大数据时代背景下的档案管理探讨

赵修金

摘 要：大数据时代背景下对档案管理工作的创新发展提出了许多新的挑战同时也带来了档案管理创新发展的机遇。现今，基于大数据时代背景下强化档案管理工作水平的提高，要在充分的认识其挑战存在的基础上，能够从其存在的优势的基础上，从人才培养、优化人才结构以及加强档案数据安全性等方面促进档案管理水平的提高。

关键词：大数据；档案管理；挑战分析；优势分析；对策分析

随着社会主义市场经济的发展，我国现今各单位和各部门在进行档案管理的过程中有必要在基于现今市场化经济发展和信息化社会发展的基础上，能够在基于时代背景存在的基础上，对档案管理的管理基础进行分析，在有效的结合大数据时代背景下档案管理工作的目标和要求的基础上进行创新结合和管理。具体而言，现今大数据时代对档案管理所提出的基本要求则是信息化档案管理方式、智能化运作模式和现代化专业人才队伍的构建是最为主要的。

1 大数据时代给档案管理带来的挑战

1.1 传统的档案管理理念受到了挑战

现今，大数据时代背景下最为明显的挑战则是给予了传统的档案管理形式和管理理念的冲击和挑战。一般而言， 传统的档案管理运作方式是档案管理员在档案资料分类管理的基础上进行的，而后通过特殊的标记拥有后期的档案查询工总。但是当前大数据时代背景下，档案管理工作的信息量在逐渐的增大，且存在很多交叉档案信息，这样在此情景下继续延用传统的档案处理方法进行保存管理，不但不能保证档案管理的效果，而且对于档案保证的效率也是非常不利的。

1.2 档案保存形式受到了挑战

大数据时代背景下同样给档案保存形式提出了冲击和挑战。基于这一方面而言，现今档案管理内部的档案管理工作已经能够通过文档、图片、音频等信息化和智能化的方式对数据信息进行记录和存储的。而这种形式在现今部分仍然沿用的传统档案管理形式中，则是会产生一定程度的冲击。所以，档案管理档案保存形式多样化和信息化的实现是必要的，而且在新的档案保存形式下能够分门别类对这些信息进行整理，通过查询目录的信息化设置方便以后进行档案查找。

1.3 档案业务人员的素质有待提高

大数据时代给档案管理形式和模式的创新给档案管理人员的业务素质提出了更高的要求。给予这一方面而言，大数据时代模式和形式的使用是信息的多样化和处理信息方式的复杂性，其對档案管理人员业务素质的要求是非常高的。具体而言，档案管理人员素质的提高一方面要求档案管理人员要掌握多种技术，包括档案资料分类、相关软件的运用、数据的阅读等。所以，对档案管理人员进行高素质的培养是非常重要的。

2 大数据时代给档案管理工作带来的优势

2.1 提高档案管理效率

大数据时代背景下，除了给档案管理工作带来的挑战外，其同样给档案管理工作带来了很大的优势。具体而言，档案管理工作效率的提高首先要表现在能够同时实现提高档案管理效率和降低档案管理成本。这一方面具体表现在大数据时代档案管理效率的提高能够通过计算机网络化信息技术的使用快速处理大量数据，提高数据处理能力，这也是其管理效率的提高在档案处理工作优势的最为明显的表现。档案数据处理能力的提高能够降低对时间成本和人力资源成本的消耗，明显降低大档案管理的运作成本。

2.2 提高档案保存质量

大数据时代背景下，对于档案管理效率的提高最为明显优势则是其能够提高档案保存的质量。具体而言，档案保存质量的提高，首先体现在随着档案管理数量和管理规模的增加和提高，传统的纸质档案的管理模式和管理形式已进行不能保证档案的真实性，如，在档案管理的过程中保存档案的地方出现意外灾害现象，那么纸质档案是非常难保存的。另外最为重要的则是纸质档案在经过长时间保存后，非常容易出现纸质老化、字迹不清的现象。耳语这些传统档案管理的形式相比，大数据时代背景下档案管理形式和模式的创新应用能够通过电子档案的保存形式，既能够保证档案管理的真实性，而且随着数据的备份形式的出现，同样也能够保证避免意外出现而造成的数据丢失，同样能够保证数据的真实性。

3 大数据时代背景下档案管理的对策分析

3.1 大力培养高端人才

大数据时代背景下，基于其给档案管理存在的挑战和优势的基础上，能够促进档案管理创新发展的最为关键的是与大数据时代背景相关的高端人才的存在。人才的存在对于档案管理的创新发展起着决定性的作用。所以，这就需要档案 管理内部人员要大力培养能够运用大数据进行档案管理的高端人才是非常必要的。一般而言，传统的档案管理模式和形式下，其所配备的人才在现今大数据时代背景下人才的专业知识和业务能力都是比较欠缺的。而基于信息化和智能化档案管理方式的运用的基础上，档案管理人员虽然认识到现代化管理方式建设的必要性，仅仅的进行档案管理设备和系统的引进和更新，而没有强有力的高技术人才对大数据下的档案管理系统进行运用和管理，这只会导致档案管理工作出现形式化的发展，从而导致其管理低效率的实现，同样也妨碍了正常的档案管理工作的进行。所以，大数据时代背景下大力培养档案管理的高端人才可以一方面通过政府与高校开办跨学科的复合型专业的培养模式进行人才的创新培养。另一方面积极的引进市场化已经培养成型的档案管理人才，以此再两方面工作的基础上通过利用高端人才为我国档案管理人才适应新形式的发展做好人员管理工作。总体上而言，人才的管理培养工作的进行同时需要强有力的资金条件支撑，资金条件的支撑对于高端人才的系统、稳定的、有组织的培养起着关键性的作用。

3.2 优化档案管理人才结构

现今我国档案管理工作进行的过程中，其人员的构成即热源结构基本上呈现出年龄结构和素质结构不均衡的现象。出现这一现象的原因，则是由于我国在长时间的档案管理工作中管理领导内部对于档案管理人员工作的投入处在较低的状态上，无路是在政策、经济还是技术等方面都存有欠缺，所以就导致年龄较小的、素质较高的人员从事档案管理工作。而现今大数据时代下对人才的素质要求却是非常高的。如果，高技术水平和高素质人才的参与，那么整个大数据时代背景下的信息化管理实现则是不可能实现的。因此，大数据时代下开展档案管理工作的基础性工作则是就是积极的优化档案管理工作人员结构，积极改变档案管理人员的年龄结构和人员素质构成结构。

3.3 大力加强档案数据的安全性

大数据下时代背景下的档案管理工作虽然给档案管理工作带来了很多优势，尤其是在提高工作效率，降低工作成本方面优势是非常突出的。但是，鉴于大数据时代背景下，档案存在重要性的基础上，但是不能否认的是大数据时代背景下信息化和智能化的档案管理形式将会有可能造成档案的数据信息丢失，给档案数据管理形成极大的风险性。其风险的存在，电脑病毒、内存卡损坏等降低了档案数据管理的安全性。因此，大数据时代背景下加强档案管理工作的安全性是非常重要的。

4 小结

综上所述，大数据时代背景下档案管理工作的进行在不同程度上面临着挑战和优势，但是在基于其带来的提高效率、提高保存质量，降低成本的优势基础上，能够从大量培养高端人才、优化档案管理人才结构以及加强档案数据安全性等方面整体上促进纪委档案管理工作的信息化和智能化的发展。

参考文献

[1]刘泓，刘冰欣.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].信息化建设，2016（5）：48-50.

[2]陈婷婷.大数据时代背景下档案管理探讨[J].办公室业务，2016（13）：107-107.