企业档案管理的措施与效果分析

[摘要]企业的发展离不开企业的基础工作，只有做好了基础工作才能促进企业的更好发展；随着企业的发展和进步，企业中的档案管理工作也应该随之进步，让档案管理得到提升；企业的档案管理是一项复杂系统的工作，特别是一些大型的企业，档案管理工作会更加烦琐和复杂，所以企业的档案管理工作是非常困难的。目前，企业档案管理工作中存在很多问题，这些问题的存在影响着企业的正常发展，因此结合企业档案管理的实际情况，要对企业档案管理的工作方法和工作模式进行改善，最大限度提升企业档案管理的水平，为企业的长期发展提供必要的基础保证。文章主要对目前企业档案管理中存在的问题进行了分析和探讨，并提出了相应的管理措施，促进企业的全面发展。

[关键词]企业；档案管理；效果分析

[DOI]1013939/jcnkizgsc201720220

对于一个企业的发展来说，企业的档案管理是基础的工作，是整个企业发展的必要保障；企业的档案管理是企业在发展过程中对各种资料的收集、企业经营策略的制定、企业员工的档案记录等，它涉及的方面非常广，所以说企业的档案管理是一件复杂系统的工作，对整个企业的发展有积极的推动作用；在激烈的市场竞争中，企业要想得到立足和发展，就必须提升自己的核心竞争力，不断地完善和壮大自己，适应整个市场的变化；所以在企业的档案管理中，必须结合时代的发展背景，在管理理念和模式上创新和完善，提升企业档案管理工作的效率，让企业的发展具有一定的支持和保障。

1企业档案管理的特征和目的

一个企业的发展和进步离不开档案管理，档案的存在为企业提供了必要的保障；在企业的发展过程中，企业会单独设立管理档案的部门以及雇用专门的人员，让企业中的档案工作得到统一，维护整个档案的完整和清晰；相关人员对企业的档案进行收集和整理，保证整个管理工作的正常有序；企业档案管理中具有它自己的特征，企业和管理人员要掌握其中的特征，通过制定相应的规范和制度来对档案进行管理，让整个企业档案管理的质量得到提升；企业档案管理的主要特征和目的主要有以下三个方面。

第一，档案的集中存放和统一管理，所以档案管理人员应该在接受一定的培训之后再上岗，对企业的档案有一个清晰的了解和分类，促进档案管理工作效率的提升。

第二，企业在发展过程中，形成一些有价值和有意义的资料，这些资料是企业进步和发展的特写，是企业整体发展过程中的清晰记录；另外有关企业经营、生产方面的资料和档案还为企业的生产提供了重要的依据；正因为这些档案的重要性和价值，在档案的管理过程中应该注重它们的完整性，防止企业档案的损害为企业发展带来的阻碍。

第三，企业档案管理的保密性和严肃性也是主要的特征之一，企业的档案不是每个人都可以翻阅的，对于一些重要的档案要设置相应的权限，只有经过领导的同意之后才能翻阅；另外在企业档案的管理过程中，还要注重维护档案的真实性，不能随意对档案进行更换和改变，保证企业档案的真实有效。

企业档案工作的开展为企业提供了重要的保障，所以提升企业档案管理工作的效率是非常有必要的，促进企业经济效益的提升，保证企业得到更长远的发展。

2当前企业档案管理中存在的问题

21企业档案管理工作制度不完善、不规范

在激烈的市场竞争中，很多企业把发展的重点放到了经济利益上，忽视了企业档案管理工作，认为只有做好了经济发展才能在社会中站稳脚跟；正是由于大多數企业持有这种心态，对档案管理工作的意识非常淡薄，把所有的精力都放到了企业的运营和生产上面，没有完善的档案管理工作制度，让企业的档案管理工作处于非常被动的状态，给企业的健康发展带来了严重的影响；另外企业的档案管理制度不规范，很多管理人员把制度当成摆设，没有真正地落实，给企业档案管理的规范化带来了阻碍。

