档案室都有一套完整的纸质档案完好保存，供借阅、查阅、复印等，目前为止，共形成21562卷纸质档案，这些纸质档案为公司生产、经营、销售提供大量利用。

（四）纸质档案可直接利用

纸质档案符合人们的工作和利用习惯，其内容直观、信息稳定、管理简便、真实可靠，只要保存完好，就可以随时提供便捷地利用，而电子档案必需要依赖于电源和计算机设备，否则无法被使用。我公司是从事化工行业的生产企业，现场机电仪设备以及管廊线林林总总，开车过程中小修、大修、抢修频繁，时间紧迫，技术人员的一个电话，公司档案室工作人员立即提供相关的技术资料和图纸，甚则将这此纸质档案亲自送去生产一线，保证了生产装置的正常运行。公司明确规定，公司在生产经营管理过程中形成的每一份有效文件都要有纸质档案备查。公司档案室也严格把关，在接收文件特别是对工程项目建设竣工档案，强调每一份档案都要以纸质档案保管为主，兼有电子档案配备，确保每一份文件以及科技档案在直接利用时具有的原始真实性，为以后的工作和建设提供了保障和方便。

2 优化纸质档案保管工作的对策

（一）集中统一管理

这是档案必须遵循的原则，统一管理、统一机构、统一制度、统一方法，这就要求把各单位各专业的所有档案集中在档案馆（室）统一保管以维护其完整、准确、安全、方便利用等，在实际工作中，我们常有一种现象，某些文件在办理完成后就留在办事人员手里，有些技术人员也将相关的技术资料自己保管便于使用，但这样会造成人员流动后文件也随之消失，给公司带来损失。那么就要制定一套完善的档案管理制度，形成自动移交集中统一档案管理的模式。目前我公司的科技档案、财务档案、人事档案都集中归口在公司档案室统一规范管理。

（二）严格档案库房的选址

纸质档案集中形成后，要通过改善保管条件，采取一定的防护措施，最大限度的延长档案的自然寿命。档案库房建立在周围环境较好，干扰少，比较干燥而且便于就近利用的地方，库房应和办公室、阅览室分开。如果是楼房，不应设置在低层和顶层，要有防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等设施。我公司档案库房建筑面积约550平方米，建在远离化工现场装置的办公区，避免了化工生产区域的空气污染。

（三）保持库房适宜的温湿度

档案库房的温度要保持在14-24℃，相对湿度保持在45%-60%，如果温度过高，会使纸张中的水份挥发而变硬、变脆，柔软度、韧性降低。同时高温有利于有害生物—霉菌的生长繁殖；湿度过大会使水溶性的记录材料发生褪色现象，水份能促进微生物的滋生，侵蚀纸张胶面而引起污迹。所以档案库房要配备空调、除湿机、温湿度计，这样更有利于纸质档案的保护。

（四）防光对策

光和氧气同时作用于纸质档案，会发生光氧化反应，使纸质档案褪色，而且会断裂纤维素分解生成容易粉碎的氧化纤维素，使纸张强度变低。所以要减少库房的窗户，门窗装毛玻璃或花纹玻璃，挂遮光窗帘，使用白织灯，尽量减少纸质档案的户外利用。

（五）防虫霉

库房温度过高、湿度过大都容易使纸张霉变或长蛀虫，虫霉会使纸张产生色素形成霉斑，也会造成纸张粘结，从而毁坏纸质档案的字迹，严重者无法提供利用。特别每年的5-6月份的梅雨季节，空气潮湿，档案易受潮发霉，故一定要加强对档案库房的管理，保持档案库房卫生，勤开窗通风，使用除湿设备，对已生虫的可用冷冻的方法杀虫即可。

3 结论

作为一名合格的档案管理工作者，我们要有强烈的事业心和高度的责任感 做好对纸质档案保管的日常维护工作，坚持“以防为主、防治结合”的原则，对已损毁的的档案要及时修复，对不利的保管问题也要及时治理，防治结合，才能切实提高保管工作的效益和水平，才能做到对纸质档案的完好保存，继续发挥纸质档案在今后档案管理工作中的作用，与电子档案一起，使档案事业更加规范化、细致化，完善化，为公司生产、社会建设发挥积极的作用。

参考文献

[1]葛丽阳.浅谈纸质档案管理中的优缺点[J].办公室业务，2012（13）：8-12.

[2]姚敏华.科技档案管理[M].成都市档案局，2012.5.