浅议行政事业单位网上报销

刘辰晨

摘要：网络信息技术的飞速发展使得行政事业单位的报销模式由传统模式向信息化趋势发展。相对于传统模式的审批效率低下等弊端，网上报销能够有效完善内部控制，切实提高工作效率，有效改变财务管理理念。同时，文章针对网上报销系统运行所面临的诸多挑战提出了几点建议，为进一步完善行政事业单位财务信息化提供参考。

关键词：行政事业单位 传统模式 网上报销

为全面推进行政事业单位内部控制建设，规范行政事业单位内部经济和业务活动，提高内部控制的针对性和有效性，财政部发布了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会[2015]24号），对健全内部控制体系，加强内部权力制衡，有效控制财务风险提出了更高的要求。同时，随着计算机信息处理技术的飞速发展，使得行政事业单位的报销模式由传统模式向信息化趋势发展。传统的报销模式效率低下，费用控制管理滞后，已无法适应当前工作的需要，而网上报销模式能够提升工作效率，完善内部控制体系，符合更加长远的发展需要。

一、传统报销模式的弊端

传统的报销模式以纸质版报销单为介质，职工在费用发生之后，需要填写各类纸质版报销单，随后请业务分管领导以及财务分管领导签批，最后将报销单移交财务部门进行报销。这种传统的报销模式存在以下几点弊端：

（一）业务审批效率低下。在传统报销模式下，业务人员需要手工填写报销单之后找各级领导签字审批，当领导外出工作时，报销业务就得不到及时处理，影响报销进度，过多占用工作时间，而有效工作时间的浪费将直接导致行政事业单位组织运营成本的增加。

（二）财务审核效率低下。报销人员将大量报销单据送到财务部门以后，财务人员既要审核业务审批流程是否合理，又要审核原始凭证，复核各项金额，过多地忙碌于机械检查复核，弱化了财务分析、内部控制等管理工作，不利于财务管理水平的提高。

（三）无法有效落实内部控制。在传统报销模式下，报销流程无法固化，报销人员如不熟悉流程，很可能导致报销审批流程不符合内控规定，而财务人员机械化的工作，也可能导致报销流程出现错误，继而出现遗漏审批、越级审批等现象，无法有效落实内部控制。

二、网上报销模式的特点与优势

（一）网上报销模式的特点。网上报销通过线上单据填写、线上业务审批、线上财务审核，形成了一套跨部门开放式的财务管理流程。在此模式下，报销人员可以在任意时间任意地点提交报销申请，并以附件形式上传相关原始凭证，相关审批领导可在任意时间任意地点以数字签名的方式进行业务审批，财务人员在审核相关原始凭证及报销金额后，点击生成报销单据。作为对传统报销模式的创新与探索，具有以下几点鲜明的特征：

1.报销流程的可视性。每一位报销人员均可在提交报销流程后，在任意时间登陆网上报销系统，实时查看待办的报销事项在整个报销流程过程中的状态，例如：报销流程已经完成了哪几个环节，目前在哪个环节等待审批，接下来还需要经过几个环节的流转等。各业务分管领导及财务分管领导可以实时查看报销人员上传的原始凭证，并通过待办事项了解还有哪些流程及事项需要审批。

2.报销流程的可关联性。在网上报销系统中，单一的报销流程可以与事先完成的审批流程或其他报销流程相互关联。通过科学地设定审批流程、审批权限、预算额度等关键内控节点，规范了审批流程的流转程序及审批权限，固化了预算数据的使用范围及使用额度，使得每一个报销流程都“事先审批，有章可循”。

3.流程审批的数字化。在网上填写报销单据以后，报销人员无需再找相关领导签字审批，系统自动将流程流转给业务分管领导及财务分管领导审批，各审批领导利用数字签名审批各类业务，安全的数字签名相比传统模式下的手工签名，不仅快速高效，而且更加安全可靠，从源头上有效杜绝了冒充签字的风险，也避免了财务人员的审核困扰。

4.报销信息的公开性。在网上报销系统中，经过授权的报销人员可以在线查询各类报销信息及流程，对行政事业单位会计核算及财务管理的规范性和精确性提出了更高的要求。通过网上报销系统使报销信息得到了高度共享及有效监督，形成了一个多部门、多用户，各级领导、全体职工共同参与的监督体系，促进财务信息在单位内部公开，提升了财务人员的信息公开意识，推动了财务信息公开平台的建设。

5.财务信息的及时性。在传统模式下，经济业务发生后的报销、核算、记账，是对已经发生的经济业务的事后反映，如需要报表数字的汇总数，则需要等待更长的时间，信息反馈具有滞后性。而在网上报销模式下，只要报销流程一经启动，财务信息能够及时快速地进入到系统中，当需要某个财务信息时，只需要调用系统中的汇总数即可，实现了财务动态数据的有效更新，保证了财务信息的及时性。

