新时期文书档案管理的创新探讨

刘长安

摘 要：文书档案管理属于单位管理工作中的重要内容。随着社会的快速发展，对文书档案管理工作提出了许多新要求。然而目前很多单位文书档案管理依然存在检索效率低、信息化程度低、工作人员业务素质不高等问题。这极大阻碍了文书档案管理的创新发展。因此，本文着重探讨如何创新文书档案管理工作的策略，以期进一步提高文书档案管理水平。

关键词：文书档案；管理；创新；策略

文书档案是各单位对自己的发展历程、科研成果、重要活动的文字记录。它是单位生产发展的重要见证，也是单位预测未来发展趋势的参考依据[1]。伴随着单位档案制度的不断革新与完善，原有的文书档案管理模式早已無法满足单位发展的需要。因此，加强文书档案管理的创新，实现档案管理的规范化、制度化、高效化，已成为各单位档案管理的一项重要任务。

1 加强制度创新，保障执行力度

很多单位文书档案管理水平低下的一个重要原因就是缺少一个合理完善的管理制度。正是如此，很多单位领导才不重视文书档案管理，对此缺乏正确认识，从而制约了文书档案管理工作的持续发展。因此，要想实现文书档案管理的创新，首先必须从制度层面上加以创新。很多重要档案都分散在各部门、各单位，管理缺乏规范性，从而降低了利用率。因此，制度创新已迫在眉睫。具体来讲，各单位在遵守相关规定的前提下，围绕单位实际，制定一套与单位自身制度相适应的文书档案管理制度。对文书档案管理的要求、结构、形式、内容均应做出统一规定，确定文书档案工作的年度方针与目标。同时，在领导责任制的基础上构建一套健全的领导机制，将文书档案管理中的各项职责细化，落实到人头。然后，构建一套相应的监督机制，提高执行力度，为文书档案管理制度的正常运行做好保障[4]。比如，实行制度定期评审制，对制度执行过程中暴露出来的相关问题进行修订与完善，从而使文书档案管理制度更科学、合理。按照月考核、年终总结评比的方法，做到奖优惩劣，充分调动全体专兼职档案管理员的工作热情。

2 加强文书档案队伍建设，提高工作人员专业素养

文书档案管理人员的专业素养直接决定了文书档案管理工作质量的高低。可见，人才是影响单位文书档案管理质量的一个重要因素。因此，单位必须重视档案人员专业素养的提升，树立人力资源是第一资源的理念。首先，纠正“重使用、轻培育”与“见物不见人”的思想，要结合本单位档案人员的个人成长与工作特点，为他们营造一个尊重个性、鼓励创新的良好工作环境。其次，抓好对在职人员的业务培训，将教育培训制度化、定期化。采用多层次、多形式、多手段的培训方式，帮助档案管理人员学习档案管理的专业理念与先进做法，并让他们了解相关行业法律法规，接触文书档案管理工作的最新前沿[5]。对于兼职档案员要求掌握文书档案管理的基本规则与操作流程，可安排经验丰富的老师傅面对面、手把手进行指导。随着互联网技术的快速普及，档案信息化是档案管理的重要趋势，也是提高档案管理与服务水平的有效手段。因此，还应着重引导档案人员积极学习信息技术，提高档案信息化管理水平。要从多角度来提升档案人员的专业素质，并强化档案服务意识，充分激发他们的工作积极性与主观能动性，使其成为复合型人才。最后，完善用人机制，适当改善文书档案人员的薪资待遇，完善职称评定机制，以调动工作人员的工作热情。同时，要从文书档案管理队伍中及时清除那些缺乏责任心、专业素养低的人员，从而确保文书档案管理队伍的业务水平。此外，在岗位变动时要尽量减少档案部门的变动，稳定档案队伍，避免档案队伍整体素质降低。

