科研机构档案管理的特点及强化措施

孙伟

摘 要：科研机构作为科技力量的聚焦地，其具有强大的科学研究和科技开发能力，科研档案作为科研机构的宝贵财富，能够为科研事业的发展提供重要的借鉴和参考。但一直以来科研机构对于档案的管理都存在着重管轻用的思想，这对科研档案价值的发挥带来了负面影响。文中从科研机构档案的特点入手，分析了科研机构档案管理工作中存在的问题，并进一步对加强科研档案管理的措施进行了阐述。

关键词：科研机构；科技档案；特点；问题；措施

科研机构档案种类较多，其中科技档案是国家的宝贵财富，能够为科技发展和生产进步提供重要的资源。科研机构的档案工作是科研机构建设与管理不可缺少的重要环节，因此需要做好科研机构档案管理工作，掌握档案的特点，并抓住档案管理工作的重点，从而实现对档案资源的有效积累和管理，为科研机构档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。

1 科研机构档案特点

科研机构档案包括文书档案、实物档案、声像档案及科技档案等较多种，其中文书档案数量较大，利用率相对较高。但对于科研发展来讲，科技档案应该是科研机构档案的主体，其是科研工作人员在长期工作实践和研究过程中的形成 的成果的重要记载，将科研机构主体业务的发展都涵盖其中，蕴含着大量的科研信息。其是科学活动开展的重要参考和依据，通过对科技档案进行有效利用，可以促进科研事业的快速发展，因此需要加强对科技档案的管理，努力提高科技档案的利用率，确保科技档案价值的实现。

2 科研机构档案工作中存在的问题

2.1 对档案工作存在认识误区

科研单位主要业务以各类基础性研究、新技术研究及新技术推广应用为主，因此科研单位档案主要以科技档案为主。在日常工作中，科研领域具有较强的专业化特点，这也使部分科研单位不设置专门的档案管理部门。相较于科研工作，档案管理工作不会直接创造经济效益，这也使其在科研单位中受到的重视度不够。因此在部分科研单位档案管理工作一般都是由相关的非业务科室来完成，。这就导致档案管理人员专业性不强，对档案工作的重要性认识不足，对工作缺乏责任心。再加之科室人员频繁调动，这也使一些兼职业务人员也不具有固定性，这对档案管理工作质量带来了严重的影响。

2.2 科技档案归档文件资料不完整

作为档案工作中的关键环节，档案收集工作直接影响档案整理、保管、分类、编研、检索和利用等各项工作。通常一个科研项目从前期调研、立项到最后的项目验收、成果鉴定，需要一年甚至几年的时间。科技档案应注重日常收集，时间跨度较大导致文件资料收集不及时，保管不善，易丢失。由于科技档案管理与科技项目管理相互脱节，负责项目档案管理的人员大多仅对关键性技术材料保管较好，而对于科研中期的试验数据等材料的收集重视程度不够，而这些材料对于今后的科研工作具有极大的参考价值。另外，由于缺乏对科研内容的深入认识，项目档案管理的人员在收集资料时容易出现“数量多、质量低”的情况，收集的资料名义上都有，但缺少重要原始记录和关键技术的核心内容，甚至不属归档范围的资料也放进科技档案中，造成以后档案参考、查阅的不便。

2.3 档案管理手段落后

随着无纸化办公的普及，当前科研单位也进行了档案信息化建设。但计算机在档案工作听应用仅限于档案文件的检索和查阅，并没有充分发挥出档案信息化重要作用。再加之档案管理人员年龄普遍偏大，对计算机操作技能掌握不熟练，这也影响了科研单位档案管理的水平。

2.4 档案开发程度较低

一直以来科研机构都缺乏对档案信息的分析和编纂，档案编研成果少之又少，且多是较低层次的组织机构沿革、大事记等编研成果。对主体档案的分析和开发明显不够，使得科研成果中隐藏的信息没有被充分利用，不能满足科研工作的利用需求，表现出了明显的滞后和欠缺。

3 加强科研机构档案管理工作的措施

3.1 加强宣传，提高认识

为了能够更好的提高科研单位档案管理水平，则需要领导层在对档案工作有一个深入的了解，认识到档案工作的重要性，从而真正对档案管理工作给予充分的重视，这样科研人员和档案管理人员也能够以积极、认真的态度对待档案工作。单位也能够为档案管理人员提供更多的培训和再教育机会，努力提高档案管理人员的专业技能，提高档案工作的效率，在完成档案收集和保管工作的同时，能够进一步加强对档案资源的开发利用，从而深入挖掘出科研机构室藏档案中有价值和有亮点的内容，更好的服务于科研工作。

3.2 做好归档资料的收集整理工作

在科研项目工作开展的初始阶段，就要落实该项目的具体档案管理专员，对项目实行从始至终的跟踪，负责项目开展过程中的所有文件材料收集管理。科研活动中有些形成周期短、时效性强的文件材料，要随时收集，以免出现因拖延造成的资料缺失，影响档案收集质量。而项目进行过程中，部分形成周期较长的文件材料，应按照项目进行的节点划定收集的时间段，从而保证文件材料的完整性。

3.3 注重档案编研

编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分，是提供档案利用服务的一项基础性工作。注重档案编研，要加大档案编研力度和深度，有计划地开展一些信息材料的编研。首先，根据部门的档案利用需求开展档案编研。了解各部门对档案信息的需求动向和发展趋势，掌握他们需求的重点，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。其次，经常对档案信息利用率进行分析，通过信息反馈，明确每个阶段的利用重点。第三，加强对科技档案的编研，挖掘科技档案中潜在的规律和信息，为科研部门提供资料支撑。

3.4 转变服务理念，变被动服务为主动服务

档案工作者要强化服务意识，把档案工作的重点从保管转移到主动提供服务利用上来。应随时关注科学研究发展的动态，全方位了解一个项目（课题）研究的全过程，以及该课题在实施发展过程中需借鉴的文献信息和相关资料。要主动出击、服务上门，实现档案信息的有效利用。

3.5 加强档案信息化建设

科研机构需要加快推进档案信息化建设步伐。为档案信息化配备齐全的硬件设施和软件，加快实现档案信息的数字化处理。特别是要加快实现科技档案内容电子化，并设计开发出更科学合理的检索工具，确保检索目标的准确度，使档案需求人员能够迅速检索到自己的所需要的档案信息，加快实现档案信息的共享。

4 结束语

对于科研机构来讲，档案资源作为其重要的财富，因此需要重視档案管理工作，在日常档案管理工作中要对档案所隐藏的价值给予充分重视，深入挖掘档案的价值，加快推进档案资源的开发利用，使档案资源能够更好的服务于科研工作。

参考文献

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