（二）网上报销模式的优势。网上报销模式是以计算机信息技术为手段，以提高工作效率为中心，体现集约化管理的现代财务管理模式。它既是一个信息系统，又是一种管理模式；既是一种技术创新，更是一种管理理念的更新。相对于传统模式，网上报销模式有以下几大优势：

1.有效完善内部控制。通过将内部控制流程以及财务报销制度“固化”到网上报销系统中，在系统中按照预设金额报销，按照预设流程审批，使得业务审批更趋规范化，报销流程更趋标准化，全面杜绝了遗漏审批、越级审批等现象，进一步提升了行政事业单位财务管理和会计核算的规范性，加强了内部控制的执行力度。

2.切实提高工作效率。网上报销系统通过将报销人、审批人、财务人员三者有效地相互协调，形成了一个科学有效的报销流程。报销人员提交报销申请后，不再需要拿纸质的报销单找各级审批领导签字，而是通过网上报销系统提请领导审批，并且可以随时查看报销流程的流转进度。财务人员也不再需要对报销审批流程进行审核，大大提高了业务人员和财务人员的工作效率。

3.有效改变财务管理理念。网上报销系统的深入应用，有效地将財务人员的工作重心由财务核算转向优化财务管理水平。在减轻日常核算工作量以后，财务人员能够将更多的时间精力投入到财务管理事务中，使会计信息更加及时有效，保证会计信息能够科学指导行政决策，也切实提高了财务人员的整体素质。

4.促进单位内部财务信息公开。随着财政部门规范和加强财务信息公开的相关文件出台，各级政府部门的主体意识也日渐增强，增加预决算公开信息，加大预决算公开力度，增进社会公众对政府的理解，有效提升政府公信力。通过网上报销系统的运行，各行政事业单位能够科学、公开、透明地在单位内部实现财务信息公开，通过财务信息的高度共享，形成单位内部切实有效的立体监督格局，有效增进单位职工的责任感、使命感和内部凝聚力。

三、网上报销系统运行过程中面临的挑战以及改进措施

（一）梳理完善相关内控制度，把控流程节点。财会[2015]24号文要求各行政事业单位健全内部控制体系，加强内部权力制衡及监督检查工作。目前各单位内部控制制度体系不甚完善，落后于政府预算管理制度、财政国库管理制度等，并影响了制度的执行效率和科学完整，因此，在设计网上报销流程时，应结合本单位具体情况，更新工作方法及管理理念，全面梳理业务流程，完善风险评估机制，准确把握各报销业务的授权事项环节，找准内控流程关键点，将科学完善的内控制度嵌入到网上报销系统中去。

（二）实现网上报销流程的有效关联，提升财务服务水平。在网上报销系统中，单一的报销流程无法达到行政事业单位有效内部控制的要求，不同流程之间的有效相互关联，是构建整个报销系统的核心工作之一。各个报销流程都需要与事先的资金预算审核流程相关联。科学地设置各类单据及关联流程，能有效地事先控制费用，从源头杜绝资金风险，真正发挥出预算管理的作用，增强经济业务活动事先审批的规范性，保证了网上报销系统的良性运行，也有效提升了财务部门的服务水平。

（三）建立健全信息安全制度，保障信息安全。网上报销系统既涉及资金安全又涉及会计信息安全，对网络信息安全的要求很高，但目前行政事业单位普遍存在网络监督技术相对落后、信息网络系统不完善以及信息安全规章制度不合理等问题。因此，要努力做好数据信息安全维护工作，申请信息安全管理认证，建立健全信息安全管理规章制度。在网上报销系统中严格设置审批权限，实现系统内部有效牵制，并深入宣传，有效提高全员安全防范意识。

（四）注重提高人员综合素质，网上报销循序渐进。将信息技术与财务管理相结合，并应用于行政事业单位财务工作涉及整个管理模式的变革，除了需要借鉴和学习先进的技术和管理理念，还需要通过培训提高业务人员和财务人员的綜合素质。例如：推出详细的用户操作手册，指导相关人员尽快适应和熟悉网上报销系统的流程和操作方法；在实施阶段通过传统纸质报销和网上报销同时进行，完成流程测试和业务评价，逐步发现问题并及时改进。

（五）拓展财务管理信息化平台职能，实现向财务共享模式的最终转变。网上报销系统应与财务软件、预算管理、银企直连等系统实现无缝对接，但目前，行政事业单位的系统开发还处于分散阶段，各个系统独立进行，网上报销系统仅仅是原有的传统报销流程再造，前端没有和预算管理相连接，后端没有和资金支付及账务处理系统相连接，随着信息技术的进一步发展，在财政部门的支持下，应继续拓展平台职能，实现与预算管理系统相结合，实时了解预算使用情况；与资金支付系统相结合，直接将报销金额转入报销人员银行卡中；与账务处理系统相结合，直接生成会计凭证，简化财务工作，提高工作效率。

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