关于建设项目的档案行政许可的管理工作探讨

郑晓萌

摘 要：当前各级政府都设立有专门的档案行政管理部门，进行着档案管理工作，档案行政许可项目也是档案管理工作的一项内容，尤其是建设项目的档案行政许可。在经济发展的促进下，各类建设项目也日益丰富，为了提供更高效的服务，有的地方档案行政管理部门在审批中心探索设立了专门的业务窗口，这样不但有利于提高行政许可的效率，更有利于行政相对人的业务办理。本文主要对建设项目中的重点建设项目的档案行政许可的管理工作从规范性、时效性、完整性进行了探讨，旨在通过本文的研究促进各地档案行政管理部门不断的进行工作改进、创新和提高。

关键词：建筑项目；行政许可；档案管理

档案行政许可要依照《行政许可法》的规定进行，国家近年来在行政许可项目方面进行了大力度的改革，取消了一大批的行政许可，但是各地在建设项目尤其是重点建设项目的档案行政许可方面都非常重视，甚至还与行政审批综合考虑，提供了专项的建设项目档案的验收。以下笔者就重点建设项目的档案行政许可管理工作进行详细的分析。

1 建设项目档案行政许可的法律规定

按照《行政许可法》的规定，省级地方政府可以设立行政许可，档案行政管理部门对认为应当设立行政许可的应当向同级人民政府申报。有关建设项目的档案行政许可在各地法规、规章中主要体现为重点建设项目档案的专项验收，目前各省、直辖市都在档案管理的条例中对重点建设项目的档案验收进行了规定，例如河南、上海、辽宁等，条例中规定了建设项目档案的验收主体、认可文件等，可见建设项目档案行政许可是档案管理中十分重要的一项内容。

建设项目档案行政许可的管理主要是为了解决实践中一些重点建设项目档案专项验收不规范、档案不齐备、不完整和不准确的问题。我们在实施建设项目档案行政许可的管理工作中，要强化专项验收，确保重点建设项目档案行政管理的质量和水平。

2 重点建设项目的档案行政许可实施过程与要求

（一）强化档案行政许可的程序规范化

无论是在行政许可的法律规定中，还是档案法的规定中，都明确了对档案行政许可的程序性要求，因此作为档案行政管理部门要严格按照程序进行规范化的处理，以下笔者将重点的程序进行简要的分析。以重点建设项目的档案行政许可来说，在程序上主要包括四项，笔者对其规范要求进行简要的分析。

第一，申请与受理，这是重点建设项目档案管理的第一项程序，要求由申请人按照规范要求整理相关档案并进行电子存档备份，然后向审批部门的档案业务部门提交申请，并出示相关公司的证明文件和委托证明。受理部门进行查验核对，并将有关证明文件复印存档，提交系统后形成受理通知书交由申请人和档案部门存档。

第二，审查，在程序上审查需要由受理档案行政许可的部门与建设项目相关主管部门一同对建设项目档案进行审查验收，在这项程序中需要听取工程档案的相关情况，并现场查看项目档案的整理情况以及是否有备份等具体情况，对于存在问题的要提出意见并要求整改，对于审查中的情况还要做好记录并存档。

第三，决定审批，业务受理部门在完成建设项目档案验收后，要将最后的意见结果形成报告交由档案管理部门负责人进行审批，审批同意后发送给申请单位，通过系统形成档案行政许可审批表，填好各项信息后出具行政许可决定。

第四，送达，行政许可决定一般直接送达，但是需要注意的是还有送达回证，需要送达人与申请人共同签字盖章，完成送达后要将回证进行存档。

（二）强化档案行政许可的时效性

无论是在行政许可的法律规定中，还是档案法的规定中，都明确了时效性的要求，因此在档案行政许可中也要确保时效性，提高办事效率。在重点建设项目的档案行政许可管理工作中，要保证时效性，就要从过程进行强化，以下笔者从过程角度对确保时效性进行探讨。

第一，申请与受理的时效性要求与处理，一般存在三种情况，对于符合申请内容与要求的必须要即时的进行受理并填写相关的申请材料，出具受理通知书；对于申请人提出的申请事项不需要取得行政许可或者不属于档案管理部门的受理范围 的，要及时、明确的告知申请人，同时也要出具不受理通知书；申请人提交的材料中存在错误的，如果可以现场改正应当允许其现场改正，对于材料不齐全或者材料形式不符合法定要求必须要进行补正的，应当出具补正通知书，并且将需要补正的材料告知申请人。

第二，审查阶段的时效性要求与处理，对于受理的建设项目档案行政许可，要对接收的各项材料进行及时的审查，由于一些建设项目具有较强的专业性或者涉及其他部门的管理，审查中有必要时要咨询相关部门的意见。

第三，决定阶段的时效性要求与处理，审查完成后要形成决定，按照时效性要求，从手里行政许可申请到决定作出之日，应当不超过一定的期限，现在一些地方规定的有二十日内、三十日内，各不相同，作为档案行政管理部门一定要在规定的时间范围内做出决定，或者准许或者不准许。如果有特别复杂的情况需要延期的，按照规定可以延期的，应当作出延期的通知并送达申请人知晓。

第四，送达阶段的时效性要求与处理，在决定作出准许或者不准许的决定后都要及时的将决定结果送达给申请人，时间应当是在作出决定之日起的十日内。

（三）强化档案行政许可的完整性

对于建设项目的档案行政许可，实施许可的过程中会形成各种的文件资料，因此档案部门一定要在过程中就进行规范化的整理，确保档案行政许可的完整性。结合档案法律法规和管理的要求，笔者认为确保档案行政許可的完整性应当从以下几个方面进行强化：

首先，要在实施档案行政许可的过程中注意对相关资料文件的收集，这项工作实际上很简单，对于建设项目而言申请档案行政许可一般都明确要求申请材料目录，只要按照材料目录进行收集即可；其次，在材料的收集过程中尤其是要注意对行政审批负责人签字盖章的资料收集，这在档案行政许可中起到着决定性的作用；再次，进行现场审查验收过程中的材料收集，其中一些环节的验收会有相关责任人的签字和验收记录，这部分材料也是建设项目档案必备的，尤其是共同签字的表格单据；最后，行政许可审批部门的内部决议文件以及集体讨论形成的材料也要进行收集。

其次，档案收集全面后要进行整理，材料的整理要按照一定的顺序，或是逻辑顺序、或是时间顺序，整理过程中对于原件和复印件要求也要明确，最后整理成档案案卷进行装订封存。

3 结语

在行政机关不断的深化改革中，有的地方还专门设置了档案行政许可审批窗口，专门受理有关建设项目的档案。行政部门在提高政务的改革下，档案行政许可部门在工作效率上不断提高，在建设项目的档案行政许可管理中也是更加规范，本文在相关立法规定的基础上，对重点建设项目档案行政许可的管理规范性、时效性、完整性进行了分析，希望本文的探讨能够为相关工作提供理论上的借鉴。

参考文献

[1]李兴利.档案行政许可的思考[J].档案管理，2006（3）：：4-50.

[2]李永瑞.地方档案行政许可事项的设定和实施[J].中国档案，2005（3）：27-28

[3]谭一音.县级以上重点建设项目档案行政许可的规范化管理[J].浙江档案，2013（9）：58-59.