关于基层巡察档案的几点思考

刘永春

摘 要 巡察是巡视工作向基层工作的延伸，对于基层是一项政治性强而又全新的工作，其任务性和艰巨性是不言而喻的，而巡察档案作为巡察工作中的重要一环，承载着巡察记录、巡察凭证、巡察成果等重要信息，是巡察工作的集中展现，分析和探索档案信息还可以研究巡察的规律并积累宝贵经验。集安市的巡察工作研究在2015年始便开始展开并通过全市的三轮巡察在巡察档案上积累了一定的经验，现就实际的工作做法和个人的一些思考，对巡察档案的工作进行探索，以便于为巡察档案工作的水平提高打下基础。

关键词 基层巡查；档案；思考

中图分类号 G3 文献标识码 A 文章编号 2095-6363（2017）12-0016-01

1 细致入微，把好档案收集关

1）要坚持“宁多勿漏”的原则。巡察工作刚刚起步不就，各项工作还未达到规范化、科学化和系统化的状态，因此在档案收集中要体现出一个“多”字，凡是认为有用的材料，不论其用处大小、是否真实，都收集起来，在巡察工作的一开始，便由巡察办工作人员草拟，根据巡察的要求和所有被巡察单位的具体情况制定档案收集通稿，并明确要求其中的收集材料为主要文件必须收集齐全，在巡察工作开始时，则根据被巡察单位的具体情况，决定其他需要收集的档案材料，要注意的是巡察工作涉及到多个方面，档案的收集要紧跟活动的步伐并及时跟踪，做到边活动边收集，这样才能做到不遗漏，巡察工作一开始档案的收集便要贯串始终。

2）要坚持“一应俱全”的原则，收集相关材料时，同时还要注重完整性，相应材料的缺失就难以将事物或活动的面貌整体的体现出来，影响档案质量的同时也使巡察档案失去了可信度。在收集过程当中常常会出现这样的情况，一份文件只有正文没有附件、相关的活动记录缺少影音图片，这些都会大大的使巡察效果受到影响，因此对明显不齐全的文件材料要及时向承办人直接进行收集，相应材料的承办人不应私自决定材料保存和销毁，万一发生错误将无法挽回，直接影响档案的完整性和

价值。

3）要坚持“精准无误”的原则，巡察档案的数据真实，文件材料清晰完整，才能真实的反映巡察工作的状态，为巡察工作的水平提升及巡察整改的落实提供可靠依据，因此，对所有归卷的文件材料都要进行甄别。在巡察工作当中，我们经常会发现有很多的文件材料，经常是一变再变，形成多个稿本，针对这些稿件在归卷时就应将其甄别清楚，将未执行的稿本剔出，以免若干年后归档时无法鉴别确定真假；有一些稿件则是没有日期、作者、印鉴的，这需要及时请承办人补齐；针对于对未执行的文件材料应加以说明，便于今后使用。要注意的是留存文件材料应为印刷清晰，保存较为完好的最终版本，巡察档案的核心在于利用，无法使用的档案只是一堆摆设的废纸。

2 科学规划，把档案好整理关

1）确定材料价值，精简档案内容。档案的甄别鉴定是一项“去粗取精”的工作，文件材料的鉴定过程中要始终把握首先那些档案应当妥善保存下来，其次才是那些档案没有保存价值需要销毁，否则就会造成不必要的损失造成档案缺失，影响其发挥作用。巡察工作人员要对每一份收集的材料进行客观评价，根据文件的凭证作用、参考作用、记录作用确定其价值大小，进而确定收集文件的留存。传统的观念一般要求档案以多为好，不管有用没用都要收集，其实这样的观念是有偏差的，根本的原因是忽视了档案的鉴定在档案管理工作中发挥的作用，巡察归档要精练，如果“一视同仁”的将所有文件保存下不利于档案的利用和科学化管理。同时，巡察工作每年都会形成成千上万卷材料，如果全部保存，日积月累，对于档案保存及保密造成不小的压力。收集材料的取舍，归档材料的浩繁与精炼，这些需要归档的工作人员有着高度的责任心与精通的业务知识，否则难以突破瓶颈，使巡察工作有所发展。

