浅论档案实体的安全问题

夏玉梅

摘 要：我国经济在不断的发展，在经济发展的过程中，我国的档案事业也得到了显著的发展，档案也越来越受到人们的关注。但是檔案实体还存在着安全问题，由于档案承载了一个国家的历史，也记载了个人的档案信息，因此必须要重视档案实体的安全问题。

关键词：档案实体；安全问题；解决措施

城市在不断的发展，社会在不断的进步，在城市发展的过程中，必须要重视档案管理。档案记录了人们的基本信息，已经成为了国家和个人发展中十分重要的组成部分，在这样的情况下，就必须要将档案实体的安全工作做好，对于存在的问题及时的解决，保证档案安全管理工作顺利进行。

1 档案实体安全的内容

档案实体安全主要就是指在档案管理的过程中，要重视档案的保管安全工作，主要就是利用现有的各种设备和条件，将档案的保密性和完整性工作做好，使档案在管理的过程当中不会出现被泄漏的现象。在科学技术不断发展的今天，有很多的人就会通过相关的科学技术手段来获取档案实体信息，这样档案实体信息就会出现泄漏的现象，对于国家的安全问题会产生不良的影响。在档案保管的过程中，必须要对档案进行整理和归类，根据档案的实际保管情况和相关的成分来将安全管理措施做好。档案安全的主要内容包括物质安全、机制安全、制度安全和技术安全，必须要将上述的这些档案实体安全工作做好，作为档案工作人员，一定要明确自身的责任意识和安全意识，尤其是对纸质档案，必须要重视保管和存放，保证档案实体的安全。

2 档案实体的安全问题

（一）人为损毁

档案的人为损毁主要是在人为破坏的影响下所导致的，可能是由于盗窃或者是相关的工作人员在借阅、包装、搬迁或者是整理的工作过程当中疏忽或者是粗心大意所导致的档案实体的损毁，这样就会导致档案资料出现缺失，使得档案实体出现安全问题，不利于档案价值的发挥，使档案管理工作受到了严重的限制。

（二）自然损毁

自然损毁主要包括两个方面，一个方面是内在因素，另外一个方面是外在因素。从内在因素来看，档案自身的寿命与档案的质量有着紧密的联系，也就是说档案在制成的过程当中，相关的制成材料所使用的材料质量和档案的安全有着重要的影响，会直接的影响到档案的使用寿命。而档案纸张所使用的材料，其耐久性的影响因素也较多，会受到相关环境的影响，这主要是因为纸张材料在制作的过程中，纸张纤维主要是由木质素、半纤维素和纤维素等相关的化学成分构成的，主要是呈现出一种纤维的状态，因此纸张材料在生产的过程当中，就会存在着较多的化学杂质，有些化学杂质是有害的，这样纸张在使用的过程中，当中就会出现变脆或者是发黄的问题，使档案材料出现损毁。

3 档案实体安全问题的解决措施

首先，档案实体在安全管理的过程当中，作为相关的管理人员，必须有着专业的安全管理知识，认识到档案安全的重要性，在这样的情况下，提高工作人员的思想意识，在相关的思想意识指导下来开展相关的工作，必须要不断的明确档案实体安全的意义，我国档案建设的过程中安全意识的重要性，档案事业对于我国的国家发展也是有着重要的作用的，因此作为档案管理部门，必须要重视档案实体的安全管理，解决档案实体存在的安全问题，不断的进行宣传教育工作，对于安全知识要进行不断的普及，组织档案工作人员来学习安全知识，使人们的安全管理意识上升到一个更高的层次，作为档案管理人员，在工作的过程当中，一定要有着较高的思想觉悟，这样才能够将档案的安全工作做好，在工作的过程当中真正的对待每一个环节，不会是档案出现损毁，充分的发挥档案的价值。

其次，档案实体的安全管理需要以相关的规章制度为首要发展前提，这样才能促进档案的安全。在新的社会发展形势下，档案管理工作具有了新的特点，因此就需要从这一特点出发，对原有的制度加以进一步完善，从档案的保管、利用以及保护等多方面进行具体的细化，建立起相应的管理制度，以此来认真执行对档案实体的安全管理。在当前的工作中，主要包括的档案实体安全管理制度有技术管理制度，应急救援管理制度以及重要档案的查阅制度等，都能在不同程度上保证档案的安全管理，让每一个环节都处在井然有序的状态下。另外在档案实体的安全管理过程中，安全检查监督工作也是十分有必要的，库房工作人员以及相关设备的全方位控制是降低安全隐患的首要前提。

再次，档案实体安全管理的过程中，只有保障经费方面的支持，才能做到有钱办事，档案安全才能进一步的落实下去。所以相关部门应该加强对档案管理单位的经费投入，将新设备以及新技术引入到档案的安全管理工作中，以此来促进档案管理质量以及相关水平的进一步提升，从综合能力方面也是具有积极的意义的。

最后，档案实体的安全管理不能单单的从治理入手，更重要的是需要加强预防方面的工作，将预防与治理有机的结合在一起才能起到事半功倍的作用。在预防的工作中，需要防止档案实体受到盗窃、对水电、火灾等情况也要做到及时有效的处理，确保档案实体的完整性，一旦出现丢失或者被破坏的现象，需要由相关负责人承担责任，并且在防尘以及消毒等方面也要积极的开展预防工作，真正的做到防治相结合。但是在两项工作中，还是应该以预防为重点。

要处理好不同标准之间的关系，即如何协调国际标准、国家标准和行业（地方）标准的关系。不能一味强调不同标准的差异性和优缺点，应优先采用使用范围较广的标准，尽量做到一步到位，形成符合档案行业实际情况的标准，促使档案安全工作统一化、标准化、规范化。

4 结论

总而言之，档案实体管理与国家的发展建设息息相关，要想进一步维护社会的安全与和谐，就需要重视起档案实体的安全管理工作，从预防入手，大力加强相关的防治工作，这样才能让我国的档案管理工作变得更加有效，希望在本文的论述下，能够为相关工作者带来一定的帮助。

参考文献

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