社区档案管理工作的现状、问题

闾荣聪

摘 要：社区档案管理工作是社区工作的重要组成部分，档案中包含的基层治理的工作进展、群众参与社区生活等多方面内容是社区管理的真实写照。尽管这部分工作至关重要，但在各个社区的实际操作中，由于工作观念、物质支持等方面还存在漏洞，工作效果差强人意。本文主要探究社区档案管理工作的现状问题，并由此提出改进对策，力求为推动社区档案管理的规范化进程提供参考。

关键词：社区档案管理；问题；对策

随着政府职能转变的不断加快，社区建设受到重视，社区职能进一步强化，其在推动基层民主建设方面发挥了巨大的作用，社区档案记录下了这一系列喜人的变化，也直接影响各项工作的持续开展。目前的档案管理工作还停留在传统方式上，制约了档案资料为社区发展进一步贡献力量的脚步。新的发展形式下，能否准确看到档案管理中现存的问题，并采取合理有效的改进策略，为城市社区建设继续服务，是一大挑战。

1 当前社区档案管理工作的现状和问题

1.1 服务意识较为薄弱

随着社区这一主体在政治生活中的地位提升，社区治理也受到更多重视，社区档案开发和利用的重要性为人们所熟知。档案管理不光是要记录、搜集，也不只是让人们简单借阅，这些宝贵的资料在服务人民、助力社区发展上应该发挥更大的作用，但现阶段针对社区工作的深层研究和档案资源的加工却较少。

1.2 档案库藏内容单一

想要实现档案进一步的开发利用，就需要有丰富的库藏资源作为坚强后盾。各个社区目前的档案资源库存情况却不容乐观，大部分社区存在资源单一、门类不全、类型雷同等情况，比方说，某些社区重视文字资料的收录，却忽视了音频影响等资料的整理。

1.3 社区档案管理制度不完善

社区档案管理体系并不完善，很多规定和制度化要求没有得到落实。我国针对档案管理有很严格明确的规定，从搜集资料、资料整理加工、档案入库保存、对外借阅或者最后销毁，都有严格的规定流程。社区档案管理走进人们视野的时间并不长，相关工作还要求落实并不到位。另一方面，档案外借环节涉及到一些并不是专门从事档案管理的人员，他们对档案管理工作的诸多要求并不清楚，执行起来也没有一定的制度标准，往往会让社区档案管理规章制度形同虚设，没有发挥其应有的约束作用。

1.4 档案管理工作人员专业性不强

档案管理工作是一项需要人力资源的重要工作，但在现阶段我国的大部分社区中，并不重视这方面专业人才的引进和培养。社区档案管理是社区服务项目中比较容易被忽视的一项，对于很多规模较小的社区来说，似乎没有必要专人专职，即使有负责这部分的人员，也是一人身兼数职，很难专注于档案管理工作本身；另外，由于人数少，所以相关的培训和指导更是寥寥无几，导致在该岗位上任职的人员专业水平低，也没有掌握足够胜任这项工作的理论和实践经验。。

1.5 工作状态比较封闭，硬件设备不足

社区档案管理工作发展历史并不长，大多数社区还处在摸着石头过河的阶段，而彼此缺乏交流的现状更是让社区的档案管理工作处在瓶颈期。另一方面，硬件建设无法适应档案工作需要随着社区服务职能的拓展。很多社区缺乏专门档案库房而不得不采取分散保存的方式，这样无疑是并不利于档案分类完整保存的。

1.6 社区居民档案登记不完善

社区是人口密集、人流量较大的地区，居民数量多，加之流动人口的影响，容易出现档案登记不完善的情况，这是客观情况所造成的档案登记工作的问题；部分社区的档案工作者没有更新收集居民的基本情况也会出现这种情况。

1.7 文书档案收集不完整

文书档案是指机关、团体等在行政管理事物中产生的，由通用文书转化而成。包括命令、指示、决定、布告等。社区文书档案方面的收集还需加强，对于上级政府部门的指令落实好是一个方面，也需要及时做好收集工作，作为社区政治生活的宝贵材料。