2）了解档案情况，编制合理方案。将凌乱、纷繁的档案进一步的条理化、系统化，使档案便于利用，需要归档的工作人员对整个巡察工作的环节及各环节产生的材料有大致的了解。巡察办除了存储自身档案的同时，还要储存巡察组提交上来的档案，采用的是两份档案分开管理的原则，巡察组的巡察归档一般按照一次巡察一归档，归档分卷的划分根据巡察工作的规范要求及工作的实际分成五个部分、若干个小类，每个部分代表一个巡察过程中的一个阶段，一个小类代表巡察过程当中的一项活动或者一个工作，使其涵盖整个巡察工作的内容，要注意的是在特别在类目的设置上留有新增的余地，针对巡察过程中产生的特殊环节单独设立一个分卷，巡察办的档案则采用一年一归档的原则，在档案当中划分科目，根据存储材料的内容和性质，分别归档，方法与一般的行政、事业单位相同。通过制定合理的方案，可以使巡察档案操作起来简便易掌握，检索利用起来方便快捷，达到了管理好这些专门档案的目的。

3 完善方法，把好档案管理关

1）纸质与电子档案的有机结合。随着科学技术的发展电子档案的出现早就已经不是什么新鲜事，相对于传统的纸质档案电子档案有着自己独特的优势，电子档案具备集字、图、声、影、像于一身，阅读方便成像直观、存储空间小、方便拷贝等特点，但是却存在依赖电子设备、文件资料易于篡改、存储介质难以保存、数据材料易于丢失等弊病而纸质材料则有着阅读直观、材料凭证度高不易修改、妥善保管便于存储等等优势，因此要想发挥巡察档案的作用就必须将二者有机结合可以达到相辅相成之功效。因此，在巡察档案的档案存储中电子档案与纸质档案缺一不可，如果只是做一般性的查阅和工作了解，只需要利用将纸质档案扫描制作的电子档案即可，不仅便于查阅，亦可多次查阅，保证了巡察档案的利用率，通过文件的检索还可以大大提升资料查找的效率。当需要提供凭证性的资料时，则需要提供纸质档案，用以确保材料的可信度。在巡察档案的管理上要扬长避短，充分发挥两种档案的优势，使巡察档案的效益最

大化。

2）建立健全巡察檔案管理体系。建立巡察档案的管理制度是一个长期的系统工程，因此，制度化、规范化、科学化是巡察档案工作未来的发展方向。建立巡察工作的长效机制，一是要重视档案的安全性，应加强对档案安全、保密工作的领导，建立并落实档案安全责任制，出现问题时落实责任，避免出现互相推诿的局面。二是要规范档案借用程序。根据实际情况，建设和完善档案的利用制度，对不同层次的档案利用人员规定不同的审批手续，使借用工作有章可循。三是落实档案日常管理工作，巡察档案工作和其它档案工作一样基本上处于业务边缘，在巡察工作中往往会出现档案意识薄弱，不重视档案日常管理的问题，要实行档案的定期检查制度，将档案纳入年度计划和目标考核中，使巡察档案管理常态化。最后，要加强巡察档案的资源配备，要配备基本的档案安全保管设施设备，完善档案库房的保管条件，增加档案管理人员，完善物质基础，并且对巡察档案管理人员加强巡察教育，普及业务及安全知识，为维护巡察档案做好保障。

3）提高巡察档案管理人员的素质。再好的体系也要由人来执行，靠制度也要靠人，巡察档案管理的落实，离不开档案人员的队伍建设，档案管理者对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。

高度重视巡察档案工作，就是对巡察工作的认真负责，巡察档案是认识巡察工作的一把钥匙，是体现巡察工作面貌的一面镜子，是铭记巡察成果及经验的一座丰碑，巡察档案看似普普通通，但当后人开启的的那一刻，阅读上面的点点滴滴便会回忆那些不辞辛苦、兢兢业业为国家巡察事业奉献，为祖国的建设添砖加瓦的人们，那又会是一个怎样的心路历程呢！将有价值传承下去才是永恒。