浅谈会计档案的规范化管理

摘要：本文从现阶段我国会计档案管理工作中存在的问题进行分析，进而指出有效提高会计档案管理规范化的有效措施。

关键词：会计档案；管理；问题；措施

一、现阶段，我国会计档案管理工作中存在的问题

（一）会计档案归档不及时

我国《档案法》等相关法律规定，本单位必须要对立卷归档的材料，必须按照相关规定，定期向本单位档案机构或是档案工作人员进行移交，集中管理，任何人不能将其据为己有或是拒绝归档。但是在实际操作过程中，很多单位或是企业都存在将会计档案保存在本单位财务室，没有进行及时移交的现象，有的单位甚至是由个人进行单独保管的。这就造成部分财务人员将会计档案作为私有财产的问题，给档案集中管理工作造成很大的阻碍。

（二）会计档案立卷缺乏严谨性

在档案管理工作中，立卷的严谨性和规范性直接关系到档案工作的质量和效果。通过档案立卷将同一类型的文件材料，根据他们之间的联系进行有机组合，这样以便日后的查找。但是在实际操作过程中很多单位都存在档案立卷不严谨的现象，例如记账凭证中没有按照日期的先后顺序进行排列，或是案卷中金属物没有按照规定取出等。

（三）会计档案未能按照规定进行销毁

我国相关法律法规规定，会计档案的保管期限分为永久性和定期两类。工作人员对定期档案进行保管时，一旦规定期满时，要立即按照相关程序和规定对定期档案进行彻底销毁。但是在实际操作过程中，很多部门未能严格按照规定对定期档案进行销毁。例如在没有申请报告，或是领导签字的情况下，工作人员擅自进行档案的销毁。

（四）会计档案管理缺乏规范性

虽然我国已经建立完善的档案管理法律法规，但是很多单位或是企业由于管理人员缺乏对档案管理工作的重视，未能根据自身的实际情况，建立完善的档案管理制度，或是制度流于形式。例如未能及时对立卷进行整理，很多单位只有在年终时才会对会计档案进行有效的整理，将财会方面的文件随意乱放，未能进行整理和归档。或是未能按照相关档案归档程序进行操作，造成档案丢失，或是不完整的现象。

二、有效提高档案管理规范化的有效措施

（一）加强对档案管理的重视，强化组织建设

为了更加有效的提高档案管理工作的规范性，相关单位管理人员一定要转变传统管理意识，意识到会计档案管理工作的重要性，根据自身单位的实际情况，将会计档案管理工作列入重要议事日程之中，在实际操作过程中，要做到以下几点：首先，单位管理人员要选派一名专业的分管领导，由所有科室负责人和档案管理工作人员组成监督小组，利用互联网技术建立完善的档案管理网络平台。明确小组各个成员的职责和工作内容，分工细化，采取岗位责任制，将责任落实到人，以此提高工作人员的责任感。其次，要有专业的工作人员开展日常工作。单位要根据自身单位档案工作的实际情况和需求，选派合理的档案工作人员，由其负责档案管理的日常工作，要求其做到会计档案随时产生，随时立卷，及时装订，有效归档。最后，单位要建立完善的档案管理制度，加强对工作人员的行为监督与管理。同时要建立和完善必要的检索工具，例如会计档案归档登记簿等，做好相应的记录，方便检查工作的开展。单位一定要加强对档案管理工作的资金投入，引进先进的管理设备。

（二）加强宣传，强化法制建设

相关单位一定要根据我国档案管理的相关法律规定，加大档案管理方面相关知识的宣传力度，同时做到与时俱进，不断学习和先进的档案管理观念，严格规范自身的行为，按照相关法律法规办事。相关事业单位或企业一定要坚持集中统一管理的原则，避免出现不归档或是据为己有的行为出现。根据自身单位或是企业的实际情况，建立完善的档案管理体系和监督机制，加强对工作人员行为的监督与管理，将责任制落实到实处。单位要通过多种有效的方式宣传档案相关的法律法规，管理人员尤其是领导人员一定要意识到档案管理工作的重要性，严格规范自身的行为，按照相关程序和流程进行操作，保证档案的完整性与精确性。定期对档案管理人员进行专业业务培训，有效提高其综合素质。单位要定期为档案管理人员提供专业培训的平台和机会。定期邀请专业人士到单位进行现场指导。同时各个部门一定要加强之间的沟通交流，相互配合，有效提高单位档案管理工作的水平。

（三）加强管理，强化功能建设

随着科学技术的发展与互联网技术的创新与完善，更多先进的档案管理技術和设备得到创新与应用。因此相关单位一定要加强对档案管理的资金投入力度，在强化会计档案规范管理的基础上，采取档案相关数据备份到磁性介质的方式，建立完善的电子备查登记簿。同时提供备份数据的时间、保管方式等信息。管理人员要定期对磁性介质信息进行检查与修复，以保证档案信息的完整性。

三、总结

综上所述，随着社会主义市场经济的发展，会计档案的作用更加的突出。因此相关单位领导人员一定要意识到档案管理的重要性。根据自身单位的实际情况，建立完善的档案管理制度，严格规范工作人员的行为，使其按照相关程序和流程进行档案管理工作的 操作。同时要加强对会计档案管理的资金投入，引进先进的技术和设备，有效提高自身单位档案管理的水平。定期对档案管理人员进行专业的培训，提高其业务能力和综合素质，树立其强烈的责任感，通过多种有效的方式提高自身单位档案管理能力和水平。

参考文献：

[1]俞岚.浅谈会计档案管理规范化[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2014.

[2]王秋华.浅谈会计档案管理工作规范化[J].现代经济信息， 2009（23）：194-194.

作者简介：卿健（1969–），女，广西桂林阳朔人，中专学历，助理会计师，研究方向：财务会计。