试探档案整理外包风险及防范

马伟伟

摘 要：档案管理单位通过外包方式对档案进行管理，能够从一定程度上为单位节约成本，也有利于对档案业务进行整合，可促进档案资源优化配置。然而，在进行档案业务外包过程中，受部分主、客观因素影响，会产生一定风险。基于此，本文对档案整理外包风险进行了综合性阐述，并探讨了相关防范策略，以供参考。

关键词：档案整理；外包；风险防范

1 档案整理外包风险概述

从风险源来看，档案整理外包风险主要来源于两方面[1]：（1）单位自身。部分档案管理单位在进行外包时，未能够对档案进行严格、细致分类，导致将部分机密档案外包出去，很有可能产生机密信息泄露，产生严重的档案外包风险。同时，相关监督机制还存在一定缺失，有待完善。（2）市场及中介机构。部分中介机构业务专业水准并不高，且市场准入门槛相对较低。客观上来看，档案整理工作是一项专业性较强的工作，外包中介结构的专业能力不足，势必会影响到档案信息管理质量，进而产生一定的风险。整体上来看，我国档案整理外包市场尚处于发展阶段，市场管理机制还不够成熟，存在主观或客观上的因素会造成档案外包风险，这应该引起档案管理单位重视。

2 档案整理外包动因分析

档案管理单位之所以考虑将档案整理业务进行外包，主要是为了节省成本，提升档案信息利用率。部分档案管理单位业务量较大，档案数量愈来愈多，但档案工作人员增加幅度尚无法满足业务增长的需求。在这种情况下，档案管理效率及质量势必有所下降。但如果一味增加档案管理工作人员，又会让单位用人成本上升，甚至可能造成组织结构冗余，会对单位整体运营产生一定影响[2]。通过将部分档案整理业务外包，既能够节约用人成本，又能够提升档案管理效率。换句话说，档案业务外包是当前市场发展的必然需求，相关单位自然也要顺从外部环境变化及这种趋势，做出一定调整。另外，档案管理正从传统的纸质化模式逐渐转变为电子信息化模式。要實现档案管理信息化，必然需要投入一定量的软硬件设施。部分单位目前在档案信息化建设方面还存在一定缺陷，尚不能完全实现电子化档案管理。但部分专门的第三方档案中介机构已经具备了电子化档案管理能力。将档案业务外包于具备良好专业技术能力的中介机构，借助其成熟技术优势，有利于促进单位档案信息化建设，加快电子化档案进程。

3 档案整理外包风险因素分析

档案整理外包过程中，相关业务受部分因素影响，会产生一定风险，具体表现为以下几个方面[3]：（1）技术性风险。部分单位档案信息化建设步伐滞后，相关技术更新缓慢，会对档案中介机构产生依赖性，使得中介机构掌握主动权，容易出现档案外包费用逐步递增的风险。同时，中介机构与单位自身在档案整理业务理解方面会存在偏差，这种偏差可能会造成中介机构服务无法满足单位档案管理实际需求，让单位陷入被动局面。还有部分单位在与中介机构签署合同时，合同内容不够灵活或不合理。以设备维护为例，当单位与中介机构所签订的长期设备维护合同未到期，但单位存在设备更换刚需，外包业务必然会对档案技术更新、应用产生阻碍。（2）监管缺失。部分档案管理单位在进行档案整理外包时，缺乏良好的监管意识，将外包业务完全交给中介机构负责，监管工作执行力不足。档案中介机构在开展档案整理业务时，可能会采取自身独有的方式进行，但最终获得的效果可能无法完全满足单位档案管理要求，甚至可能会产生不必要的业务纠纷。同时，由于监管缺失，可能无法及时发现个别人员私扣档案、私自带档或档案丢失等情况，这显然会影响档案管理质量。（3）载体安全风险。一般性的文书档案在载体转换过程中，相对较为安全。但部分特殊门类档则容易出现载体安全风险。特别是部分载体经过转换后，要与其他信息系统对接。因此，需要提前对档案保存形式进行规范性转换，倘若转换过程中出现问题或未按照规范实施，则会导致档案后期不便利用，甚至不能利用。传统档案管理主要以卷为单位进行档案整理。如果要转换档案载体形式，则需要进行拆卷，可能会对部分年代久远的档案产生损害。

