电子文件对于档案利用工作的启示

摘 要：随着现代科学技术的日新月异，档案的载体也随之改变，由以电子文件的高普及率和高利用率最为甚之，所以，电子文件对于档案利用工作也多了一些启示，毕竟档案的利用在现代主要体现在档案信息的利用上，而电子文件的管理与安全给档案利用带来了诸多的方便与隐患。

关键字：电子文件；档案利用

随着电子文件被越来越广泛的使用，对于以电子文件为形式的档案的利用给传统的档案利用方法带来了新的启示。

1 电子文件

1.定义

根据国际档案理事会电子文件委员会1997年出版的《电子文件管理指南》的定义：“电子文件是适合于数字电子计算机操作，传递和处理的文件。”

国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）中规定，电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码型式存储于磁带，磁盘，光盘等载体依赖计算机等数字设备阅读，处理，并可在通信网络上传送的文件。

综上所述，“电子文件， 是以代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，以来计算机系统存储并可在通信网络上传输的文件。”（1）因为电子文件的传播是需要专业的设备的，而且和它的载体也有必然的聯系，并且使用电子文件也不像一般纸质文件那样繁琐，只需利用者得到允许，并具备相应的物质条件，就可以随时随地调出档案加以利用。

2.基本特征

首先，从逻辑上来看，电子文件是具有双重性质的文件。因为电子文件是“数字信息”和“文件”这两个概念的交集而得来的，所以，它是既具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。

其次，电子文件也是文件的一种类型，所以它具备了文件的一切属性，特性以及用途和效力，这也是的电子文件区别于其他数字信息的，并且与其他文件形式有交集的地方。

最后，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件信息与其他数字信息的共同点。

3.特点

（1）电子文件的信息不具有人工识别性

由于电子文件具有数字信息的特点，“与以往人们在各种书写载体上直接写入或印刷各种信息而生成文件不同，电子文件使用了人工不可识别的记录符号—二进制的数字代码，”（2）所以电子文件只有通过电子计算机特定的程序，进行相应的解码或解密，使之成为人工能识读的信息。

（2）电子文件信息与载体的可分离性

由于电子文件上的信息可以存储在不同的载体上，所以这些信息是真正意义上“可流动”的信息，相对传统文件与载体的关系，电子文件根据独立性。

（3）电子文件的易变性

由于具有数字信息的特性，所以电子文件上的信息的增删十分的方便，其可编辑性也大大超过传统的纸质文件，所以电子文件的损失和变异机会也大大的增加了。

（4）电子文件的可操作性

电子文件由于其数字信息的特点，可以任意地改变其存在状态，进行例如剪切，复制，粘贴等操作，大大方便了文件的操作。

2 档案利用工作

1.定义

“档案利用工作也称为‘档案提供利用工作，即档案部门为满足社会利用档案的需要，向用户提供机会和条件的工作。”（3）

由此可见，首先，档案的利用工作实际上是档案工作价值的完美体现，因为档案工作的首要目的就是将档案信息提供给社会各界的的使用，为社会服务。所以说，档案利用工作是最直接体现档案价值的工作。

其次，档案利用工作相较于其他档案工作环节，更具活力性。因为档案利用工作是企事业单位涉外的一个窗口，档案部门可通过这一窗口来及时获得外界的信息反馈，了解外界文化，政治，经济，科学等领域的动向。“因此，科学的档案利用工作，能够对档案利用的其他环节起到一种检验，调整和促进的作用。”（4）

2.档案利用的传统方式

（1）建立阅览室

建立阅览室，接待用户这种方式具有较大的优越性，首先这样做可以十分有效的保护档案原件，并且为档案用户提供良好的阅览利用的环境；其次，可以及时的了解用户的需求并予以满足，提高了利用率和周转率；最后，这样做的好处是可以保证档案的安全，保守国家秘密。

（2）原件外借

要知道，档案原件一般不提供外借的方式，但当碰到某些特殊的情况时，经过相关部门的批准，档案的原件是可以外借利用的。不过，值得注意的是，档案的外借容易造成档案的损坏或者是档案信息的泄露。

（3）制发复制本

档案复制本一般可分为副本和摘录两种。人们利用档案，除了作为原始凭证的性质外，还有就是利用档案中的档案信息了，随着人们利用档案的形式趋向多样化，开辟了制发档案复制本这一方式。

（4）档案展览

档案展览是根据某种需要，按照一定的主题，系统的陈列档案材料。

档案展览一般是为了集中某一主题的档案材料中的精髓而举办的，所以通过这一方式档案能得到相对的集中，便于人们利用，并且展览的影响力也比其他几种方式来的大，服务面的范围也更为的广泛。

3 电子文件对档案利用的启示

（一）正面启示

1.信息检索效率提高

众所周知，档案的最大利用价值就在于其档案信息，而电子文件是通过电子计算机和相应的系统进行信息的存储和检索的，所以，电子文件上的信息可以通过计算机检索程序快速的被检索出，与传统的人工检索档案相比较，可谓是大大的提高了档案检索的效率，并且查准率和查全率也要比人工检索略胜一筹，所以说，电子文件的使用，大大提高了档案信息的检索效率，一定程度上即减轻了档案人员的工作量，又提高了其工作效率。并且，通过建立电子档案阅览室，既提高了检索效率，又能满足利用者的需求，还可以根据档案利用情况及时有效地研究和掌握档案利用工作的情况。

