浅析卫生计生监督档案管理

赵红新

摘要：档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势，实现档案管理现代化，是档案事业生存和发展的内在要求，也是摆在全体档案管理人员面前的紧迫的课题。卫生计生监督档案具有內容系统、形式多样等特点，在卫生计生监督工作管理中具有重要作用。因此，遵循档案管理原则，明确档案管理理念和目标，提升档案管理的现状，加强档案管理的措施，才能为卫生计生监督工作的持续性发展保驾护航。

关键词：卫生计生；档案管理；监督档案；管理

一、档案的现代化管理概念

档案现代化管理就是运用现代化的信息技术和科学理念，对目前我国档案进行有效的管理保存，使得工作效率成倍提高，继而减少人力、物力的投入，获得更高的经济效益。档案的现代化管理一般包含三个含义：在档案的管理中使用现代信息技术；使档案管理人员掌握了解现代信息技术；制定建立现代信息技术档案管理体系。目前电子信息技术仍然飞速发展，大数据、云技术的应用更使得数据的传输储存变得更加高效方便，电子信息档案的管理之路已逐渐开始，传统的人工、手工管理模式逐步被代替，现代化科技的应用使得档案的管理更加高效、准确、方便，极大的促进档案的现代化管理发展，同时档案的现代化管理发展也会对国民经济、人民生活水平的提高产生相应助力。

二、档案的现代化建设原则

卫生计生监督档案建设的原则主要包括质、真、全三方面，具体表现在：所谓质、真、全就是质量控制、真实性控制和全程控制的简称。首先，质量控制是指相关的档案管理部门要对成为卫生计生监督档案的文件在规格、内容设计等方面提出相应的要求、标准，一定要运用科学管理方法，将大量的信息资料予以全面性的系统收集、整理、登记与编制，从而有效地控制卫生计生监督档案的质量。其次，档案管理的真实性控制，是指我们在进行管理过程中一定要注重真实性的控制，尤其是构建相关的归档制度和质量检查制度，从而实现卫生计生监督档案的有效监督与控制。最后，全程控制就是指在管理的过程中应将卫生计生监督档案文件的鉴定、整理、归档及卫生计生监督档案的各环节中的业务进行统一设计，统一资源的配置，并成立相应的监控小组以实现整体优化的管理目标。

三、档案的现代化管理目的

档案管理需要达到的目标、标准。一是需要档案管理相关人员管理保存好各种各样的实体档案资料，以达到最长时间限度保存实体档案，保证档案的完整性、准确性、安全性。二是逐步加深档案的现代化管理即信息化管理档案的技术和实际发展，以便更好地为现代化国民经济的发展和人民生活水平的提高做出贡献。从而一步一步地开展实现档案管理的文字搜索、运用多媒体信息技术对档案的资料和数据信息进行传输、运用电子技术数据库对档案资料进行储存、不同的档案馆资料需要互相交换更新，以进一步实现网络档案信息资料的共享，建立一个大型的信息现代化档案管理体系。

四、卫生计生监督档案管理的现状

（一）重视程度不够。目前，卫生计生监督部门对与档案管理有关的信息化制度建设还未展开，尤其是对电子档案的规章制度制定几近为空。因此，卫生计生监督档案所需要的相关配套设施和环境，如数字化网络、档案存储与档案数字化等硬件设备都需要大量的资金投入，因重视程度不够，卫生计生监督部门档案信息化建设存在制度建设不完善、资金投入不充足的问题。

（二）档案管理软件落后。目前，卫生计生监督部门所使用的档案管理软件几乎都是各行业的通用版本，并没有针对卫生计生监督业务的特点进行优化、研发，导致很多软件提供的功能用不上，同时又有很多业务档案所需要用到的功能软件不提供，而且相关的业务档案还需要档案管理人员进行专门的整理归档，造成了极大的人力、财力的浪费。

（三）人员素质较低。从目前各级卫生计生的档案管理人员队伍来看，无论是工作能力还是思想意识，都较为滞后。多数管理人员缺乏对计算机有关软件和系统的熟练操作，容易导致档案出现安全问题；而档案管理专业人员缺乏对卫生计生监督等方面的专业知识了解，在对档案进行收集分档和整理时，往往不能快速准确的进行专业数据处理，缺乏“全才”直接影响到卫生计生档案信息化管理的效率和效果。

五、加强卫生计生监督档案管理的具体措施

（一）注重卫生计生监督档案的组织建设。卫生计生监督的档案应集中统一管理，建立主要领导负总责、分管领导负全责，专职人中负直接责任的制度。成立由2名专职档案管理人员负责，各职能部门1名作为兼职档案管理人员，为具体责任人，配合专职档案管理人员的管理工作模式。卫生计生监督管档案管理人员每年召开例会，对存在的问题提出解决的办法，汇总本年度档案归档情况。同时还积极争取上级部门领导支持，邀请上级主管部门的专业人员到档案室进行工作指导，并将档案管理纳入了卫生计生监督综合目标管理考核中，使卫生计生监督档案管理工作人人都重视、层层抓落实、件件有保障。

（二）落实安全管理制度，强化档案管理安全技术。解决档案管理的安全问题必须从安全管理制度这方面加强档案管理人员的培训，并从落实责任制根本入手，坚持赏罚分明原则，对于系统安全运作，可以实施双人负责原则或最大权限原则外，还应该对各类卫生计生文件进行按级别划分，对机密档案可以实施物理隔离、与外网隔绝，对网络档案或内部传输档案，加强对密钥的管理，对有关系统的运行实行跟踪制度，自动生成系统日志。最后，还应重视各类系统软件的日常维护和病毒防范。

（三）加强卫生计生档案管理人员培养，引进复合型人才。档案信息管理人员的道德水平和专业素养的高低对卫生计生监督档案信息化工作有着重要的影响。因此，引进、培养高素质的档案管理专业人员是当务之急。针对拥有卫生计生专业知识背景，但缺乏计算机有关技术的档案管理人员，通过开展定时系统培训的方法提高其操作能力；对拥有档案管理能力及计算机能力的人员来说，可以通过卫生计生监督部门举办的知识讲座、学术讨论等科研活动，增加卫生计生监督的法律法规知识，同时经常性的与各业务部门进行交流沟通。此外，加大对具有专业化背景及具有信息技术人才的引进，也是卫生计生监督档案信息化人才建设的重要渠道。

（四）注重管理，加强卫生计生档案的开发利用。服务是工作的主题，做好服务工作始终是卫生计生监督档案管理部门的宗旨。档案管理，为卫生计生监督的建设和发展提供了信息支持，这样才能显示档案的重要价值和实际意义。因此，加强卫生计生监督档案的开发利用，是目前档案工作的重点和根本。因此，必须在今后的工作中，加强卫生计生监督档案管理的工作，最大限度地发挥档案信息资源的作用，有效促进卫生计生监督管理水平全面提高，牢固树立管理就是服务的意识，确保卫生计生监督工作的可持续发展。

总之，卫生计生监督档案管理的主要目的是为卫生计生监督工作服务，随着国家的各项卫生计生事业的体制改革，卫生计生监督管理工作者必须与时俱进，不断创新档案现代化管理新模式，做好档案管理工作，不仅需要档案工作者严谨、科学的工作精神，也需要单位领导、职能部门和广大职工的大力支持，使档案的信息尽可能客观、真实、系统、全面，使其发挥最大化的利用效力。

参考文献

[1]罗金莉.档案信息化建设的问题及对策研究[J].兰台世界.2016.08

[2]张晋川.对大型医院档案信息数字化建设的几点思考[J].档案天地，2015，（02）