论档案信息化管理中纸质档案的重要性

韩丽秋

摘 要：随着计算机技术不断发展，各行业开始向着信息化方向转变，档案管理工作同样步入信息化。但与其他行业不同，档案作为记录人类以及社會活动经历的重要措施，在社会中占据重要地位，纸质档案是档案资料数据的载体，有多重表现形式，利用纸和笔进行记录，在漫长发展过程中充分体现其便利性。虽然信息化档案管理形式逐渐成为主流，但纸质档案的存在依然具有必要性，是电子档案的重要依据。因此在当代档案管理工作中要提高纸质档案管理重视程度，促进管理水平提升。本文针对档案信息化管理中纸质档案管理方式进行分析，阐述其重要性，为整体档案管理水平提升提供参考。

关键词：纸质档案；档案管理；信息化

科学技术的发展令档案管理方式发展转变，信息化管理模式逐渐普及，促进了档案管理工作的数字化，而信息化发展情形下纸质档案是否具有存在必要成为关注重点。在信息化发展过程中，电子档案的出现为档案管理水平提升提供了条件，使管理效率得到提升，与纸质档案相比占据空间资源小、易修改、存储传输便捷，占有明显应用优势。但事物发展具有两面性，经过长时间实践应用发现，正因为电子档案易于更改、修复的特性导致其数据真实性受到质疑，而网络技术的应用令档案信息安全性存在一定影响。因此电子档案不能完全代替纸质档案，为促进档案管理水平提升，保证档案数据安全性与真实性，需要提高纸质档案重视程度，促进纸质档案与电子档案二者同时进步，从而使档案管理效用得到充分发挥，档案信息化管理水平得到有效提升。

1 纸质档案

1.1 纸质档案概述

纸质档案是传统档案数据记录方式，应用纸作为档案载体，以笔为工具进行记录，使用文字或图表表达档案内容，从而形成档案以实现保存。档案建设是对社会发展过程中过去经验的总结并且为未来发展提供参考，是促进发展水平提升的重要措施。纸质档案应用时间较长，在我国经济建设水平提升与社会进步中起着重要作用。

1.2 纸质档案优势分析

（1）信息与载体间联系紧密。应用纸张进行信息记录，其信息与载体间统一性较强，能够保障信息具有原始性，是促进信息真实性、可靠性提升的重要方式。纸质档案信息存储具有可靠性，信息对介质具有较强依附性，载体与信息间联系极为紧密，不易对信息进行修改，因此保证了信息的稳定性与安全性。信息与载体间密不可分，令档案信息可靠度提升，依据所记载内容进行信息提取能够有效避免误差出现，实现档案信息的有效利用。

（2）充分表达了档案的原始凭证性。纸质档案的记录是对于历史发生时间的正式记录，是由文字直接形成的档案，所以可以更加准确客观的表达一个时间，更加容易让人信服，也更加容易使人们接受其内容。

（3）信息存储的介质耐久性较强。在纸质档案信息进行存储的时候，其可存储时间较长，不会轻易受到损伤，可以进行长时间的保存。只要在进行保管的过程中较少其化学反应发生条件，就可以很好地确保纸质档案的使用寿命。

1.3 纸质档案劣势分析

随着计算机技术的出现，电子档案出现在人们的视野，并且电子档案在行程上相较于纸质档案更加简单，所以也就导致纸质档案与电子档案想比较存在了一些劣势，主要如下：

（1）纸质档案的记录与整理需要更多的人力以及物力支持，在进行记录、归档以及装盒的时候都需要付出较多的时间，并且还需要许多人共同完成，同时还不能保证工作效率，造成了资源浪费。

（2）信息独占性较为明显，并不支持多人同时阅读，纸质档案在进行阅读或者借阅的时候，仅能供一人使用，所以就造成信息资源的利用率较低。

2 纸质档案在档案信息化管理中的重要性

2.1 纸质档案原始凭证可确保档案的真实性

档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题。纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。在档信息化管理过程中，因为真实性在电子档案中的难以确定性，对于那些比较重要的文件档案，若利用电子文档，就需要保存原始纸质档案来使其真实性和法律效力有可靠的保证。

2.2 纸质档案稳定性可确保档案信息安全性

因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

2.3 增强档案信息保存与利用价值的永久性

因为电子文件必须在光盘、磁盘等电子介质的虚拟空间中存储，就不可避免地被存储载体、技术条件和外部环境等因素影响，与纸质实体档案相比，有着比较低的保存和使用寿命。纸质档案安全保存产生威胁的环境，对电子档案存储载体和使用设施保管的要求更为苛刻。对纸质档案来说，为其提供冷热干湿条件适宜、远离自然灾害和人为盗取破坏等因素的环境，则其有着可以超过一千年以上的长期寿命。

3 发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的方法

3.1 促进档案管理人员观念的更新

长期以来，纸质档案都是档案管理人员的管理客体，档案管理人员已习惯于传统纸质档案的管理方式和方法。但是，由于纸质档案与电子档案共存是一个无法避免的发展趋势，这就要求档案管理人员面对现代档案管理信息化大趋势尽快使自己的思想观念实现从传统到现代的转变，以全面型档案管理人才的标准要求自己，与时代的要求合拍，科学管理电子档案。进一步强化自我创新能力，才能树立起现代档案管理人员的新形象。

3.2 完善档案管理标准与制度

档案信息化管理离不开与计算机技术的结合。数据的质量决定着档案信息的质量，合格的数据格式必须将相关的标准建立和完善。同时，还要推进新型档案信息载体存贮格式与转换标准、多媒体设备标准等项目。因此，必须将完善的档案管理标准与制度建立起来，进一步规范电子档案和纸质档案工作。

4 结语

档案信息化管理趋势明显，要求提高档案信息化管理水平，电子档案应用范围开始扩大。但在档案管理工作中，仍然不能忽视纸质档案管理工作，作为可靠性高、真实性好的传统档案记录方式，纸质档案仍然无法被电子档案完全取代。电子档案的出现促进了整体档案管理水平提升，但为了保证档案数据的充分发挥，提高档案应用真实性，需要重视纸质档案应用，在促进电子档案管理水平提升的同时也要不断发展纸质档案管理制度。

参考文献

[1]葛丽阳.浅谈纸质档案管理中的优缺点[J].办公室业务，2012（13）.

[2]苏迎春.浅谈电子档案的信息化管理[J].办公室业务，2012（13）.