对通榆县档案利用服务情况的研究分析

摘 要：通榆县大力推进档案便民服务体系建设，推出多项档案利用创新便民服务举措，逐步构建档案利用远程化、网络化的服务格局。各类便民服务机制发挥效用凸显，广大市民充分享受到便捷、高效、优质的档案公共服务，取得良好的社会效益。

关键词：档案利用；质量；研究

1 档案利用情况分析

1.社区利用持续增长。目前，通榆县六个社区事务受理服务中心都可以受理相关民生档案的查阅利用，自这项服务机制推出以来，每年在社区完成民生档案利用的人次都呈现大幅增长。随着全县社区事务受理服务中心标准化建设的深入推进，各社区在受理有关业务时，积极引导群众就地查阅所需的档案，实现一站式办理，受到群众的广泛欢迎。继续拓展社区利用档案门类、扩充资源，通过培训、回访、在线服务等途径不断加强业务指导，持续加强宣传，各社区民生档案利用受理业务数量和质量逐年提高。

2.自助查档深受欢迎。民生档案自助服务终端开始在接待窗口、市民中心、房地产交易中心试运行，市民持本人身份证，在自助终端机上根据操作提示，两三分钟就可以完成身份信息验证、调阅档案以及签章打印，拿到的档案证明材料与在档案馆窗口查阅具有同样的效力。这种全自助、便捷的档案查阅设施一经推出就受到群众和有关单位的欢迎，利用率较高，大大提高民生档案查阅的效率，减轻窗口的接待压力。

3.民生档案利用仍是主体，竣工档案利用持续增长。婚姻登记档案、房产权证档案、社员建房档案、独生子女档案四类档案的利用量占总利用量比重超过70%，民生档案的利用仍是主体，但不同类别的档案利用有增有减。其中，受房地产调控政策影响，房产权证档案的利用人次、卷次同比下降近两成；因越来越多的独生子女父母到龄退休领取独生子女补贴，以及二孩政策落地，独生子女证档案利用量近两年来有所增加。全年竣工档案的利用保持了近年来的增长态势，占总利用量的6%，同比增长近两成。

2 档案利用服务质量分析

1.档案数字化大大提高档案接待利用效率。近年来，通榆县不断加大档案数字化工作，使得数字化档案的直接利用占比逐年提高，效果显著。调阅实体档案越来越少，在减少对档案实体可能造成的损伤的同时，大大减少查档者的等待时间、提高档案接待利用的整体工作效率。

2.开辟多条档案利用便民服务“绿色通道”。各项便民服务措施的灵活运用开辟多条档案利用“绿色通道”，特别是在为有关村委会服务的过程中得到相关工作人员和村民的点赞。一是“就近取件”为易地搬迁地籍核查工作便捷快速提供建房档案，通过民生档案“就近取件”便民服务在村委会就地办好档案查阅的所有手续，省却大量的来回奔波时间和精力，也使村委会地籍更新调查工作得以高效开展。二是“特事特办”，根据需求梳理馆藏档案，分门别类做好各项利用准备，规范各村办理查档业务的手续和流程，为各村查阅档案提供极大的便利。

3.多种现代化技术并用。通榆县不断加快推进档案信息化建设，积极运用“互联网+”思维，深入推进信息技术在档案利用业务上的应用，推出网络、微信、市民云APP预约查档以及跨省网盘利用服务系统等，充分发挥档案全文数字化的效益，促进现有线下各项服务机制与线上服务深度融合，不断拓展、创新档案利用信息化手段，发挥了“1+1>2”的作用，使档案利用服务越来越便捷、高效、亲民。

4.规范窗口管理亮点纷呈。全员素质提升，努力提升全员政治、业务素质，实行每月1次政治学习、业务学习，每季度进行1次专家讲座。积极推選人员参加各种培训班，实行全员考录上岗证。开展窗口“轮值制”，解决窗口服务人员少的问题，推动了全体人员熟悉馆藏、熟练操作档案管理系统，提升服务中心、服务基层、服务民生能力。考核奖惩有创新，实行日常工作扣分制、重点工作打分制、创新创优工作加分制，严格考核奖惩，提升全员工作责任感和工作质效，提升通榆档案的美誉度、知名度。打造“忠诚管档、真诚服务”优秀服务品牌，在做好档案工作的基础上、积极参与县委、县政府中心工作，实行免费查档、远程查档、即时查档、数字化快捷查档。全面服务多渠道，主动服务县委县政府中心工作，指导、推进全县机关、部门和镇（社区）档案规范化、信息化，提升全县档案安全保密工作水平。

5.共享机制“让信息多跑路、让群众少跑腿”。先后与公安局人口管理办公室和卫生和计划生育委员会建立民生服务信息共享机制，为市民办理户籍事项一次性计划生育奖励费申领、申请二孩等再生育事项或其他特殊需求的档案查阅提供极大的便利。充分发挥档案公共服务在现代政务服务体系中的基础作用、不断简化行政相对人的办事环节和手续，推出一系列便民服务机制，通过相关门类的档案信息资源的共享，拓宽信息服务渠道，通过“技术+机制”手段，进一步简化群众办事流程，减少办事群众来回奔波，为群众节省宝贵的时间和精力，真正实现“让信息多跑路、让群众少跑腿”。

6.档案便民服务体系不断完善、效用日渐凸显。随着档案利用渠道的不断丰富，服务机制的不断完善，适应通榆特点、具有通榆特色的档案利用便民服务体系逐步形成，整体效用日渐凸显。典型的表现是，在档案利用总量基本平稳的基础上，各种不同途径完成的档案利用量有增有减。周六接待利用量的变化就是一个很好的例证。越来越多的查档需求被社区利用、自助查档、就近取件、网上预约等各种便利渠道所分流。民生档案远程利用服务接轨“互联网+”时代，越来越丰富、越来越便捷的服务机制不断完善档案利用便民服务体系，实现服务能级的不断提升。

作者简介

王景文，男，吉林通榆人，大学本科学历，档案管理员，现从事县级职业技术教育档案管理与研究工作。