房地产开发企业档案管理的对策

梁宏

摘 要：随着现代经济的不断发展与城市化进程的加快，房地产开发企业也趋于饱和，成为市场经济的重要组成部分。房地产开发企业的档案实际就是该企业的相关活动的真实记录，在发展中，需要对档案进行分析与核实，从而确保其发展方向的正确性。然而，目前很多房地产开发企业都没有认识到档案管理的重要性，只是单纯的将其作为资料保存在某个地方或者某个系统，而且多数档案保存都基本等于封存。也就是，在日后的发展中，很少有企业再将档案提出，并且就其中的一些问题进行研究。这就使得很多房地产开发企业在发展中会犯同样的错误，影响企业的进步。本文针对房地产开发企业档案的特点与作用进行叙述，从而提高房地产开发企业对档案管理的重视度。并且，分析当前档案管理中存在的问题，提出针对性的解决方案。希望能够为我国房地产开发企业档案管理提供一定的帮助，实现档案利用的合理化与科学性，为房地产开发企业的长期发展做出贡献。

关键词：房地产开发；企业档案管理；对策

房地产开发产业随着我国城市化进程以及经济水平的提高逐渐繁荣，近两年已经成为国内的主要产业之一，对应的企业数量也不断增多。这就使得很多企业之间的竞争相对激烈化，各个企业为了保证自身的发展优势，必须要不断针对其以往的经营活动进行总结与创新，从而使得其制定的发展策略与经营活动符合长期的需求。作者以全国守合同重信用企业——上海三湘（集团）有限公司为例，上海三湘（集团）有限公司连续七届荣获上海市房地产开发企业50强企业，也就是说，其发展力较强，发展状况较好。但是，如果没有对其以往的规划与制度进行反省与创新，那么其日后的发展也相对受限。因此，该企业为了更好地实现自身的发展，将其以往的档案加以整合，并且提出对应的发展策略，取得了较好的成绩。但是，在其目前的档案管理过程中，还存在一定的问题，必须要通过对档案管理的分析，明确其当前存在的问题，进而实现其档案管理的有效性，为房地产开发企业的长期发展提供帮助。

1 房地产开发企业档案的特点

房地产开发企业档案其与一般企业档案具有共性，但是，由于主体的特殊化，其也具有一定的个性，主要表现如下：

1.1 动态性

一个房屋从建造到拆除，其时间跨度很大，长的数百上千年，短的也有数十年。在这个过程中，难免会存在所有权、使用权等变更，从而使得其一些义务也会有所变化。因此，房地产开发企业的档案相对于一般档案而言，其具有动态性，其必须要与对应的房屋变更状况相符合。

1.2 内容多

就目前来说，房地产档案多来源于房屋的建设、开发、管理、使用等方面，其各个环节都需要对应的文件来作为支撑，在完成后，为了更好地实现其管理，就会将其归档。也就形成了档案。

1.3 类型多

在房地产开发企业中，其很多文件都需要经过不同的主体来进行签收或者签发，这就使得其文件的类型相对丰富。

1.4 专业性

在房屋建筑的过程中，其涉及方面十分广泛，不同的内容其对工作人员的专业需求不同。例如：房屋建筑许可、设计图纸、预算项目编制等，不同的内容其涉及到的专业不同。在这种状况下，其档案的专业性也相对较强。

1.5 档案利用率较高

在房地产企业的计划制定与措施落实等多个方面，都需要以档案来进行参考。然而，传统的档案基本上当做记录，其不会过多的运用。档案利用率高是房地产开发企业档案的特有属性。

1.6 人员广泛

在该档案中其涉及主体多，自然人员相对广泛。

2 房地产开发企业档案的作用

就目前来说，房地产开发企业档案具有多重作用，其主要是由档案本身属性所决定。大致来说，其可以概括为如下几个方面。

2.1 凭证作用

所谓凭证也就是证据，在房地产企业的运行中，其存在着多种合同或者文件，这些对于其长期发展与存在，都具有十分重要的作用。而在档案的组成里，其就包含了这部分的内容，也就是说，这部分文件具有客观的证据作用与法律效力。如果在房地产企业日后的运行中，存在某些纠纷，这些档案就可以成为有利的证据。尤其是，在部分房地产开发企业的运行中，其与业主的纠纷可能性相对较大。再加上，很多业主其本身缺乏對应的证据基础，单纯的说辞又难以使之信服，这些档案的证据作用，就能够很好地解决问题，使得企业形象得到保障。

2.2 参考作用

档案不是单纯的信息收存，而是发展记录。其中包含了企业发展中的一些规章制度与发展方案。而在我国当前的房地产经营中，其为了实现自身的竞争力提高，在经营策略与发展计划的制定上，都必须要具有一定的创新性。如果没有对应的档案作为支撑，其计划的制定纯粹以当前形势或者以企业状况来进行，那么很有可能导致房地产开发企业所制定的计划重复。也就是此策略与以往的某些策略相似性过高。在市场环境下，其自然也就不再具备某种优势，从而导致其发展受限。或者，在某个问题上已经得到教训，但是因为档案的缺失，使得房地产开发企业没有重视这一问题，这就很容易导致问题的重复化。问题的重复发生，轻者影响企业效益，重者导致企业的稳定性存在问题。而档案能够有效地规避这一问题，从而使得其以往已经解决的事情不再出现或者企业对这类问题的防御能力较强。

