档案保管的意义与任务

楚秀英

摘 要：档案的原始记录性质，赋予档案重要的价值，使档案成为国家的宝贵财富。同时也要看到档案是一种社会现象，它是一种物质。其中有—部分要长久保存下去，为子孙后代造福。

关键词：档案保管；意义；任务

由于物质是不断运动变化，虽然从整个宏观世界来说，物质是不灭的，但对具体的微观物质来说，它会不断变化乃至消失。从这个意义上来说，档案的寿命是有限的。档案寿命的长短与档案存藏环境与保护条件有极为密切的关系。凡是档案保管条件较好，储藏环境符合标准的，档案由量变到质变的过程就会慢一些，档案的寿命就合长一些，凡是档案保管条件较差，周围环境污染严重的，档案由量变到质变的过程就会快一些，因而档案的寿命就会短一些。档案由量变到质变的过程，一般情况下还是比较缓慢的，這种变化，有的在人的一生当中往往都觉察不出来，甚至要经过一、二代的时间。但是档案一旦变质损坏就比较难于抢救。所以要对档案变化的这种特点有足够的认识，努力延缓档案发生变化的时间，逐步改善档案的存藏环境与保管条件，是每一个档案工作者义不容辞的任务。

档案存藏环境是决定档案寿命的外部因素。而档案存藏环境主要不利因素是；空气的酸污染，不适当的温、湿度等。现代档案馆基本上集中在大、中城市，而城市环境污染，特别是二氧化硫这些酸性气体的产生，是现代化生产的副产品，它直接危害档案的寿命，档案的变化过程就要加快。相比之下，档案馆库建在空气较清洁的地区，档案的寿命就会延长，这个问题直到目前尚未被人们所重视。气候也是促成档案变化很重要的因素。常年低温、干燥，档案老化变质的过程就要缓慢一些，高温、潮湿，档案变化朗过程就要加快。

档案制成材料和书写材料的低劣，是档案质变的内部因素。耐久性较差的机制纸以及质量较差的墨水、油墨，常常使纸张加速老化、字迹加速扩散、褪色。内因是变化的根据，外因是变化的条件，外因通过内因而起作用。在较好的存贮档案环境中，保存制成材料较优的档案，是能够延续档案发生变化的，甚至—、二百年之内部完好无缺。

总之，档案工作的实践，提出了一个尖锐问题，一方面要求我们把档案长时期地保管下去，为维护党和国家历史真实面貌和四化建设服务，另一方面档案的“寿命”是有限的。为了要解决这个矛盾，档案工作者必须设法防止档案受到内外两种破坏因素的影响。采取积极措施，缓解各种因素对档案的破坏。

维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务。从一定意义上讲，维护档案的完整和安全，更是档案保管工作的中心任务。从实质上来讲，档案保管工作，也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。它的基本任务是：

（一）防治档案的损坏

了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取有的放矢的技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围之内。

（二）延长档案的寿命 、

档案保管工作任务不仅仅在于防治档案的自然损坏，而且还要从根本上采取积极的措施，改善档案的存藏条件，提高档案汤的修复技术。在采取档案修复技术时，既要考虑档案制成材料当前的状况能否改善，又要注意是否有利于档案制成材料寿命的长期耐久性。延长档案的寿命，既要考虑到当前工作的需要，又要适应档案管理现代化的要求。

（三）维护档案的安全

维护档案的安全，一方面是指档案作为一种物质存在的形态必须最大限度地使其安全存在下去；另—方面是指档案作为一种社会现象，要在整个社会中，不致因为保管的失当或条件的低劣而使档案丢失发生泄密，造成政治上的不良后果。

寻求科学的保管档案的技术方法，这是安全保管档案的关键所在。保护档案的技术方法很多，概括起来主要是两种：一种是如何预防档案文件损坏的问题。这里既有认为的，也有自然的因素。比如，防盗窃、防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉等等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏，其二，档案损坏之后，要进行处治：追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任等等。在“防。和“治”两方面，“防。是档案保密工作中的根本问题，是主导方面。从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无“病”先防，才是积极主动治本的办法。强调以防为主，并不等干预防就是—切，并不意味着“治”就不重要了。实践证明，对“治”不能有丝毫的疏忽、麻痹。抓好“治”，对“防”也有促进作用。防治之间具有相互促进、相辅相成的关系。

（二）加强重点、照顾一般

对于需要长久保管的档案，以及重要立档单位的档案，应该采取措施加以重点保护，使其既安全又延长寿命。中央级档案馆对党中央、国务院等首脑机关以及中央负责同志的档案，采取重点保护措施，使其在安全、保险的保管条件下，传给子孙后代。同肘，对一般性的档案保护条件也不能太差。在各方面情况允许的范围内，也要适当兼顾。

（三）自力更生、俭勤节约

要延长档案的寿命，必须具备一定的物质条件，要有一定的技术装备，对此必须予以足够的重视，给予必要的投资，这不仅为当前所需要，同时也为历史所需要。为了给子孙后代造福留存档案，各个历史时期都应该付出一些代价。当然，目前我国还是一个不太富裕的国家，在相当长的时期内，国家尚不可能满足档案工作，尤其是满足档案保管工作中所提出的一系列要求。有些要求可以在国家帮助下予以解决，有些要求则要依靠档案部门本身去解决，更要本着自力更生、勤俭节约的精神去解决。

（四）立足长远、保证当前

档案保管的目的是为了提供档案为党和国家所用。因此，不应片面地强调保护档案不考虑利用的方便；同时也不能只迁就一时利用方便不顾及档案的保护，而影响档案长远的利用。在实际工作中，保管和利用既有具体的矛盾，又有总的—致性。保管和利用的关系，实质上是当前利用与长远利用矛盾的统一。所以，保管工作的各项制度以至技术措施，既要立足长远利用的需要，又要保证当前利用的方便。

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