浅析文字秘书与档案管理的关系

刘长春

摘 要：伴随和我国信息化的快速发展，档案管理也出现了新的变化，文字秘书和档案管理往往存在密不可分的关系，本文针对文字秘书的特点进行了分析，随后介绍了文字秘书和档案管理的关系，供相关的秘书和档案管理人员参考。

关键词：文字秘书；档案管理；关系

1 前言

从古至今，秘书工作与档案工作都有着千丝万缕的联系，专家学者们也对秘书工作与档案工作的关系进行了很多深入的探究，理由充分，观点不一。安徽师范大学文学院石坷认为，秘书工作与档案工作是交叉关系。从秘书工作并不包含全部档案工作、档案工作并不完全独立于档案工作等方面，有力地论证了秘书工作与档案工作是交叉关系这一观点。

2 文字秘书和档案管理联系

2.1 起源

我国最早的公务文书汇编是《尚书》，其中有很多反映的是关于夏朝政治军事活动的公牍，而秘书工作中最主要的工作内容之一就是公文写作，另外，夏朝作为我国从原始社会到奴隶社会建立的第一个王朝，已经建立了相应的一定规模的国家机构。除了最高统治者夏王，他还设立了六卿以及其他一系列官职，分管各项事务。由此可见，早在夏朝时期就有草拟、撰写公文的“秘书”。档案工作的起源有多种说法，比如原始社会末期起源论、国家起源论等等。为了与秘书工作进行有效的比较，就从夏朝的档案工作说起。我们能知晓朝代更迭，世事变化都是通过先人留下来的典籍材料，可见先人早已有了档案意识。根据《吕氏春秋·先识》等书的记载，“夏太史令终古出其图法，执而泣之。夏桀迷惑，暴乱愈甚。太史令终古乃出奔如商。”这一段文字里叙述了秘书官员“终古”因不能忍受夏桀的暴掠荒淫，执迷不悟，取出“图法”哭泣不止，最后投奔商王。其中“图法”指的就是档案，可知夏朝已经有专门的官员“太史令”负责档案工作，记录夏王的言行举止以存档。

2.2 发展

在封建社会历史发展的过程中，封建国家制度一直处于不断产生、发展、成熟直至衰败的过程，秘书工作与档案工作也随之不断变化。从春秋战国至明清，越来越完善，官员之间职责分工也越来越详尽明确，有专门的秘书机构、秘书人员，对应的也有专门的档案机构和档案人员，秘书工作和档案工作已经慢慢走向了规范化、成熟化。从中国历史上第一个中央集权的封建王朝秦朝开始，就建立起了从中央到地方的多层次、宽领域的秘书机构，比如魏晋到宋代“三省制”的形成，“中书出令，门下审议，尚书执行”，其中中书省负责起草政令，是非常具有典型性的中央当局的秘书机构，负责文书处理工作。另有明朝的内阁、清朝的军机处等等，都是精干高效的秘书机构。有了这些规模化的秘书机构，必然有很多秘书人员从事相应的秘书工作，与当今的秘书人员的工作性质有类似之处，都是为上级领导提供辅助管理，处理日常事务。

3 文字秘书和档案管理区别

3.1 从工作内容上看

历史上的秘书工作与档案工作区别很大，秘书工作主要是谏言献策，辅助君王作出决策等，由于各朝代的秘书机构和秘书人员众多，每个秘书的主要职责肯定是不一样的。但是档案工作不同，不论朝代如何变化，档案工作的内容基本上都大同小异，主要是档案的专职人员先收集档案，再将重要档案分门别类地编录成册，日常保管档案注意暴晒、防霉，以及重要档案的存留和非重要档案的销毁等，职责明确清晰。

3.2 从工作性质上看

历史上的秘书工作与当今秘书工作性质有些区别，古代秘书工作主要是加强封建专制统治，以及限制过于膨胀而对皇帝有威胁性的权力，巩固统治者的权力和地位。档案工作的工作性质较为单纯，就是保存前朝或本朝的历史档案文献，为相关人员提供档案以便查阅利用。

3.3 从工作意义上看

历史上的秘书工作主要工作意义在于为皇帝服务，协助皇帝办理政务，加强皇帝的集权统治。而档案工作的意义极其深远，它不仅仅是为当时的皇帝或工作人员提供查考利用，更是为以后世世代代的人们了解历史做出了巨大的贡献。

4 当今秘书工作与档案工作究竟是什么关系

4.1 档案工作并未完全独立于秘书工作

一是从秘书工作与档案工作的工作内容来看。秘书的主要工作包括调查研究工作、信息加工工作、会务工作、文书工作以及其他日常工作。而档案工作的主要内容是档案收集工作、整理工作、鉴定工作、保管工作、统计工作、检索工作、利用服务工作、编研工作。以上工作内容的列举中，似乎秘书工作与档案工作的工作内容完全不同。但是仔细探究发现秘书的文书工作和档案收集工作之间是有依存关系的，秘书工作是档案形成的主体。档案的收集工作是档案馆、档案室业务工作的前提和起点，它收集的主要是办理完毕且具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。这些文件材料是秘书文书工作的内容。二是从秘书工作与档案工作的工作衔接来看。档案的移交是文书工作的终结，档案的接收是档案工作的起点。一方面说明如果没有秘书工作，档案工作就失去了意义，档案的意义在于提供档案形成机关查考利用，档案具有凭证作用和参考作用。长远来说档案是社會的宝贵财富，社会各方面工作的继续和开展都需要利用档案，社会价值突出。另一方面如果没有档案工作，必然会影响秘书工作的开展，秘书由于工作的需要，是档案的主要利用者，档案也是因为秘书的查考利用才体现出它的第一价值。没有档案工作，秘书为领导提供决策咨询时，就失去了信息来源，领导决策的科学性、正确性也随之削弱。档案也从侧面辅助了秘书人员的工作，提高了秘书的工作效率。

4.2 档案工作并未完全包含于秘书工作

一是从秘书工作与档案工作的工作内容来看。秘书工作的主要内容是为领导或机关提供辅助管理、综合服务，小型机关单位的秘书人员所承担的档案工作，只是秘书工作中的小部分，并不占据秘书工作的主要内容。档案工作的主要内容是对档案用科学的原则和方法进行管理，这种管理的过程并不属于秘书工作的范围之内。二是从秘书工作与档案工作的工作对象来看。秘书工作的工作对象是领导，直接为领导提供服务性工作，虽然秘书工作中的形成文件材料是档案的主要源泉，可是随着社会的进步和发展，如今档案的种类越来越丰富，除了文书档案，另有科技档案、会计档案、诉讼档案、病历档案等等。档案工作的工作对象有很多，比如纸质档案、音像档案、电子档案等等，两者的工作对象完全不同。三是从秘书工作与档案工作的工作原则来看。不管什么样的工作都具备相应的工作原则，秘书工作的工作原则是实事求是、同领导保持一致、追求工作效率，档案工作的工作原则是统一领导、分级管理、维护档案的完整与安全、便于保管和利用。随着时间不断推移，档案的数量日益庞杂，统一领导、分级管理可以提高档案系统的效率和质量。数量完整、实体安全、内容安全保障了档案的利用工作。档案工作并未完全包含于秘书工作，不论从哪一方面论证，两者之间也不存在包含与被包含的关系。

5 结束语

综上，秘书工作应先于档案工作，档案工作的主要对象是档案，而档案由机关工作中形成的各种文件材料转化而来，并不是档案机构自身编写制造。最后，秘书工作与档案工作无主次之分，两者各自的学科属于姊妹学科，相互亲密关联，却各有各存在的价值。

参考文献

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