机关档案管理创新模式研究

摘 要：近年来，随着我国社会的发展，国家机关单位在社会中的地位越来越重要，档案管理工作是我国国家机关单位多项工作中非常重要的一项，然而随着社会的进步，和国家单位管理工作的不断创新和发展，曾经的档案管理模式已经满足不了我国机关单位工作的需求。因此，为了创新机关单位的档案管理工作，寻找适应新时代机关单位的档案管理工作新模式，本文将会从目前我国机关单位档案管理模式存在的问题出发，分析和研究档案管理的新模式。

关键词：机关单位；档案管理；创新模式

為了保证机关单位办公的效率，我国很多地方的政府机关单位都是集中化办公，因此，之前档案管理模式也因此而改变。我国早在2000年的时候，就已经开始对机关单位档案管理工作进行改革，这十几年来一直不断探索和实践新的档案管理模式。近年来，随着我国科技水平的提高，电子化信息技术和互联网也已经运用到机关单位的档案管理工作中去，不但提高了档案管理的工作的质量，速度也随之提升。

尽管如此，由于多方面因素的影响，机关单位的档案管理工作仍旧存在很多问题，为了更好的适应机关单位现代化的发展，更应该不断的对档案管理工作进行创新，下面就将对我国机关单位档案管理工作存在的问题进行分析研究。

1 我国机关档案管理存在的问题

1.对档案管理的重视程度不够

这个问题基本上我国各个机关单位都存在，因为对档案管理工作重视程度不够，所以在日常的工作当中经常会忽视档案管理工作，导致很多档案都不按顺序和标准整理。

造成这一问题的很大一部分原因，是因为很多机关单位的领导和档案管理人员对档案管理工作内容的认识有误区，以为档案管理只是单纯的做好档案誊写以及档案保管等工作，所以对档案管理工作没有足够的重视。

2.档案管理力度不够、管理技术落后

很多负责档案管理工作的管理人员并不具备档案管理的专业素质，解决不了档案管理档案管理工作中的一些技术性的难题。也正因为这些档案管理人员的专业水平不足，难以及时学会新的管理方式，也无法对档案管理工作进行创新，导致经常在档案管理工作中出现档案管理无序、档案丢失等情况。

档案管理人员的管理水平不足，就很难根据档案管理的要求和规章制度做好档案的管理工作。再加上机关单位的领导和管理人员对这份工作不够重视，这在很大程度上降低了档案管理工作的效率。

3.落后的档案管理科室

档案管理是一项单独的工作，因此机关单位应该给档案管理工作建立单独的办公室，只有这样，才能提高档案管理工作的效率和质量。

但目前，我国很多机关单位因为办公室紧缺，所以档案管理一直没有建立单独的科室，这也是档案管理工作难以创新的原因。

4.档案移交管理工作不到位、手续不安全

由于机关领导对档案管理工作的不重视，所以招聘的档案管理人员多不是专职负责档案管理，因此，这些档案管理人员经常会被调换岗位、或者自行离职。而在岗位交接的时候，因为没有科学的交接程序，交接的手续制度不完善，所以在交接工作中经常出现有些应该检查的工作没有及时检查，应该清理的工作也没有及时清理。这就导致了很多档案管理职责权限不清不楚，难以有效进行下一步的管理工作。

5.对档案工作重要性宣传不到位

首先对于档案管理工作，机关单位不够重视，因此没有做好对档案管理工作重要性的宣传，所以经常会出现有些工作人员不会及时的上交需要上交的材料，而档案管理人员也没有做好补救工作。其次，受档案管理人员职业水平的限制，致使他们无法做好档案的及时更新和归档，且没有总结档案管理工作的经验。

2 如何健全机关档案管理工作

人事档案包含着一个人的经历、工资、职称等历史原始资料信息，它对每个人事业的发展非常的重要，一旦丢失就很难补办，即使补办了，之前的信息就会不复存在，势必会对个人造成很大的损失。

因此，做好机关单位的档案管理工作十分的重要，对机关单位档案管理工作创新模式的研究也非常有必要。

经过对以上问题的研究，做出了针对上述问题的解决方案，以及对如何创新档案管理工作做出了研究。

1.规范人事档案交接工作

档案管理是一项比较复杂的系统，需要管理人员有足够耐心和责任心才能做好的工作。这就要求档案管理人员在人员人事档案的交接中，严格的按照交接的标准程序进行交接。

首先，要对机关单位的遗存档案进行全面的清理，做好档案核对工作。其次，对于借出去的档案资料要及时的催还，并做好档案的借还记录工作，详细的登记档案借出的原因以及归还时间等情况。再次，把没有进行的整理的零散材料妥当放置，且要尽快对这些资料进行整理归档。

最后，在进行档案移交的时候，必须按照档案移交程序严格完成移交工作，对档案移交的时间、地点、移交人、移交人的资料进行标注详细，并要在确认数量准确以后，再在移交文件上签字确认，保证档案移交工作不出纰漏。

2.提高档案管理意识，规范档案管理程序

想要做好科学化的档案管理工作，机关单位的领导就要对档案工作做到足够的重视，且加强创新管理的意识。

首先，为档案管理工作建立专门的科室，引进先进的档案管理设备。近年来，我国的科学技术和计算机技术、互联网越来越发达，机关单位的档案管理也不断实现了电子信息化。我国的计算机技术不断的发展，因此在档案管理在实现信息化以后，更要不断的对档案管理的软件和设备进行更新，并建立更加健全和完善的电子化信息管理系统。

因为人事档案和每个人的工作有着非常密切的关系，因此，档案管理人员一定要增强自身的责任感和使命感。在进行档案管理工作的时候，要根据机关单位的实际情况，创造科学合理的工作程序。档案室所有档案的整理、借出、归还，都要按照工作程序进行。

3.提高档案管理人员的专业素质

目前我国很多机关单位都实现了电子化的档案管理，这对档案管理人员的专业水平就提出了更高的要求，需要管理人员具备较高的知识层次、先进的意识、足够的计算机水平，和学习新技术的能力。因为电子化的档案管理不同于一般的电脑操作，更需要管理人员具备信息处理的技术，只有这样，才能充分的利用机关单位引进的科学化的档案管理设备，更好的实现档案信息电子化。

4.完善档案管理制度

完善的档案管理制度更有助于档案管理工作的进行，建立完善的管理制度应该遵循以下几点：

1.制度必须科学合理，要从本单位的实际情况出发，以不违背个人利益为前提；

2.为了方便档案管理人员开展工作，在制定管理制度的时候一定要简单明了，方便实效；

3.制度要对档案管理人员和机关单位的领导同时起到约束的作用。

3 结语

随着我国社会的发展和机关单位办公效率的提高，档案管理的水平也在与日俱增。但由于很多单位仍旧运用过于陈旧的档案管理模式和制度，大大的降低了机关单位档案管理的效率。

因此在信息化的时代下，想要做好档案管理工作，除了增强管理人员自身专业素质、创新档案管理设备、以及制度以外，机关单位的领导要对档案管理工作有足够的重视，只有这样档案管理人员才会引起重视，才会积极做好档案管理工作，和提升自身的专业水平，同时也要加强对档案管理重要性的宣传工作，让单位内部的人员做好配合工作。

参考文献

[1]高亚兰.区级机关档案管理模式创新探讨[J].中国档案.2010（08）

[2]曹航，谢敏.和县模式：质疑问难[J].山西档案.2010（01）

[3]刘静.机关档案管理由实践引发的思考[J].办公室业务.2016（08）

作者简介

肖海娃（1976-），女，广东，广东省深圳市盐田区档案局。