3 加强管理模式的创新，提高档案管理信息化程度

随着信息技术在文书档案管理中的应用，极大促进了文书档案管理效率的提高。在实践过程中，单位要不断创新文书档案管理模式，将其与信息技术相结合。档案部门可利用单位内部局域网建立文书档案网站，及时上传相关档案信息，便于用户通过网络检索所需资料。同时，可在网页上设置电子文件自动上传功能，便于各部门及时上传电子文档。然后，统一在档案部门的服务器上归档。这样通过将传统的纸质档案逐步转化为电子档案，极大简化档案收集、编辑、存储、调用等工作程序，从而提高文书档案管理效率。同时，提高信息化管理程度，能极大减少文书档案人员的工作量，让他们从繁重的手工劳动中解放出来，有时间去思考如何提高文书档案管理水平的方法。信息化管理也能避免由手工管理所造成的人为错误，确保档案信息的完整性与准确性，从而提高文书档案的利用价值与有效利用率。

4 加大经费投入，完善文书档案管理硬件设施

很多单位由于经济条件有限，加上对文书档案管理不够重视，投向文书档案管理的经费就更少。这导致档案管理的硬件设施不完善，管理条件较差。对此，档案主管部门在对文书档案管理进行监督管理的同时，还应主动向政府与上级主管部门反映，争取经费支持。随后，逐步配备文书档案管理所需的设备，改善档案管理工作条件，从而确保本单位文书档案管理的健康持续发展。若单位拥有较强的实力，应加大资金投入力度，加快改善文书档案管理的硬件设施。参照国家有关标准修建档案库房，库房与办公室要保持一定距离，防止造成一些不必要的麻烦。安排专人管理库房，并严格执行库房管理规定，控制人员的进出。对档案分级，分为普通档案与保密档案，将其分开保存。保密类档案涉及到的内容多与国家与集体的安全利益有关，一旦泄露出去，将给国家与社会造成严重的危害。因此，要重点保护好保密类档案，确保档案保管的安全性与完整性。

5 转变服务理念，推行特色服务

档案工作者要逐步摒弃过去坐在家里等人上门查档的观念，要变被动坐等服务为积极主动上门服务。同时，要借助互联网技术，主动与其他档案机构、企事业单位合作，实现电子档案的互连互通，共享文书档案资源。通过开展远程服务，将档案服务范围进一步拓宽，使服务层次也更加深入。档案管理员要坚持档案工作服务于本单位党政、经营、生产、安全等方面的创新，实际上就是要将文书档案的各项服务功能都挖掘开发出来。这要求档案管理员要增强创新意识，主动拓展服务领域，创新服务方式。对现有的文书档案资源进行充分整合与开发、加工，使其成为公众所需的优质档案资料。在整理档案的过程中档案员可结合本单位实际情况，采用单展史、大事记汇编等方式来保存文书档案。通过档案来宣传与总结本单位好的经验与惊人业绩，并为管理层提供决策依据。此外，还可参考相关档案资料，出版一些人物传记、企业发展轨迹等读物，使文书档案得到更充分的利用。

总之，文书档案管理工作对单位的长远发展有着重要的作用。这项工作具有极强的政策性、专业性与保密性，要求档案人员必须具备强烈的责任意识，扎实的专业功底。因此，各单位要高度重视这项工作，从管理理念、管理制度、管理人才、管理方式等方面加以创新改进，不断提高文书档案管理质量。

参考文献

[1]罗傲雪.文书档案管理工作创新研究[J].办公室业务，2013，12（23）：62-63.

[2]袁 芳.浅析文书档案管理工作的创新[J].卷宗，2016，6（6）：227-228.

[3]庞娅琳.文书档案管理创新方法的探讨[J].档案工作，2017，23（1）：112-112.

[4]焦 英.事业单位文书档案管理创新[J].科技创新导报，2016，14（33）：166-167.

[5]梁巧玲.信息化条件下文书档案管理创新探讨[J].青年与社会，2014，29（5）：337-337.