建立电子档案的做法及体会

摘 要：电子档案管理以其独有的优势，让日常工作变得更加快捷、方便。采集原始电子文档资料是建立电子文档的基础。正确分类是建立电子文档的关键。

关键词：电子档案；做法；体会

我站自2010年开始，采集整理站内电子档案，至今基本建立起了相对完整的电子档案系统。现报告如下：

1 意义

1、实现文档一体化管理。有保存价值的电子文件即时归档，提高文件的时效性，减少文件信息归档过程的工作量，使得处理结束后的文件信息可以及时提供利用，同时不影响文件信息的整理。

2、减少重复劳动，降低数据处理成本。把办公和业务管理系统形成的电子文件直接归档，避免了数据的多次辗转录入造成的大量重复劳动，减少了数据错误的几率，从而大大降低数据处理成本。

3、实现信息共享，集中管理。传统的档案管理模式中，各科室的文件档案信息资源都是独立的，建立电子文档后，把各科室的文件档案资源整合起来，集中管理，形成一个统一的利用平台，各个科室的档案、资料仍旧发挥着保存、保管作用。

4、保障数据的安全性。设立电子档案后，由专门人员进行日常的维护管理工作。采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网外网物理隔离、双机热备份、数据备份机制等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个科室管理有更强的保障。

5、统一标准、统一规范。所有关于电子文件信息的标准和规范统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，确立管理文件信息的权威，充分发挥电子文档在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文件信息的价值最大化。

6、统一窗口，开放利用。对已公开的非涉密性现行文件信息进行网上查询，提高电子文件信息的利用率，增加政务工作透明度，发挥窗口作用，更好地为广大人民群众服务

2 采集

采集原始电子文档资料是建立电子文档的基础。在各种活动中形成了大量的电子文本，包括以下几种：

1、各类站发文件、汇报报告、各类事迹、总结讲话。

2、各种业务工作规范。

3、各级行政部门下发文件。

4、各种协议、合同等。

5、各种统计报表。

6、重大活动及专项活动等。

7、专项工作。

8、文体活动。

采集过程中，采用了以下几种办法：

1、分口管理。即属于哪个科室具体落实和组织的，由哪个科室负责采集。

2、拾漏补缺。即对照已形成的文字档案，缺什么补什么。如对照年度发文序列，缺什么补什么，找不到原始电子文档的，就按照原始文件，重新打印补充，不能遗漏、不补或少补，但必须客观真实，不得弄虚作假。

3、尽可能全面地保留影像资料。一是在各种活动中，要有建立电档案的意识，主动地尽量全面地留下照片、录像等资料。二是从散落在科室或个人手中搜集，尽量还原部分原始影像资料，以尽可能地保持电子文档的全面客观真实。

在采集过程中，我们的体会是：

一要做好发动工作，提高全体职工对电子档案重要性的认识。通过站内会议全面发动，召开分口负责人座谈会深入发动，使人人都认识，科科有责任。通过宣传发动，每个科室都有了建立电子档案的意识，科室主动交送部分疑难手术影像资料、义诊资料等成为自觉行动，电子档案工作也逐渐步入正轨。

二要落实责任。分口负责的科室，科主任是第一责任人，不得推辞。分管领导要负起领导责任，定期督促检查，促进提高。

三要确保采集資料的客观真实，对所有补照的照片或录像不予采纳。

3 分类

正确分类是建立电子文档的关键。在建立过程中，我们总共形成了以下分类：

1、站内文件。按照文件序号排序。

2、各级行政部门下发的文件。按照党务、政务、业务、其他，以时间为序排序。

3、各种业务工作规范、规定等。按照发放的时间先后排序。

4、各类汇报报告。按照时间为序和上下级次序排序。

5、上报的各类先进事迹。按照先单位、后个人和时间排序。

6、各种总结及讲话。按照时间和年度排序。

7、各种协议、合同。按照名称和时间排序。

8、各种统计报表。按照时间排序。

9、各项重大活动、专项业务活动、文体活动等。按照活动名称和时间排序。

4 归档

1、所有分类文件全部以硬盘的形式保存，每季度检查更新一次，以年度为单位，专柜专人保存。

2、所有归档文件建立文件目录和登记，便于检索、查询和保管。

3、健全文档保管的相关规章制度并严格执行。相继建立了《电子文档采集制度》、《电子文档分类管理制度》、《电子文档借用制度》、《电子文档管理办法》等，实际工作中，严格执行并落实各项规章制度，保证了电子文档的建立和应用。

参考文献

[1]李方，浅谈人事档案管理工作如何适应新形势的需要[J]，科技创新导报，2008，（31）：179

作者简介

刘华（1976-），女，大学专科文化程度，现在牟平渔港监督站从事人事档案管理工作。