关于如何完善档案室日常管理工作的思考

李积敏

【摘要】随着计算机信息技术的发展，档案管理的數字化水平也在不断提高。在当今时代背景下，传统的档案管理已经不能适应时代发展的要求，当前中学档案管理存在很多问题。本文对中学档案室日常管理存在的问题进行研究，并提出相应的解决措施。

【关键词】档案管理 信息化 思考

【中图分类号】G76 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）25-0009-02

中学学校档案是学校在教学教研及学生管理等活动中所形成的，将其中有价值的文字、图像信息作为一种历史资料保存下来，为日后的教学提供参考，其内容主要包括信息的收集与整理，并做好相关的保管统计的工作。随着计算机技术的发展，人类进入信息时代，中学学校档案管理的方式和流程都发生了很大变化，变得更加专业，更加复杂，这对于中学学校档案管理来说，既是一种挑战，同时也是一种全新的发展机遇。

一、中学学校档案管理存在的不足

（一）人才匮乏

由于我国档案专业课程设置得比较晚，由此导致具有较强专业知识的档案管理人才比较少，中学学校在招聘档案管理人才时，很难招到专业的档案管理人才。也正因如此，目前各个中学学校的档案管理人才的业务能力参差不齐，普遍素质比较低，专业性不强。除此之外，中学学校在对档案管理人员的培训也比较少，缺乏针对性的专业指导以及实际工作能力的培训。

（二）相关制度体系不健全

目前中学学校的档案管理部门在日常管理上比较粗放，缺乏完善的管理体系，相关的管理制度也不健全，管理缺位现象严重。档案员在平时整理材料的过程中，对于材料审查不仔细，出现档案材料不真实的情况，尤其是学生档案造假现象严重，档案的真实性、可靠性受到很大影响。档案员对于材料的整理、分类的能力较差，很多时候更是主观上的忽略，导致档案管理混乱，很多重要的档案信息缺失，致使档案不完整。

（三）信息化水平低

随着互联网技术的不断发展，人类社会进入了信息化的阶段，各行各业对于档案信息的管理和归类也逐渐向信息化、数字化的方向发展。但是目前很多中学学校对于档案信息的管理仍然使用传统的纸质媒体的管理方式，数字化水平较低。纸质档案易遗失、损坏，且重复率较低，并且整理归纳起来需要大量的人力、物力、财力，然而通过建立电子档案的方式，对于档案的分门别类更加清晰，整理起来更加简洁方便，同时减少了纸张的使用以及人工的投入，节省了大量的人力、财力，并且电子档案整理囊括的信息量更大，更加全面。因此，使用电子档案代替纸质档案室时代发展的潮流。

二、完善档案管理的措施

（一）加强档案管理人才的培养

加强中学院校档案管理，最重要的是对于档案管理人才的培养。首先，高校应当重视对于档案管理人才的培养，为社会输送更多高素质、专业性比较强的档案管理人才。中学院校在招聘时，尽量选择拥有专业档案管理知识或者拥有与档案管理相关工作经验的人员，且以年轻成员为主，年纪比较大的工作人员对于电脑相关的知识比较陌生，而青少年对于电脑信息技术等先进科技接受能力比较快。其次，对于中学学校来说，加强对档案管理人员的专业知识的培训，尤其是对于没有相关工作经验或者没有接受过专业培训的人，同时还要加强档案管理人员的实践能力，将理论与社会实践相结合，不断提高自身的业务能力，掌握先进的档案管理方法，提高档案管理的质量。

（二）完善相关管理制度

为了提高档案管理的质量，就要完善相关的管理制度。如果没有健全的管理制度，必然造成管理混乱。建立权责明确的赏罚体系，将责任细化，具体落实到每个人身上，与此同时建立员工考核制度，提高员工的责任心，避免工作人员发生渎职行为，强化档案材料收集管理和及时移交归档的力度。在选拔人才的过程中，竞争上岗，择优录取，选择优秀的高素质人才。最后，建立完善的经费管理制度，保证档案管理经费的合理利用。

（三）提高信息化水平

随着电子信息技术的不断发展，给人们的生活与工作带来了颠覆性的改变，传统的采用纸媒的管理方式必然被新兴起的电子信息技术所淘汰。通过使用电子信息技术，建立数字化电子档案信息库，提高服务的质量和水平。使用电子信息技术能够有效降低工作强度，减少人员的投入，并且通过电子信息技术可以有效的解决一些重复、大批量且有规律的数据与信息管理工作，同时还能够提高信息管理的正确率和及时性，同时还能节省了档案管理的空间。

结论：总而言之，随着电子信息技术的不断发展，档案管理进入信息化阶段，传统的管理方式已经不能满足时代发展的需求。档案管理方式发生改变，工作模式与工作流程也相应的发生了改变。中学学校应建立健全管理体系，制度相关的管理制度，加强人事管理，并且不断加强档案管理人员的培训工作，提高档案管理人员的业务水平，并且不断提高档案的信息化水平，提高管理的质量和效率。

参考文献：

[1]张琼.新时代背景下如何完善中学学校档案管理工作[J].办公室业务，2013（15）：172-172.

[2]窦晓光.努力建设具有中国特色的档案管理体制——转型期的档案管理体制改革研究之二[J].档案学通讯，2006（1）.

[3]苍永灵，韩梅，鹿雨.谈化工企业档案管理与电子信息技术的应用[J].内蒙古石油化工，2011（22）.