论信息化时代的学校档案管理工作创新

金敏红

摘 要：在社会发展新时期，信息技术逐渐深入到人们的日常生活中，同时也在各学校中得到了广泛的应用。学校的档案管理需要保证其完整性和安全性，而传统的纸质档案在上述性能上存在很大缺陷，档案管理信息化可有效的避免纸质档案存在的问题，因此，档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势。然而，受诸多因素影响，目前学校的档案信息化管理程度还不够高。基于此，本文对信息化时代中学档案信息管理存在的问题及对策进行了分析与探讨，以期为学校的档案管理工作有所帮助。

关键词：信息化时代；学校档案管理；工作；问题；创新

档案管理的信息化建设不仅仅是形式上的改变，还有管理理念的改变。在传统的档案管理工作中，需要在纸质文件上进行登记，然而，在学校中，存在大量的档案信息需要录入，从而为档案管理人员增加了工作强度，同时，在繁杂的档案管理工作中，需要管理人员能够持有尽职负责的心态，才能保证档案的规范性。而档案信息化使管理人员能够借助计算机等网络平台对信息进行管理，提高了档案管理的工作效率，再加上多元化形式的发展，通过网络技术可以对声音信息、视频信息等进行管理，完善了档案管理内容。

1 中学档案管理信息化的必然性

1.1 信息整合难度对比

近年来，学校不断扩大招生规模，产生的档案信息越来越多，还有在学校运营过程中，也会产生诸多的档案信息，如果只是采用传统的纸质文件管理模式，不足以反映档案中全部的内容，信息的分散程度较大，对学校的管理具有较大的影响。并且在进行档案数据整合时，还要花费大量的人力、财力、物力以及时间和精力，而方案管理信息化可以快速对档案信息进行整合，提高工作效率。

1.2 信息调取灵活性对比

在以前的档案管理工作中，需要管理人员亲自到档案储存室进行查找，并且，在这一过程中，需要管理人员对档案室内部结构有充分的了解，知道哪些文件放在什么位置，才能对分类的文件进行查找。另外，在进行归档时，档案还要放回原来的位置，不能胡乱放置，否则会造成资源混乱，缺乏灵活性。而档案信息化管理工作，可以使管理人员在任何教务系统内的计算机都能打开文档管理终端，精确的查找到需要的档案，大大提高工作效率，同时也不用担心会打乱档案的顺序，与传统的档案管理相比，在灵活性上具有十分显著的优势。

1.3 信息管理安全性对比

纸质化档案具有高损耗率的特点，不管是在运输、转移的过程中，还是保存、整理的过程中，都可能会造成档案信息缺失或者损坏，从而影响档案信息的安全性。另外，如果档案室不幸发生火灾，就会造成大量的档案被烧毁，如果学校没有进行备份的话，则会造成极其严重的影响。而档案信息化管理，使档案以电子文件的形式存在于一个安全的网络平台，在转移过程中只需要借助一定的硬盘设备就可以完成，便于携带。另外，这种信息化档案便于备份，不会因为一些破坏性伤害而导致信息丢失。

2 信息时代下中学档案管理存在的问题

2.1 管理水平信息化程度不高

近年来，学校对档案信息管理的模式进行了一定的改革，出现了一系列的电子档案，在某种程度上提高了档案管理的信息化水平，但是这种情况没有对此进行充分地利用，导致档案管理水平信息化程度不高。另外，有些学校因为经费限制，对档案的信息化投入资金不足，导致一些档案管理模式仍然停留在初级阶段，单纯的使用计算机建立档案目录管理，没有对信息化技术进行更深入的利用，从而使学校的档案管理信息化水平一直得不到提高。