22企业档案的收集与整理不规范

在档案管理过程中，企业资料和档案的收集与整理是最基础的工作，但是很多企业都没有重视这种基础性的工作，正是由于这个现状，企业在查询相关技术性和有价值的档案时会遇到问题，要么就是找不到相应的档案，要么就是档案已经丢失；另外大型企业中，档案管理的工作人员数量有限，在面对各个部门的档案时，收集和整理工作量会变大，很多管理人员在没有经验的情况下会出现混乱的状态，造成档案的丢失；另外在档案的管理方面没有特定的制度，管理人员随意存放，在翻阅档案的过程中会造成很大的困难，不便于对档案的管理。

23企业档案管理人员的素质不高

企业的档案管理工作是一项细致、系统和严谨的工作，需要管理人员正确对待，只有拥有高素质和专业技能的管理人员才能做好企业的档案管理工作；但是目前很多企业档案管理人员素质普遍都不高，在新时期的发展背景下还存在着很多不足，满足不了企业档案管理工作的需要，很多临时的档案管理人员没有强烈的责任心，在档案的管理过程中出现过各种问题，比如：泄露企业档案机密、档案管理混乱等，给企业的正常发展带来了严重的阻碍，不利于企业在市场中核心竞争力的提升，更不利于企业的长期稳定发展，由此可见企业档案管理人员的素质与企业的发展是紧密联系在一起的。

24企业档案管理部门缺乏先进的软件设备

企业的档案管理需要借助先进的技术，运用先进的管理设备和软件辅助人工进行管理，只有这样才能把企业档案管理工作做得更加细致；可是在目前的企业档案管理工作中，很多企业都是采用一般的管理软件，受到很多局限，与现代的网络化管理还存在着一定的差距，造成这种现象的主要原因是企业没有对档案管理给予更多的重视和投入，导致档案管理还处于基础的阶段，满足不了时代的变化；另外很多企业的档案管理人员在面对先进软件和设备管理的时候会出现严重的失误，无法适应网络化的档案管理，导致企业档案管理工作一直得不到更新。

25企业档案管理缺乏后续的更新

企业档案的管理是一个系统的过程，在建立完相应的档案后，后期的工作才是最为重要的；在建立档案的初期，企业对各版块档案的管理会比较顺利，不会遇到什么困难，可是随着企业的发展和进步，档案会逐渐增多，管理人员在收集和整理档案的时候会出现失误的现象，企业各版块的变动也比较大，如果企业在档案管理中不及时更新，会让档案管理工作失去意义，这是目前企业档案管理中存在最多的问题，企业发展过程中的档案没有得到及时更新，让企业处于一个被动的状态。

3企业档案管理的有效措施及效果分析

31建立健全的企业档案管理机制

企业的档案管理不是一朝一夕就能完成的，它是一个长期的过程，所以在档案的管理过程中必须有一个规范的管理制度，确保档案工作的正常开展；档案管理的制度完善可以给管理工作带来保障，在严格规范的制度下，管理人员对工作会更加细致，档案的管理及借阅也会更加严格，避免出现档案丢失和损坏的现象。另外，企业还应该建立专门的档案保管部门和小组，对企业的档案做好保管、借用和更新等方面的工作，让企业得到更健康的发展。

效果分析：通过对企业档案管理制度的完善和健全，能够让企业的档案管理得到条理化和规范化，对企业中借用档案的人员有一定的约束作用，保证企业档案的正常开展，让企业的发展和进步有可靠的档案支持，促进企业档案管理的良好发展。

32加强档案的收集与整理规范化工作

档案管理的收集与整理规范化是保证档案工作正常开展的基础，对整个企业的档案管理工作都有积极的影响；要想做好企业档案管理工作，档案管理人员必须积极投入企业的各个部门，了解档案的来历和存放目的，根据档案的部门进行档案的分类管理，让档案的管理更加系统化和条理化，为企业的发展提供必要的档案基础。