2.3 文化作用

一个企业的形成与发展到最后都会逐渐演变成企业文化。上海三湘（集团）有限公司目前已经是地产+文化双引擎驱动的房地产企业，而在当前社会不断注重精神层面的建设时，企业发展也不应该单纯的注重其效益的获取，而应该相对注重企业文化建设。就目前来说，企业文化将会直接影响员工的工作积极性、归属感、创新性等多个方面，因此，必须要加以重视。然而，企业文化不是单纯的横幅标识，其需要通过长期的积累形成。从某个角度上来说，一个企业的文化必须要透过其各项制度、发展方向等来体现。而档案中包含的内容众多，无论是企业制度还是文件规章，都是企业文化的一个体现。故而，可以看出房地产开发企业的档案实际上也具有较强的文化作用，是企业文化内涵的实体化。

3 房地产开发企业档案管理的现状

由于人们对档案的认知，使得很多房地产开发企业都没有正确地认识到档案管理的重要性，从而使得其管理过程中，存在一定的缺失。

3.1 档案的封存

很多企业将房地产开发档案与一般的档案资料等同，在其档案管理中，只是单纯的收集并且储存。部分企业在不断的管理变更时，甚至还会将这部分档案直接封存起来，缺乏对档案的分析与利。

3.2 档案管理人员素质较低

在对档案的认知存在缺失的背景下，其自然不会对档案管理投入过多，很多企业都是单纯的以文员来对档案进行整理。而且，多数文员都缺乏对应的档案分析能力，其最多将档案加以分类和归档。在管理中，也没有意识到档案需要更新，从而使得很多档案的滞后性较强。

3.3 档案管理技术缺失

一提到档案，多数人员都将其等同于文件资料，在管理时，也不需要过于注重技术，只是单纯的整理与收集。然而，在现代社会发展的背景下，这样的档案管理行为，十分落后，其不仅扩大了档案管理的工作量，还降低了服务力。

3.4 档案管理与其他经营环节的断开

档案管理既可以当做是房地产开发企业运行的起点，也可以当做是房地产开发企业运行的终点。因此，在其经营过程中，必须要与档案管理保持一定的联系性，然而当前对于档案管理性质与重要性认知的缺失，直接导致其与其他环节的断开。

4 房地产开发企业档案管理的具体策略

4.1 保持档案管理部门与其他部门的联系

在档案管理的特点解析中，作者已经指出房地产档案管理具有动态性。因此，在整个管理过程中，必须要保证其信息的更新。就目前存在的缺失，作者认为，需要加强档案管理部门与其他部门的联系，从而使得其在经营策略的制定与实施，都可以以档案作为基础，并且实时录入，以为其资料的完备提供进一步保障。

4.2 提高档案管理人员的整体素质

在档案管理人员的选择上，不能单纯以其文件整理能力作为判断。一个合格的档案管理人员，还必须要具有对应的信息收集与更新能力、信息提取能力、信息辨别能力等，从而使得档案管理人员能够结合档案来对其企业发展中存在的一些问题加以总结。并且作用于决策环节。故而，档案管理人员也需要经过对应的培养，使之具有较高的素质。

4.3 创新档案管理手段

在现代化企业建设中，其各个环节都必须要引入现代化技术。档案管理其本身具有一定的复杂性，工作量庞大，且在企业的各个环节中，都可能会加以运用。如果以档案管理室的方式存在，其信息的服务力会相对减弱。而创新档案管理手段，以现代科学技术为基础，例如，创建企业档案系统，将各个阶段的档案以分类的方式加以錄入。如果部门存在需要，可以直接通过系统来获取，这样就能够有效地降低档案管理的工作量，提高其利用率。

4.4 扩大档案的内容

目前，很多房地产开发企业还没有将所有的信息纳入档案之中，从而使得档案的全面性有所限制，结合项目实际情况，初步制定一个全面详细的归档明细范本也是一个可行的方法。在实现档案管理的优化时，必须要针对这个问题加以解决。企业可以创设对应的档案管理部门，将其作为整个企业信息收集的场所，并且赋予其足够的权利，来对一些相对细微且没有纳入之中的内容加以收集和深化，以保证信息的完备性，使得企业在经营中，参考资料更为全面，企业文化更加丰富。

5 结束语

房地产开发企业档案对于其长期发展具有十分深刻的作用，如果单纯将其作为档案储存，那么其中蕴含的价值也就无法得到实现，同时，很多企业在实际管理上也会存在缺失。就目前来说，多数房地产开发企业都没有对其档案管理进行重视。反而沿用传统的管理方案，单纯的对其进行收集与储存，在档案中蕴含的一些信息也没有及时的反馈到管理层，这就使得其制定的发展策略缺少对应的参考咨询或者在某些纠纷的处理上，使得企业立于不利之地。面对该种状况，上海三湘（集团）有限公司作为一个大型的上市房地产开发企业，明确地认识到了档案管理的重要性，从而对其档案管理的现状进行分析，提出了优化策略，加强管理手段，使得其档案的作用得以发挥，解决通病，为其奠更牢固的基础，为其长期发展提供了保障。

参考文献

[1]周珺.关于房地产开发企业档案管理的对策[J].城建档案，2012，12：50-51.

[2]邹洁.浅谈房地产开发企业档案管理工作[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2010，06：136-138.

[3]杨莹.房地产开发类民营企业人力资源管理现状与对策研究[D].天津大学，2014.

[4]高萌.提高房地产开发企业档案管理的有效途径[J].办公室业务，2015，11：63.

[5]杜芳.房地产开发企业档案管理与利用浅议[J].城建档案，2015，08：47-48.

[6]赵慧.对房地产开发企业档案管理的几点思考[J].山东档案，2006，01：33-34.

[7]林鑫.房地产开发企业档案的管理[J].中国房地产，2013，11：52-54.

[8]杨芳.当今房地产开发企业的档案管理[J].城建档案，2009，12：46-47.

[9]钟洁颖.浅谈提高房地产开发企业档案管理的有效途径[J].办公室业务，2014，01：173-174.