2.2 中学档案管理效率低下

在一些经济水平较低地区的学校其管理模式仍然以人力管理为主，这使得档案管理的效率得不到提高，而传统的档案管理介质主要通过纸质文件来完成，在进行档案的管理时，需要管理人员翻看大量的纸质文件才能找到需要的内容，浪费了管理人员的大量时间，同时在进行文件翻看的过程中，还不能够打乱文件摆放的顺序，这也会给管理人员整理档案带来巨大的困难。另外，学校的主要职能是教育，因此，在档案管理工作中只会配备少量的工作人员，在有限的时间内，管理人员的工作效率相对较低，不足以满足学校管理的需要。

2.3 专业管理人员严重缺乏

受传统教育体制影响，学校往往只会重视学生的学习水平，忽视档案管理工作的重要性，从而使学校的档案管理建设程度不足，一些当单管理工作是由其他一些代课老师或者是其他部门抽调而来的人员，没有管理经验，同时，这些人员对档案管理的认识程度不足，认为档案管理只是对纸质文件的整理与保管即可，不愿意花费更多的时间了解档案信息化管理的工作，从而导致学校的档案信息化管理建设止步不前。

3 中学档案管理信息化建设创新

3.1 档案管理思路的创新

档案管理的创新，首先树立先进的管理理念，以人本的管理思想为主导，以观念创新作为管理创新的前提，对档案管理工作另辟蹊径；其次，对管理内容进行创新。中学学校中存在大量的档案，只是对档案进行储存已不能满足学校发展需要，因此在进行档案管理时，要注重资源的收集，进行有目的、有计划的对档案内容进行整理与分析，实现档案资料的优化管理；再次，重视先进人才的培养工作，吸引具有档案管理工作经验的人员进行管理工作，并营造良好的工作环境；最后，重视现有档案管理人员的创新思维的培养，并加强档案管理人员之间的交流，共同创新出一套合适的档案管理思路，并进一步将思路落实到实际行动。

3.2 档案管理手段的创新

传统档案管理手段多为手工执行，与信息技术广泛普及的现代化管理手段相比，其较低的工作效率已无法满足行业需求。运用现代化管理手段来替代传统手工管理是中学档案管理改革创新的重点之一，尽快做好库藏资料的录入工作以实现档案检索自动化，能够提高档案管理工作效率和服务质量。并科学合理协调中学学校档案管理的服务与被服务关系、保密与开放关系、社会与部门利益关系，提高其创新发展程度，从而优化档案的管理手段，促进档案管理工作的可持续发展。

3.3 档案管理模式的创新

就目前的档案管理工作而言，其属于校办科室，只是一个服务于校园管理的科室，对档案涉及的信息内容没有决策权力，从而一些档案管理人员认为自己的工作可有可无，对工作内容责任心不强，导致中学的档案管理工作质量不高，随着中学管理体制改革，档案管理工作的重要性逐渐受到校领导重视，对此，需要学校需要对管理模式进行创新。首先，将档案管理部门脱离于校办科室范畴，完善档案管理部门职能；其次，改变档案管理部门的被动性，使其具有一定的自主决策权，从而提高档案管理人员的工作积极性，这种管理是对传统档案管理模式的一种挑战，在管理变革工作中，具有十分重要的意义。

4 结束语

在信息化发展背景下，学校一定要做好档案管理工作这一重要环节，正确运用档案管理带动学校健康发展。档案管理的本质是服务于学生和教师，学校的档案管理要与学校的发展具有一致性。因此，中学学校要打破传统档案管理模式束缚，借助信息化时代提供的改革契机，努力构建和运用信息化系统，有效地推动我国学校的档案信息化管理工作，满足其长期发展需求。

参考文献

[1]林莉.中学档案信息化管理的现状及对策研究[J].新教育时代电子杂志：教师版，2016（22）.

[2]孙勇.谈中学档案管理信息化建设的有效策略[J].教育，2016（7）：00041-00041.

[3]孫翠云.中学档案管理信息化建设探讨[J].电子世界，2016（21）：40-40.

[4]陈传荣.中学档案信息化建设面临的问题及对策[J].才智，2016（16）.