4 加强档案整理外包风险防范的相关举措

4.1 加强外包业务评估

在进行档案整理外包之前，要做好充足的准备工作。对于档案管理单位而言，档案整理外包风险是客观存在的，不可能完全避免。因此，单位需要对相关业务进行缜密的规划分析，充分评估其可行性，提前发现风险因素，并制定出风险控制预案。传统纸质档案具有唯一性特征，一旦出现损坏，很难再次复原。为了保证档案资料的安全性，单位内部需要成立专项评估小组，对风险来源、特征及风险产生条件等进详细分析[4]。首先，要制定一份可靠的财务分析书，其内容主要包括显性成本、隐性成本及预期回报。以此来判断档案整理业务适不适合外包，是否能够通过外包产出额外效益。其次，要结合单位档案管理实际情况制定出一份外包执行计划书。通过分类、分层次分析，判断哪些档案适合外包，哪些档案（如机密档案）不能进行外包处理。在确认外包内容时，要对相关风险因素进行分析，并编制风险管理预案。另外，要对档案中介机构资质进行核查，包括项目经验、人才素质、专业技能水平、设备水准等，对于不符合要求的机构一律排除。在合同审核、签订时，可聘请第三方专业人士对合同内容进行详细分析，避免承担不必要的法律风险。

4.2 实施全过程外包监管

单位将档案整理业务成功外包后，要重视相关监管工作，实现全过程监管。合同执行前，单位要与中介机构密切沟通，明确合同当中的具体项目、要求，并对任务的进行合理分配，将责任落实于人。外包服务实施过程中，要对合同执行情况进行严格监控。一方面，要对档案中介机构经营情况及采取状况进行密切关注，对其中介机构审计报告进行不定期抽查，对其业务能力、信息控制系统进行合理评估[5]。一旦发现问题，要及时采取应急措施，避免风险扩散。另一方面，要加强外包服务质量监督。单位需指派专人对中介机构合同条款履行情况进行定期检查，并出具相应的评价报告，及时反馈问题，并跟踪问题解决情况，做到防患于未然。

4.3 实现外包程序透明化

在档案整理外包过程中，档案管理单位要将外包程序公开化，并接受内部职工监督。当财务分析书拟定后，可通过集体讨论，对不合情理之处提出修改建议或意见。在保证外包服务质量的前提下，尽可能压缩成本。所制定的外包执行计划书交于第三方专业机构审阅，做出针对性的修改、完善。外包投标过程中，通过实地考察，对投标机构进行全方位了解，不要盲目地为了降低成本，而忽略了外包服务质量。单位内部还应该成立一个专门的招标部门来负责外包业务招标。通过多方调查、核实，避免暗箱操作。另外，单位要将外包业务信息及时公开，让内部员工了解档案管理动态，让基层职工也参与到监督当中。

5 结语

档案管理单位在进行档案整理外包时，必然会遇到一定风险。档案管理单位要清晰地认识到这一点，并采取一定策略来控制相关风险因素。通过加强外包业务评估、实施全过程外包监管、实现外包程序透明化来防范风险，以保证档案信息安全。

参考文献

[1]周亚.档案整理外包的风险与防范[J].四川档案，2012（05）：38-39.

[2]齐宗元.档案整理外包的风险与防范探讨[J].办公室业务，2013（09）：60.

[3]陈铁汉.档案外包整理的安全风险与对策分析[J].四川档案，2011（06）：27-28.

[4]罗文武.档案外包研究综述[J].兰台世界，2013（S6）：114-115.

[5]张博英.我国档案业务外包中的问题及对策[J].中国管理信息化，2014（22）：84-86.