智慧型档案软件在基层档案室的开发与利用探讨

张素霞

摘要：基层档案室是用于存放各机关单位内部所有档案的地方，它也是档案信息收藏量最多，最基层的业务机构。随着智慧城市的发展，推动了基层档案室进行智慧型档案软件的开发与利用，抓住时代的机遇，更好的促进基层档案室的高效管理。本文就通过对基层档案室中进行智慧型档案软件开发与利用的重要性进行详细的分析，进而浅谈一些自己的看法，提出智慧型档案软件在基层档案室中开发与利用的具体措施，从而推动基层档案室中技术发展。

关键词：档案软件；基层档案室；开发与利用；重要性

随着科学技术的日新月异，信息化时代的高速发展，档案形态的多远化，就需要层档案室中进行智慧型档案的管理，使基层档案室中的档案管理功能进一步提高，保存历史，传承未来以及服务社会等功能，逐渐形成智慧型的功能。使基层档案室中更方便更有效地进行档案信息管理。接下来就层层深入，对智慧型档案软件在基层档案室中的开发与利用进行详细地探讨。

一、基层档案室中进行智慧型档案软件开发与利用的重要性

所谓档案是记录重要信息的，一方面是凭证作用，另一方面是参考作用。而基层档案室就相当于机关工作的助手，为机关管理以及机关职能活动提供必要的档案信息支持，并且基层档案室保存的档案数量很多，就需要进行智慧型档案软件开发，为基层档案室更好地服务。因此，基层档案室中进行智慧型档案软件开发与利用的重要性，主要有以下几个方面：

（一）有利于为工作人员提供便捷性的管理

智慧型档案软件是通过对物联网、云计算以及各类网络服务平台等技术的应用，形成有规律的模式，将每一类的档案文件在智慧型档案软件上进行实名制的安排，接下来基层档案室中的工作人员就只要掌握对智慧型档案软件的使用，就可以随时随地对基层档案室中的所有档案进行有效地管理，工作人员在进行档案整理的时候就不需要到处去翻看档案信息的标注，就可以通过对智慧型档案软件的使用，进行相应的管理。因此，智慧型档案软件的开发与利用，有利于基层档案室中的工作人员对所有档案进行便捷性的管理。

（二）有利于加强重要档案的信息安全密度

基层档案室是保存机关档案信息的地方，其中有些档案对其有着非常重要的作用，不仅影响着机关单位的发展，还直接关系着机关人员的个人信息。而智慧型档案软件就可以为基层档案室中的所有档案进行密码保护，即使有些档案信息有所损坏，这个智慧型档案软件可以根据其相关条件进行大致地恢复，并且当档案被遗失的时候，也可以通过智慧型档案软件进行定位追踪，就算被他人捡到，在这个软件上设置了相关的密码，他人也无法打开来看。因此，智慧型档案软件在基层档案室中的开发与利用，就有利于加强档案信息的安全力度，保护基层档案室中的一些重要档案信息。

（三）有利于推进基层档案室的持续发展

基层档案室对于其机关单位最基层却又重要的业务机构，就企业单位而言，基层档案室是用于保存他们众多的档案文件，其中记录其各项活动的重要内容，也是企业重要的信息资源和知识资产，所以，档案资源与其他的能源、材料、技术以及人才等处于相同的重要地位。基层档案室中的档案资料能否实现妥善保存和完整收录，将关系到企业生产管理、权益保障以及技术研发等相关活动能否顺利进行。因此，智慧型档案软件在基层档案室中的开发与利用，将有利于推进基层档案室的持续发展。

二、智慧型檔案软件在基层档案室开发与利用的具体措施

随着智慧城市的快速发展，许多事物都朝着智慧化方面转变，作为在机关单位中非常重要的组成部分，基层档案室也在进行智慧型的转化，进行智慧型档案软件的开发与利用。其实智慧型档案软件和现如今其他APP的使用方式大体上相似，智慧型档案软件的开发是基于物联网、云计算以及自动控制等新技术构建的一个使用软件，它不仅可以管理基层档案室中多元化档案资源，并且具有感知与处置档案信息的超强能力，还对基层档案室中的所有档案进行有效的管理。接下来就对智慧型档案软件在基层档案室中开发与利用的具体措施进行详细探讨，主要从以下几个方面入手：

（一）形成档案资源多元化归类，使基层档案室“智慧”起来

智慧型档案软件是在数字档案的基础上进行的创新，它是通过各类采集终端和各种有线以及无线宽带网络技术进行高效率的整理，智慧型档案软件可以在网络的连接下，随时可以获取基层档案室中自己所需要的档案信息，不仅可以在电脑上运用智慧型档案软件，也可以在手机下载这个APP，随时随地，只要有需要就可以这个智慧型档案软件上进行搜索，不仅可以提供电子版，还可以直接告诉你所需档案的具体信息。进行智慧型档案软件的开发，首先要利用“大数据”技术进行档案资源的多元化归类，进而使基层档案室中所有档案进行智慧型管理。

（二）建立档案智慧管理、服务以及保护监督平台，加强档案的“智慧型”管理

对于基层档案室而言，它的工作任务不仅要保管好其中的档案资料，还要进行相应的管理、服务以及监督等工作，以此来保证基层档案室中的档案文件完好无损。智慧型档案软件的开发与利用，对基层档案室来说，简直就是一个“三用合一”的档案管理工具，在智慧型档案软件中建立档案智慧管理、服务以及保护监督平台，在这个软件平台中对基层档案室中的所有档案资料进行对应的管理，并且可以在手机APP中进行有效的档案保护。

建设智慧型档案软件，对基层档案室中的档案文件进行网格化的管理，建立一个完整的软件监督指导体系，并且对基层档案室中的档案文件实现档案归档及时指导、档案质量智能化监控、档案业务知识支持服务以及档案管理模型的智能化构建，完善在线档案业务监督指导模式，提升监管效能。因此，智慧型档案软件在基层档案室中的开发与利用，可以在智慧型档案软件中建立档案智慧管理、服务以及保护监督平台，加强基层档案室中的“智慧型”管理。

结论：

总而言之，智慧型档案软件的开发与利用是信息革命发展的必然产物，它的开发与利用对于基层档案室起着非常重要的作用，不仅为基层档案室提供便捷的管理，还为其中的档案信息进行了高密度的安全保障，给档案信息提供更智慧的手段。档案是记录相关人员相关活动的信息载体，而进行智慧型档案软件的开发与利用，更好效地进行档案的集中收集以及保管等工作，进一步推动基层档案室的全面发展。

参考文献：

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[2]吴薇.面向智慧时代的档案信息公共服务方式研究[A].创新：档案于文化强国建设-2014年全国档案工作者年会优秀论文集[C].2014：15-20.