中职学校学生档案管理工作存在的问题及对策分析

宋燕华

摘 要：学生档案记录了学生在学习期间的学习经历，主要包括入学时间，入学成绩，担任职务，学籍变更以及相关社会时间精力等等，所以学习档案对学生非常重要。本文主要针对中职学校学生的档案管理工作存在的问题进行研究，并且根据存在的问题提出相关解决方案和对策，以提高档案管理的工作效率和水平。

关键词：中职学校；档案管理；解决方案

档案管理记录学生的入学到在校期间参与社会实践的经历，在学生日后的求职工作中，档案都具有非常重要的作用。同样的，学生档案在用人单位雇佣面试者来说也是一个非常重要的参考。随着社会和经济的发展，中职学校更好的管理学生档案，更加有效的为用人单位和学生更好的服务。所以应该更好的认识解析中职学校在学生档案管理中的问题，能够提出更加有效的解决方案。

1 中等职业学校档案管理存在的问题

1.1 档案管理机制的不健全

档案管理相对于科研工作，就会显得较为繁琐冗长了一些，就不会具有很大的吸引力，也不会引起很大的注意力。对于档案管理的工作，普遍认为是收集资料，整理和管理资料的劳作型工作，不需要技术含量的工作。这种错误的意识就导致了在中职学校的建设管理中，对档案管理的重视程度不够，缺乏有效的管理措施，造成档案管理机制的不健全，体制不完善等问题。

1.2 查阅借阅档案服务功能的不健全

档案属于学生最为原始的记录材料，在很多学习和工作过程中，都要对档案进行查阅和借阅。学生的档案由学校的管理部门进行统一管理，这就造成档案管理的随意性和不严谨的特点，会导致档案在记录时会出现很多差错，例如在因为各地统计的不规范，纸张的不同意，日期的不准确等原因，这些错误漏洞在档案管理中经常出现。当相关人员进行查阅和借阅档案时，由于统计的失误或者资料的不完整，就会使造成很多问题，不能更好的为学生和学校更好的服务。

1.3 档案管理人员素质残次不齐

对于档案的管理，管理人员有着至关重要的作用。但是应为学校在雇佣管理人员时，并没有过度关注管理人员的素质，具有专业管理技能的工作人员很少，这就导致了管理人员素质残次不齐，部分档案管理人员是由教师或者行政管理人员在任职中途转职为档案管理人员，这种情况就导致有些管理人员对档案管理工作的理论知识，管理技巧等都掌握不熟练，工作时不认真负责，态度不端正，档案管理意识不强，由于受到相关制度的约束，造成档案的收集、归档和保管工作出现错误，有时甚至会产生档案丢失的这种情况。

1.4 毕业生档案的转递、交接工作不完善

在中職学生毕业以后，学生的档案通常有以下几种结果：跟随继续升学深造的学生进入新的学校被管理，对于未就业的学生档案将进入生源地人才交流中心被统一管理，而对于已经就业的学生，其学生档案将被学生入职公司或部门统一管理。但是在档案的转递过程中因为档案工作人员的不认真、不负责，将投递地址填错，或者接收人员的失误等等都将造成档案的丢失。

2 加强中职学校学生档案管理对策

2.1 树立正确的管理理念

档案管理人员应该充分认识到学生档案的重要性以及档案管理的重要意义。通过宣传教育，加强师生对档案管理工作的认识，使学校和师生重视档案管理的工作，让师生认识到，学生档案管理是关乎中职学生毕业就业的重要环节。师生应该尊重档案管理人员。同样，档案的管理应该由专业人士提出正确的管理理念，有学校对管理人员进行统一培训，树立正确的档案管理理念。强化管理意识，加强管理机制，做到在思想上，人员上的落实，真正做到在思想和理念上的改革。

2.2 规范档案管理制度

档案管理工作进行规范，主要体现在一下几个方面。首先，应该建立完善的档案管理制度。定期对档案的数目，位置进行统计，检查，及时查找丢失档案。规范档案材料，是档案内容统一，避免学习经历不同而档案的内容差异性较大，没有可比性等现象。在档案的记录纸张，墨水颜色等都应该进行规范统一。只有在一个统一规范的管理制度下才能对学生档案更加有效的管理。

2.3 提高档案管理人员的素质

随着科学技术信息化的发展，要求档案管理人员具有更高的整体素质。首先，学校在录用管理人员时，应优先录用具有专业背景和专业技能的人才。在对已经录用的工作人员，要加强素质教育，首先要对其进行大量的培训，改变传统的管理理念和管理方式，学习更加先进的管理方式。另一方面，结合网络技术的发展，提高工作人员对网络管理技术的掌握，能过通过无线网络对档案进行高效系统的管理。管理队伍上，应该设立一支素质高，责任心重，有能力、有素质的高效的档案管理的核心队伍。

2.4 严格管理毕业生档案转递制度

对于毕业生的档案转递，应该实施跟踪落实制度。一方面根据档案的转递顺序，严格跟进专递进度。对于档案为到达目的地的情况，要实行责任追查制，在各个关节严格审查，保证档案安全完整到达目的地。对于存放在学校的档案，要认真统计整理，在相关网站及时更新档案所在地，便于学生和工作单位的查找，档案进行严格密封，未经允许，要避免有些毕业生对档案进行涂改弄虚作假，涂改成绩的现象发生。

3 小结

学生档案作为学生的一个重要的记录标志，对学生意义重大。档案管理作为中职学校基础工作的一部分，也具有很重要的作用。做好档案管理工作，强化档案管理意识，总结经验，不断学习，建立更加规范、合理的档案管理制度，提供更好的档案管理质量，为学生提供更好的服务。

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