2 社区档案管理工作的改进措施

2.1 增强服务意识，充分利用资源

各社区需要组织档案管理相关工作人员学习《档案法》，对于国家针对档案整理研究工作的基本要求做到心中有数；完善本单位的档案管理制度，建立严格的业务发展规定，力求档案的收集、整理、保存等环节有序。要对与社区特色相结合的工作内容进行重点深入的剖析研究，加强档案的“服务”之用，开放社区档案库藏目录，让有需要的人更好了解档案的基本情况，以便有针对性的使用。

2.2 丰富档案内容，重视档案资料的整理汇总

在具体收录时，一方面需要严格按照规定，将社区工作所留下的会议记录、规章制度、统计报表、声像材料等进行搜集和整理，另一方面则可以增加档案收集的门类，做出相应的创新。比方说，相关活动获得的奖牌、收到的锦旗等等。社区档案内容可以增加一个专门的分类，就是凸显社区独有特色的活动纪念资料，这些代表着社区的发展脈络和创新道路，在收集时应该受到重视。

2.3 建立社区档案管理新制度，严抓落实情况

社区在进行制度制定前，首先需要征求社区居民的意见，并将这件事作为探讨的话题周知于民。在执行的过程中，从三个主体角度进行把握，首先是档案管理者，要有正确的管理理念，意识到档案管理工作与其他工作一样对于社区发展意义重大，因而加强管理力度；定期召开会议对该段时间的工作进行汇总；加强宣传力度，让新规定迅速传播。而对于具体的档案工作人员来说，要将规章制度熟记于心，并且应用在工作中明确每一步的规范，不做违规操作。对于档案借阅者来说，这部分规定需要引起足够的重视，在借阅前仔细了解具体的规定和要求，做到不违反规定，不损害资源。

2.4 加强专业人才的引进和培养

人才的培养可以从三个方面入手。第一是任职要严格，力求做到专人专职，在宣传社区档案管理重要性的同时，通过正规渠道招募专业档案管理人员，并在其入职上岗前进行系统化的业务知识培训和实践技能培训。第二则是要为档案管理工作人员提供自我提升的机会和平台，提供最新档案发展资料、进行专业讲座等方式。第三则是定期对档案工作人员进行考核和绩效考评，通过其平常的工作成果以及居民评价等方式来检测其工作是否合格，这也是激励工作人员努力提升素质的重要举措。

2.5 加强彼此交流，增加档案管理相关经费

在档案管理工作中，各个社区加强彼此交流，对于工作中好的方式方法彼此分享，曾经出现的问题则作为前车之鉴，力求不再出现。街道办事处作为社区直接的行政管理部门，要关心和支持社区档案工作，切实做好社区档案工作必需的人员、经费、库房、装具保护设备等基础保障，为社区档案工作的开展创造必要的条件。

2.6 加强社区居民档案的收集更新工作

社区档案工作者需要按时收集并更新原有的居民档案，随时了解社区内部的人口流动情况，或者是抓住社区活动的机会与居民进行交流，这都能获得更多的居民档案信息。

2.7 进一步推进数字化档案的完善工作

信息技术的发展给档案管理带来了福音，现阶段，各个社区需要将数字化档案的筹备提上日程。具体来说，一方面注意档案的电子存档，其次做好档案的互联网上传工作，将其上传至社区工作网络中，会让档案发挥出更重要的作用；最后，尝试开通各街区的档案系统，让人们实现足不出户就能轻松查到相关档案信息的愿望。

3 结语

社区是在家庭之外的又一层生活环境，现在也成为政府为转变自身职能极为重要的环节。社区主导的基层民主、党政重要会议、居民文体娱乐生活等内容均是社区档案的宝贵资料，不仅将有意义的活动加以记录，更是为接下来的社区发展提供参考，因此，必须重视社区档案管理的工作，从人员、理念、体系等各方面展开改革，争取在变化的大环境中寻求社区稳定前进的新道路。

参考文献

[1]胡瑞.浅论社区档案管理系统开发与利用中存在的问题与解决问题的对策[M].2014，4：78-80.

[2]杜晓华.档案管理促社区发展之管见.中国城市经济，2012，2：56-57.