档案安全管理策略探究

杨士成

摘 要：本文就主要从档案安全管理存在的问题这一方面入手进行探究，在此基础上提出了相应的档案安全管理策略，以更好的保障档案的安全，使得档案可以得到更为合理的利用和保存。希望通过本文的探究，能够为相关的人员提供一定的借鉴和参考。

关键词：档案；安全管理；策略；问题

档案对于社会的发展有着重要的影响作用，就我国目前的档案管理来说，其在安全方面存在着很多的问题，这些问题的存在，严重影响到档案的完整性，使得档案无法得到充分的利用。为了解决这些问题，就需要采取合理的策略来加强档案的安全管理力度，使得档案可以更好的得到利用，以更为扎实的推动社会的进步。下面本文就主要针对档案安全管理策略进行深入的探究。

1 档案安全管理策略分析

1.1 提高档案安全意识和档案设施建设

档案安全是档案工作的重中之重，确保档案安全是档案工作者的天职。档案工作者应警钟长鸣，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止松懈、侥幸心理，应十分重视档案安全工作，实行安全领导负责制，建立完善档案管理负责制，明确各项职责，将档案工作落到实位，保障档案安全工作的顺利开展，确保档案安全万无一失。随着社会的发展进步，要不断提高档案管理的科技化、信息化水平。

各单位应高度重视档案管理工作，将计算机运用于档案整理工作，配备完善电子文件档案管理系统、计算机、软件等工具，设立信息系统的防火墙、密码访问控制，建立备份与恢复系统，落实专人负责，做到规范操作，有序利用。不断完善档案信息系统安全管理制度，确保档案信息系统安全。

1.2 严格落实管理制度

为做好档案管理工作，需要职工经常学习档案管理基本知识，充分认识档案工作的重要性。大力开展宣传工作，提高档案意识，让大家了解档案工作，树立安全观念。扩大档案征集渠道，开展档案征集工作。档案管理工作要建立在平时的认真、仔细、及时的基础上，在日常工作中，要随时进行整理、分类、归档，做到规范化管理。保密监管人员要履行职责，定期对单位的文件进行保密检查，特别是节前的保密检查，要形成一种制度，发现问题及时纠正，把保密隐患消灭在萌芽时期，确保文件的安全。

2 档案安全管理应急预案构建

要想使得档案能够得到更加安全的管理，就需要相关的单位能够构建相应的应急队伍，依据该队伍来对出现的突发现象进行解决，在应急队伍中，要配备相应的管理人员、操作人员以及安保人员等各个技术性的人才。

2.1 执行应急救援，提高救援质量

在出现突发事件的时候，要第一时间进行警报，所构建的应急队伍在接受到警报后，能够准确的判定突发事件出现的位置，然后准备好相关的应急设备，在相关领导人员的指挥下，第一时间赶赴事件现场进行救援，将档案进行快速的轉移，并对相关的设备进行抢修等。在对档案进行转移的过程中，需要建立一个临时的档案存放地点，保障该地点的安全性，这样就能够保障档案的安全性。针对已经出现损坏和损伤的设备来说，要进行及时的修理并进行后期的维护。

要想使得应急人员可以在突发事件中充分的发挥出其应有的作用，就需要定期为应急人员进行培训和进行安全演练，使得应急人员无论是在应变能力上还是在体能上均能够得到良好的提升。在应急救援上，要制定出具体的救援方案和目标，建立应急机制，依据该机制来进行应急救援控制和协调，在发生突发事件的时候，可以第一时间接受到警报，应急小组会以最快的速度进行应急校对，并赶赴现场。在应急救援工作中，要根据相关的传输数据进行事故严重程度的判定，并启动相应的应急程序，这样就可以依据相应的方案来进行档案的救援工作，以确保救援的质量。

2.2 严格考核目标与激励机制相结合

构建相应的岗位责任制度，将责任切实的落实到实处，明确各个人员的责任和职能，使得档案救援工作可以顺利的开展。应急小组人员需要针对出现的档案安全事故原因进行调查，做出正确的判断，并将这一事故出现的原因进行总结，作为经验教训进行吸取，在事后提出相应的应对措施和方案，上交给上级部门，由上级部门尽快落实，这样就可以有效的防止同类事件的再次发生，以保障档案能够得到安全的管理。

预案中要求对发生的各种突发事件，未得到应急领导小组和上级主管部门的许可，任何人和任何机构不得向外发布有关信息。

在发生突发事件时，确保重要档案的安全。把安全工作的重点从事后处理转到事前防范上来，树立预防重于抢险的思想，只要通过努力把档案完整抢救应奖罚分明，真正做到按劳取酬的分配原则。

2.3 采用现代的档案管理方法

办公大楼、档案库房应有明显的禁止标志和消防安全通道标志。在档案库房及办公场所的重要部位应放置足够的灭火器，定期检查更换，保持有效。档案管理人员进行使用培训，做到人人都会使用灭火器。档案库房应当专人保管，非档案室管理人员不得出入库房。库房内严禁吸烟或使用明火，严禁存放易燃易爆物品。库房均配备钥匙两套，一套由库房管理人员使用，一套由单位领导保管以备用。提倡现代档案信息的异地存储备份，重要档案还应准备复印件，避免造成无法挽回的损失。档案馆值班人员做好值班安全记录。每天下班前，检查库房门窗、电源的关闭情况，杜绝一切安全隐患。

3 数字档案的安全性问题

3.1 数字信息档案形成过程中存在的安全问题

数字信息档案生成、存储、传输和接受利用全过程最基本环节是计算机的硬件、软件、输出输入设备及其主要反馈系统，其任何一部分的安全问题都会给数字信息档案的完整性、真实性造成严重影响。另外，一些自然因素（如风、雪、雷电、霉菌侵蚀、化学反应等）、内部因素（如电脑杀手、黑客入侵、病毒感染等）以及其他一些技术问题，也会对数字信息档案的形成造成破坏。

3.2 数字信息档案存储环境存在的安全问题

数字档案信息的存储是网络分布的，但只能实现逻辑上的归档，一旦网络遭到破坏，数字信息档案就可能永远丢失。同时，数字化的生成、传递、识别对设备更新、数字编码技术、硬件、软件等存在很大的依赖性，由于计算机软硬件技术更新速度很快，在这样的情况下就会给数字档案的长久储存、保管和识别造成很大的影响。

结束语

通过本文的分析可以充分的了解到，目前的档案安全问题已经影响到了档案的利用率，使得档案无法得到更为充分的利用，阻碍了社会的发展和进步。而为了解决这些问题，相关的人员采取了相应的应对策略，不断的加强档案安全管理的力度，构建相应的应急机制，制定出绩效考核标准，合理的应用各种先进的档案管理办法，在充分考虑到数字档案安全性的基础上，来确保档案管理的整体安全形，这样就能够使得档案可以被充分的利用，以更好的推动社会的发展。

参考文献

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