浅谈对加强科研档案建设、管理与应用的思考

钟欣++钟彩霞

摘要：本文从科研档案管理的重要性思考引题，提出科研档案管理现状及存在的问题，分析挖掘科研档案价值，由传统服务向知识服务转变思路，提出了加强科研档案建设管理与应用的三点建议，对于如何建好、用好科研档案具有参考价值。

关键词：科研档案；档案管理与应用；档案价值

一、深刻认识加强科研档案管理的重要意义

科研档案是记录科研历程与科研积淀的重要载体见证。保护好和利用好科研档案，并且发挥其自身重要的价值是摆在档案管理者面前的课题。科研档案是记载科研活动的各种记录与证据材料的统称。管好并用好既有科研档案对于提升科研工作水平至关重要。科研档案是承载科技单位价值的重要资产。随着创新驱动战略的实施，科研档案在单位事业发展中的作用和地位显得尤为重要。应用最新的技术手段，创新档案管理思路和方法，是当前创新驱动需求、“互联网+”与大数据应用环境下的现实需要。

二、科研档案管理发展现状及问题

1.管理人员归档意识淡薄

科研档案是科研管理的重要一环，体现着单位的积淀与文化，代表着科技实力与竞争力。由于认识不足，尤其是管理人员将精力更多地放在了申报与报奖环节，从而忽略了将科研档案工作融入科研全过程，使其成为科技活动链条中不可或缺的部分。科技人员由于忙于技术攻关，对档案工作认识不到位，归档意识薄弱，更不利的是多数单位的绩效与科研产出挂钩，导致重产出绩效奖励和荣誉，没能把档案工作融入到日常科研管理活动中，致使档案归档不完善，不能为后续的科技活动提供参考借鉴，影响到科研管理水平的提高。

2.管理制度和约束手段不健全

多数单位都是借鉴常规性的档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理专项制度，大多是催交和提醒方式，加之科技人员固有的知识产权思维和保密要求，很容易将档案管理人员

拒之门外。这导致重要、具有价值的科研档案的搜集难上加难，以至于科研管理人员很难做到档案的专业与统一，造成档案搜集质量参差不齐。

3.科研档案管理人员专业水平有待提高

在从事科研档案管理的人员中，兼职人员是主力。有的管理人员是还有很多其他重要的工作，没有更多的精力投入其中；有的人员本身就是外行，更没有接受过档案工作相关知识和技能的培训，对档案工作感到陌生，不知道该从何下手；还有的人员年龄结构偏高，学历层次相对较低，对档案管理的热情不高，无法跟上档案工作的时代发展需要，更谈不上专业创新。

三、加强科研档案建设与管理问题的思考

科研项目申报作为科研管理中的重要环节，越来越受到科研管理部门的重视。随着我国科技创新的快速发展、国家自然基金的调整与改革政策的实施，以及《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》和配套文件的出台，科研人员参与科学研究的积极性被显著激发。科研单位在国家级项目上的竞争越来越激烈，获得资助的国家基金项目数量和经费一度成为考核评比的重要指标。

科研档案是附属于科学研究的重要载体。档案建设的重中之重在于档案采集。档案的采集工作是档案管理过程的基础，在管理过程中及时采集、分析、整理、清洗、存储科研档案的相关材料，最终形成完整、系统、准确的科研档案信息。科研档案与整个科研过程叠加在一起，需要档案管理人员同科研人员紧密联系，跟踪收集已形成的各种材料。较好的做法是在课题组固定一名档案员，在熟悉课题进展和关键环节的前提下，依据档案整理规范，在科研档案的搜集建档过程中，自然而然地加强了过程资料的搜集与整理。通过档案管理过程的完整积累和系统的文件材料整理归档，实现了对科技活动全过程的有效监督和管理。

做好科研档案的跟踪搜集，需要建立一套完整的科研档案归档制度体系。制度中应明确档案管理人员的职责与义务，完善档案资料的搜集、归档、开发利用规程，明确科研归档的范围、形式与内容，只有这样才更有利于收集到真实而完整的档案材料。

四、提高科研档案管理的几点建议

1.要加强科研过程中档案资料的整理与搜集

借助课题组科研档案员的协助，对于项目实施全过程中的资料，如项目申报书、实验数据的搜集与整理、实验的过程及中间结果、人员分工与参与情况、结题报告、实验报告、论文、成果与专利情况等，均要分类归档，集中装订入册。电子档案应建立系统加以管理和监督，在确保安全保密的前提下，让用户通过档案信息管理系统直接网上全文检索和浏览档案信息，提高查询应用的时效性及便捷性。

2.要提升科研人员的档案资料归档意识

科研人员，尤其课题负责人作为专业技术人员，专注于科研课题的研究与具体实施，可能无暇熟悉具体的档案管理规程，档案归档意识淡薄在所难免。为了弥补这一缺陷，需要加强沟通和培训，以提升科研人员的档案归档意识，建立档案管理人员与科研人员之间的互信，提升专业人员业务档案的荣誉感。另外还要加强课题组人员兼职档案员的管理和培训。

3.重视科研档案应用，培育档案附加值和延伸成果

欧美科技档案管理的先进经验启示我们，应该重视科技档案的情报价值，重视科技档案数据库建设，重视多元主体共建共享，重视网络信息技术的应用。科研档案的价值在于应用，应该利用已有档案独有的原始数据和资料，挖掘潜在价值，指导科研申报，理顺学科交叉思路，共享科研基础，促进科技成果转化。要通过培育档案附加值，提升档案成果，挖掘科研档案的潜在价值，引领档案的可视化应用，让科技工作者真正体会到档案的价值所在，促进科研档案搜集与有效利用间的正循环。

4.挖掘科研档案价值，由传统服务向知识服务转变

积累档案的价值在于应用，如何挖掘科研档案价值，提供个性化服务和知识服务是当今的主流趋势。传统档案服务仅仅关注客体的需要，而个性化和知识服务关注的则是方案，提供的是知识。要实现知识服务，档案管理部门就必须以服务对象的需求为导向，用现代管理理念引领档案应用，以服务用户满意为目标宗旨，把控档案管理的全过程。要通过加强科研档案的统计与分析，加强档案信息挖掘，分析既往或前期科研的学术积累，为课题申报提供思路，分析研究基础与研究优势，为科研攻关提供基础积累与共享应用，促进科技成果转化并发挥科研档案独特的展示、传播与共享作用。

五、小结

加强科研档案管理是一项重要的基础性建设工程。科研档案既是科技单位档案的重要组成部分，也是吸引高层次人才的重要宣传阵地。做好科研档案管理是向科技创新型单位迈进的有利抓手，有利于学科与平台建设，有利于促进科技成果的转化，更有利于科技创新实力的展示。从这一点讲，加强科技单位科研档案的管理与应用建设，怎么强调也不为过。

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