2.便于档案的保存

由于大多数的利用者查找档案都是利用其中的档案信息，而电子文件提供的也是文件上的信息。所以，通过对电子文件的利用，可以保护档案原件，使其减少与空气的接触，降低它的折旧率和折损率，更有利于档案的长久保存。并且相对于传统档案利用方法中的原件外借，电子文件的到来可以保护原件的安全。所以说，电子文件的到来，使得保护档案变得更为简单。

3.体积轻巧

随着现代科技的不断进步，数字存储载体也不断进步。从最初的3.5英寸软盘到光盘再到现在的U盘，数字存储载体趋向于体积越来越小，存储功能越来越强大。而存放其中的电子文件相较于同等数量的纸质档案文件，体积小了近似几何倍数，可以想像，未来的档案利用，不再需要搬运繁重的档案原件，只需一台电脑或者小小一枚闪存盘，就可以轻松搞定 。

4.信息组织的多维性

电子文件中的超级链接，可行成“超文本文件”，因此，利用者可以通过电子文件，将原本存在于不同文件，不同位置，不同类型载体甚至是不同系统，不同地区中相关文件经过计算机组合成新的的逻辑关系的新文件，这样就将文件与文件之间相互的联系了起来，而传统档案利用方法，可能因为种种原因，割裂了档案文件间相互联系，不便于利用。因此，电子文件的信息组织的多维性加强了文件之间的相互联系，方便了利用其中的信息。

5.信息的多媒体集成性

由于电子文件不同于传统纸质档案文件，它不受载体的限制，所以电子文件可以将文字，图形，声音，影像等各种信息的不同形式组合，形成多媒体文件，不仅使原本的版面活跃了起来，更将文件与文件联系了起来，便于利用。

（二）负面启示

1.信息安全问题

随着通信系统和网络的不断发展，人们通过上网来获取资料已经成为主流。但事物总是有两面型的，电子文件上的信息获取方便，从另一个角度来看，窃取电子文件上的信息也变得容易起来。随着网络的普及和广泛的利用，一种专门从事窃取网络信息的职业—骇客应运而生，这就对于电子文件的安全带来了极大的考验。因为电子文件是通过电子计算机和相应的系统阅读的，骇客可以通过对电脑实施远程操控，看到文件上的内容，这样对于信息的保密是十分不利的。另外，即使删除了电脑上的文件并清空了回收站，但骇客仍能通过对电脑硬盘的恢复，将已经删除的文件恢复回来。

另外的一个安全问题，不是来自网络，而是电子文件自身的特点，上文中提到“电子文件的易变性”，就有很大的问题。电子文件由于这个特点，只要通过相应的系统，就可以修改文件上的信息，对于文件的真实性和信息安全都是相当大挑战。

所以，信息安全问题是电子文件目前面临的众多问题之一。

2.科学技术的不断发展

电子文件一是依赖于电子计算机，二是依赖于它的载体。现代社会的发展是日新月异，特别是电子产品，往往刚刚上市没几个月就会被淘汰，这对于电子文件的利用和保存带来了巨大的困扰。

试想一下，10年前，将电子文件放在3.5英寸的软盘上还算主流，但随着科技的进步，现在3.5寸软盘几乎销声匿迹，如果将文件放在软盘里，就要随着制造载体技术的不断进步而更换文件的载体，这无異于加重了档案工作人员的负担。并且载体的进步必然带来计算机的进步，即每换一次电子文件的载体，就必须要换配套的电子计算机，这样看来，不仅大大增加了工作量，还必须准备一笔添置配套设备的额外支出。

由此可见，电子文件在档案利用工作上，对于不断发展的科学技术方面还有相当的问题。

3.可操作性的问题

上文有提到“电子文件的信息不具有人工识别性”，因此，电子文件上的信息获取必须依赖于系统和电子计算机。但是，档案的利用者来自社会各个阶层，各个领域，每个利用者的学历背景也不尽相同，可能会出现不会使用电子计算机的利用者，面对这些利用者时，电子文件相较于传统的档案利用方式，例如：阅览室，提供复制本，档案展览等则处于劣势。

另外，档案的数量是惊人的，如果统统转化成电子文件加以利用，就这个输入过程就庞大的惊人，再加上输入完成后需建立的数据库，现代计算机技术的运算能力能否负荷，也是一大问题。再算上为了培养从事档案工作人员的计算机素养，所花费的人力物力，又是一大窘境。

综上所述，电子文件应用于档案利用工作上，有利有弊，档案工作人员在对待这个问题上应有自己的见解和做出相应的取舍。

参考文献

[1]百度百科“电子文件”http：//baike.baidu.com/view/568671.htm？fr=ala0_1

[2]张林华《现代文件学》上海：上海大学出版社，2007.1

[3]王向明《档案管理学》上海：上海大学出版社，2009.9

作者简介

蒋婷婷（1989-），女，上海，学士学位，档案管理，助理馆员，电子文件。