信息化背景下加强高校学生档案管理的对策

房颜

摘 要：档案管理是高校学生管理工作的重要组成部分，对确保高校学生管理工作的高效开展具有重要作用，是当前高校管理工作的重点内容。通过对高校当前学生档案管理工作情况进行了解可知，学生档案管理工作存在较多的问题，影响着档案管理工作效果。因此，加大对学生档案管理存在的问题进行研究，提出加强学生档案管理的对策具有必要性。

关键词：信息化；档案管理；问题；对策

学生档案管理是学生资料的重要组成部分，里面记录着学生在学习阶段的各项资料，主要包括学生的军训考核成绩、综合测评表、入党和入团相关资料和学生在校期间的表现。随着高校扩招规模的扩大，对学生档案管理工作更是提出了更多的要求，提高学生档案管理水平，是高校管理工作的重要内容，加强高校学生档案管理改革迫在眉睫。

1 高校学生档案管理存在的问题

1.1 档案管理意识不强

近年来，各大高校纷纷采取扩招政策，促进了高校学生数量的增加，增加了档案管理的工作量。但是当前大多数高校领导没有意识到加强学生档案管理工作的重要性，档案管理意识不强。高校的领导和档案管理人员的学生档案管理意识薄弱，并且学校没有给档案管理部门提供大量的管理资金，制约着档案管理工作的进一步开展。由于档案管理资金的投入量不足，导致对档案管理工作的宣传力度不足，学生不能及时了解档案管理工作的意义，学生的档案信息填写出现不规范和不完整情况，学生也存在不配合档案管理部门工作的情况。

1.2 档案管理不规范

目前，大多数高校的档案管理部门主要运用传统的档案管理方法，档案管理模式较为陈旧，档案填写及其不规范，不符合档案书写管理要求，导致学生档案的价值性降低。例如，常会出现学生档案丢失，档案材料填写不全、档案资料造假、教师对学生的评价客观性较强等，导致档案不规范。高校主要是运用纸质档案，档案管理方法较为陈旧，与新时期的信息化背景呈现出严重的不协调现象，不能及时的进行更新，增加了档案查找的难度，降低了档案管理效率[1]。

1.3 档案管理信息化水平不高

近年来，科学技术发展迅速，计算机互联网技术在高校被广泛应用，需要将信息化融入到高校档案管理工作中来，以促进高校档案信息化管理水平的提高。但是通过对高校档案管理的信息化情况进行研究分析可知，目前，高校的档案管理信息化水平相对较低，档案的记录、收集和整理工作主要是采用手工操做形式，增加了档案管理人员的工作量。并且高校档案的管理方式普遍呈现出分散情况，档案数据库建设较为滞后，导致档案信息无法得到及时的共享和交流，影响着学生档案管理向着信息化和网络化发展，导致档案管理的信息化管理水平不高。

2 信息化背景下加强高校学生档案管理的对策

2.1 重视档案管理工作

学生档案管理是高校管理工作中一项基础性较强的工作，加强学生档案管理，有助于提高高校的人才管理水平，对大学生的成长成才具有重要作用。要求高校的领导人员和档案管理人员需要意识到加强档案管理工作的重要性，认识到档案管理工作的意义，增强档案管理的责任感和使命感，进一步的强化档案管理意识，使高校的档案管理工作能够适应信息化背景下档案管理的要求，提高档案管理的信息化服务水平。另外，针对档案管理意识薄弱问题，需要做好学生档案管理宣传工作，强化学生的档案意识，在高校内部设立档案馆，充分发挥档案馆的作用，更好的协助档案管理人员开展档案管理工作，使档案管理工作更具规范化[2]。

2.2 规范档案管理标准

要想确保档案管理工作的规范性，需要结合信息化背景下对档案管理工作的要求，建立标准、统一的学生档案管理系统，充分利用信息化网络功能，利用计算机软件来协助档案管理人员进行档案管理。注重对信息系统的开发和研究，强化信息系统的应用能力，为学生档案的内容编写、数据采集和信息安全建立统一化的标准，提高学生档案的操作性能，确保学生档案管理的有效性和准确性，促进学生档案管理工作的高效开展。同时，还需要积极推进学生档案管理工作与高校其他部门之间的互联网对接，促进各个分散部门之间的整合，建立网络化关系，将学生的信息及时上传到信息管理系统中，达到各部门间学生信息共享的目的。

2.3 提高档案管理信息化水平

高校的档案管理工作应该严格按照信息化背景下档案管理的要求进行开展，严格按照新时期学生档案管理的要求，不断的转变传统的档案管理观念，将信息化技术运用到高校学生档案管理工作中来，并配备专业性较强的档案管理人员，构建数字化档案管理平台，做好数字化档案资料的调研工作，加大对档案管理各个环节的监控，降低档案管理信息化成本。同时，要求档案管理人员需要具备较强的档案管理专业化知识，能够对有用的数据资料进行及时处理，提升档案资料的价值，提高数字化档案的效率，使档案资料充分的发挥出自身的应用价值[3]。

3 结论

综上所述，现阶段，高校学生档案管理工作面临着新的发展契机和挑战，在信息化背景下，应该充分把握好信息化技术这把双刃剑，加大对高校学生档案管理工作的研究力度，将其作为高校管理工作的重要组成部分。由于高校学生档案管理工作是一项系统性和复杂性较强的工作，在实际的工作中会出现较多的问题，要求重视档案管理工作、规范档案管理标准、提高档案管理信息化水平。

参考文献

[1]王燕凤.信息化背景下高校学生档案管理工作发展策略探究[J].城建档案，2015，12：58-59.

[2]闫明.信息化背景下的高校档案管理对策分析[J].經营管理者，2016，23：327.

[3]陈娟娟.新时期加强高校学生成绩档案管理的对策初探[J].读天下，2016，17：164.