数码照片档案管理的创新实践探索

胡惠萍

摘 要：随着信息时代的来临，计算机和数码相机等电子设备相继普及。数码相片的数量越来越多，应用范围越来越广。因此，如何将数码相片的收集整理，以及归档保管，如何将传统照片与数码相片的档案管理进行科学有机地结合，并且制定相关的管理制度将是今后的重点问题。

关键词：数码相片；档案管理；探索

数码相片档案指的是机关、企业单位、团体以及其他的一些组织在进行公务处理的过程中形成的档案，这些照片对于国家和社会有着一定的保存价值。近年来，随着数码相机日益普及，数码照片的档案数量逐年增多。在一定程度上加大了数码相片的归档难度。

1 数码照片的档案特点

数码相片的定义是利用扫描仪或者数码相机等数码产品所获得的照片。是用数码形式存储于磁盘、光盘等中，需要依靠计算机系统进行查看和相关处理，可以在通信网络上进行传送，没有底片。数码相片与传统照片相比，具有诸多优点。譬如，数码相片的储存时间久，而且不会退色和变形，保证了照片质量，而且应用范围较广。但是由于数码产品的性质，同样存在诸多不足，譬如说，对于计算机软件以及硬件依赖性过强。另外数码照片可以通过计算机进行增减，而且可以进行修改，因此数码照片的易改性较强。数码照片没有一定的数据标准，这就导致了数据无法进行兼容和共享。数码相片档案信息可以和载体进行分离，没有固定的地理位置，影响了今后对于照片真伪的分辨。

2 数码照片档案管理中的常见问题

数码照片形成之后，需要摄影师以及相关的承办部门及时将照片归档于档案室。在进行归档处理时，需要数码照片，纸质照片以及文字，而且彼此之间内容一定要相符。数码相片的提交有许多种方式，可以通过通信软件、通信网络或者U盘提交。数码照片要建造一个目录数据，里面包括照片的题名、拍摄者姓名、拍摄时间、地点，照片所在文件夹等基础信息。档案室在收到照片进行归档时，要检查数码相片的有效性以及完整性。另外，对于照片的格式以及像素也有要求。照片的通用格式一般为JPEG、TIFF，拍摄的数码照片像素也有一定的要求，应在三百万像素以上。随着科学技术的发展，照片的像素可以进行调节。对于一些十分重要的照片，归档者要逐一登记照片的软硬件条件的版本、照片的格式以及数据类型，来保证照片的真实性。数码照片的复制粘贴比较方便，而且十分简单易操作。数码照片的来源无法控制，因此，不同的人都可以将数码照片导出到其他的计算机当中，而且不及时进行移交，这就导致数码相片十分容易散失，因此，在手机方面复杂于传统照片。因此，单位或者团体都需要拥有一个专门的照片负责人，对数码照片采取灵活的方式进行收集整理，另外，单位需要建立相关的数码照片归档管理制度等，便于各部门之间协调完成数码照片归档工作。

3 数码照片的整理方法及管理工作创新策略

3.1 数码相片档案的分类与编号整理

在进行编号以及分类整理之前，需要进行一定的筛选，对于那些重复的照片要进行剔除，对于那些没有保存价值的照片要进行删除。譬如说，反映同一场景的照片之中选择效果最好的。归档的数码相片每一张都需要有保管期限，利用保管期限来进行参照文本档案的划分。数码照片在进行归档整理时，可以以年度为参考，以年度进行照片的分类整理，需要建立文件夹整理照片，文件夹中的照片需要按照时间来进行排序。对于联系密切的照片可以划分成小组排列在一起。只有将数码照片进行合理、规范的整理，才能提升后期档案调用的使用效率。

3.2 采用光盘刻录、档案信息共享的的方法进行照片归档

将属于同一归档年度的照片整理到同一张光盘之中，或者多张光盘之中，并要给予标记。光盘刻录要一式两份，一张作为永久存封保存，一张负责查阅采用。另外，可以根据自身需要刻录三张硬盘，在异地保存。光盘的保管期限要长于其中照片的保管期限。尽量从长处理。另外，还要构建数码照片信息管理共享平台，在刻录光盘之后，要对其类型、载体进行统一编制，并将编制信息上传到管理信息共享平台中，不仅可以方便管理人员核查、管理，同时也提升了数码照片档案的利用效率。

3.3 利用信息技术将纸质照片与数码照片相衔接

紙质照片与数码照片的记录数据要在同一个数据库当中，建立一个完整的、协调统一的照片档案数据库，实现数码照片档案的统一管理，主要目的在于今后方便查找。另外，在进行实际的寻找利用过程中，可以对照片名称直接进行搜索，从而浏览搜索结果即可。照片名字的编辑要尽量简明，突出重点，通过照片名便可以知道照片中的地点地点、任务、时间以及照片拍摄背景等要素。纸质照片在进行整理归档的时候，可以采用总说明、分说明的方法来对照片的内容进行反应。随着现代网络信息技术的不断提升，因此，数码照片档案管理工作也要顺应时代的发展潮流。传统的纸质档案管理方式应不断创新，其中较为明显的特点便是数码照片实体与信息互相分离。利用现代化的数码照片档案信息管理方式，将其以数字化的形式保存下来，并成为珍贵的电子数码照片档案。因此，这也需要档案管理人员将自身的计算机技术、网络技术等科技技术不断提升，并紧随时代的发展步伐加强自身的管理业务水平。

4 结语

对于数码照片的收集整理是进行照片归档的重要环节之一，想要整理好照片档案，这就需要具备一定的耐心与思维。随着信息系统的建立，为数码照片档案的方法和利用环节拓展了一定的空间，要利用档案的信息系统对照片档案的数据库进行建立，这很大程度上推动了档案的管理工作的进行。数码照片的存档，也为今后保留了十分重要的影像资料，因此，至关重要，不可忽视。

参考文献

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