效果分析：加强企业档案管理的收集与整理工作，让企业的档案更加完善，为企业的发展和进步提供必要的依据，在需要翻阅档案的时候，能够清楚地找出相关的档案，这个是加强企业档案管理收集和整理工作的结果，对促进企业的发展有积极的作用。

33提高档案管理人员的素质

企业的档案离不开档案管理人员的工作，在企业的档案管理中，很多企业会聘请专业的档案管理人员，确保档案工作的正常开展；但是有的企业为了节省资金，会选择兼职的档案管理人员，不管档案管理人员的性质是什么，只要做了档案管理工作，加强对他们的培养，提升档案管理人员的素质就是非常有必要的，除了培训他们档案管理的基本知识外，还要求他们掌握先进的网络技术知识，对档案管理软件的使用以及相关的法律法规知识，促进档案管理人员的全面提升，确保他们在档案管理中工作的顺利开展。

效果分析：提升企业档案管理人员的素质是非常必要的工作，让档案管理人员在培训中获取更多的先进理念和方案，提升他们在档案管理过程中的水平，这对企业的发展有重要的意义。

34加大档案管理的资金投入

企业档案管理工作应该得到企业的重视，在资金方面有更多的投入，保证档案管理工作的正常开展；随着企业的不断扩大和壮大，企业的各方面都发生了变化，其中档案的变化是最直接的，档案的收集和整理工作变得更加复杂，管理人员的工作量也得到了提升，在这样的状况下，企业的现有档案管理设备及软件已经适应不了管理工作的强度，不能满足企业的发展实际需求；针对这个状况，企业必须加大资金的投入，完善和更新相应的管理设备，降低档案管理人员的工作强度，提升他们管理工作的效率和水平，这对企业的发展来说非常重要；所以加大对档案管理工作的资金投入，应该得到更多领导的重视，促进企业的长期稳定发展。

效果分析：企业加大对档案管理工作的投入是目前做好企业档案管理工作的必要途径，不仅为企业的档案管理提供了必要的技术支持，还降低了管理人员的工作强度，提升了企业档案管理工作的水平，发挥出档案管理工作的作用，让一个企业的发展面貌得到更好的展现。

35做好档案的信息化建设

在信息化的时代中，企业的档案管理要不断更新和发展，不断提升档案管理的技术；做好企业档案管理信息化建设，可以实现档案管理的更新；在网络发展的背景下，企业档案管理应该借助网络技术，实现档案管理的网络化，借助先进的电子设施设备来提高档案管理的工作效率；另外企业档案管理必须实现网络化，让档案的建立工作与企业的发展相结合，让档案管理不受时间和空间的限制，随时对档案进行更新和档案资源的共享。

效果分析：通过对档案管理信息化的建设，让企业的档案得到了更新和发展，保证了档案的真实性，让档案管理实现系统化，这是企业档案管理发展的必然结果。

4结论

企业的档案管理工作是一个企业的基础和核心，如果不注重企业的档案管理工作，整个企业不会得到长远的发展，在人才、企业技术和企业能力上与其他企业存在一定的差距，不利于企业在市场中的核心竞争力提升。所以在企业的档案管理中，我们应该给予更多的关注和重视，真正意识到企业档案管理给企业发展带来的积极作用，结合目前企业档案管理中出现的问题，不断地创新档案管理方法，提升企业档案管理工作的水平；在当前的社会发展形势下，企业应该不断加强档案管理规章制度的建设、提升档案管理人员的素质和水平，完善各项设施设备等，让企业的档案管理工作与社会的发展相适应，发挥出档案管理工作的优势，为企业的长期发展奠定基础，促进企业更长远地发展。

参考文献：

[1]李兆明关于企业档案管理体制改革的探讨[J].档案学研究，2016（1）

[2]廉晓强新时期对档案管理人员的素質要求[J].社科纵横，2012（7）

[3]张丽浅议企业档案管理[J].档案学研究，2013（S1）

[作者简介]吉才妮（1985—），女，汉族，档案主管，档案助理馆员，现将要评档案馆员。研究方向：企业档案管理。