事业单位档案数字化管理研究

林雄辉

摘 要：事业单位作为我国国家机构中的重要组成部分，档案管理是管理工作的重点内容，当前我国信息化技术得到快速发展，事业单位档案管理向数字化方向发展是必然趋势。数字化档案管理的出现，有效提高档案管理的效率，在发展新时期，促进事业单位实现长远发展，更好的为广大人民提供服务。

关键词：事业单位；档案；数字化管理

档案数字化管理主要将纸质经过扫描和录入的方式生成电子形式进行存档，数字化管理形式的出现将档案储存到计算机从数据库中，提高数据的检索和利用，具有操作简单、高效以及安全的优势。事业单位是我国重要的服务机构，包含各方面的重要资料，所以搭建数字化管理平台，实现无纸化管理，有利于提高工作效率，体现管理工作的进步和创新。

1 事业单位档案数字化管理的现状

1.1 传统档案管理模式仍然存在

部分事业单位在进行档案管理工作中，仍然采取传统管理模式，档案管理工作中依然主要以纸质档案为主，这种管理模式的存在的严重影响查阅的效率，给工作人员增加无效工作量。并且传统档案管理模式，对查阅工作的限制非常大，并没有充分发挥档案的根本价值，不利于资源的开发和利用。

1.2 档案数字化管理中软硬件投入不足

软件和硬件是实现档案数字化管理的重要因素，二者相互结合才能更好的实现档案数字化管理。当前我国大多数事业单位中，仍然存在设备不完善的状况，究其原因主要因为领导干部对数字化管理人数认识不足，没有引起足够重视，对硬件设施和软件设备投入不足，并且对于过时和老化的设备没有及时进行更换和优化，导致数字化管理系统存在滞后性，影响事业单位档案数字化管理的进步。除此之外软件中的存在的问题也是非常严重的，比如说储存档案资料的数据库建设并不完善，数据库中包含数据库目录以及部门全文数据库，完善的数据库是对档案信息录入和查询的保障，但是在实际工作中，事业单位中的数据库建立并不完善，很容易出现资料丢失问题，对国家的人民造成严重影响。

1.3 缺乏专业数字化管理人才

档案数字化管理是建立在计算机网络技术基础之上的，具有极强的操作性，只有具备熟练计算机操作能力和强大心理素质的专业型人才才能做好这份工作。专业的操作人才在出现各种系统问题时能够及时作出判断，并迅速采取有效措施解决问题。对于事业单位而言，所有的档案资料都关系着单位的发展和建设，甚至会影响国家和人民的财产生命安全，所以必须做好档案信息的整理、分类和储存。档案管理人员只有具备专业的操作知识才能保证管理工作的顺利和完善，从而发挥档案数字化管理的重要作用。在部分事业单位中，很多档案管理人员是其他部门分配人员，缺乏档案管理的专业知识，对工作认识不足，计算机操作水平有限，缺乏责任意识，直接影响档案数字化管理效果。

1.4 档案数字化管理中存在安全问题

我国事业单位中的档案管理软件质量差异比较大，有些软件安全性不高，很容易出现黑客入侵的情况，造成信息的丢失和泄露。事业单位中档案管理软件缺乏独创性，没有根据实际情况自主设计软件，而在市场中购买的软件缺乏安全性不利于档案的管理。档案数字化管理必须制定统一的标准，但是当前事业单位中管理质量不高，档案目录和细则之间存在不兼容问题，导致档案管理软件缺乏全面性，阻碍档案数字化工作的开展。

2 事业单位档案数字化管理的措施

2.1 积极转变档案管理形式

为了提高事业单位档案管理的质量，应当积极转变档案管理理念和管理形式，管理者认识到档案管理的重要性，及时将档案资料进行整理并利用计算机将资料存储于数据库中。档案管理是一项重要的工作，在日常管理中定期对档案进行整理，并严格控制档案的审查流程和时间，加强对档案资源的开发和利用。

2.2 加强对软件设施和硬件设施的投入

事业单位档案数字化管理模式的形成，必须依靠强有力技术做支撑，这要求国家应当加强对事业单位软件开发的支持力度，正确认识数字化管理模式和作用，加强资金、人力等方面的投入，开发适合本单位的档案管理软件，提高档案管理的可靠性。除此之外还需要注意安全防护的设计，通过设置防火墙等技术防止黑客入侵，保障信息资料的安全。

2.3 对文书工作实现数字化管理

在档案管理工作中文书工作是基础，文书工作的质量直接决定着档案管理工作的开展，所以在日常档案管理工作中，应当将传统档案管理方式进行升级和优化，转变传统模式中时间长、工作量大的限制因素。通过计算机将文件进行备注和登记，同时将文件上传至数据库，利用单位局域网进行传阅，同时限定查看时间。一旦被传阅的文件没有及时返回到数据库中，系统会自动进行提示，通过系统可以观看已经处理完文件的整理情况，大大降低工作量从而提升工作效率。除此之外文书工作实现数字化管理可以实现在线传输，通过网络实现对文件的审核、批改以及管理等内容，节省大量工作时间。

2.4 运用系统工程建设实现档案信息共享

事业单位中档案管理实现数字化建设涉及到各个方面内容，包括总体设计、设备选择、软件开发以及档案资料的整理录入等工作。事业单位在长期发展中积累大量档案资料，这些档案资料必须实现清晰的分类和保管，而这一目标的实现必须以完善的软件系统为依托，科学的系统不仅实现对档案资料的管理和保存，而且还能实现信息共享。在开发系统过程中，进行方案设计时可以利用双服务器和磁盘陈列的形式对文件和资料进行储存，并设计高速扫描仪对资料进行扫描，形成备份。资源共享的实现必须具备较高的信息共享能力，因此将数字化档案管理模式进行细化，按照档案特点进行分类，提高信息的共享能力。

2.5 建立高素质的专业档案管理队伍

数字化管理模式是通国软件完成的，但最终还是受人控制，因此数字化档案管理中对管理人员的要求是比较高的。事业单位作为重要机构，档案资料是十分重要的，所以必须有专业人才进行操作和管理，同时管理人员不仅具备专业的操作技术，还需具有责任意识和自我学习能力，能够正确认识档案数字化管理。对于单位中现有的档案管理人员来说，应当加强专业和计算机操作能力面的培训，提高工作人员的专业素质和道德修养。除此之外事业单位应当注重对优秀人才的引进，招聘既能够熟练操作计算机又懂档案管理知识以及法律法规复合型人才，优化事业单位中的人才结构，促进事业单位中档案数字化管理的推进。

2.6 制定完善的档案管理制度，加强监督

事业单位本身具有特殊性，所以对于在事业单位档案管理工作必须加强重视，我国法律法规重对档案管理工作有一定的规范，所以必须在遵守我国的法律法规的基础上开展档案管理工作，加强档案管理数字化建设。同时事业单位可以根据工作特点制定适合的档案管理工作制度，加强对工作人员的约束和管理。另外制定科学的监督机制，保障档案资料的安全性，同时促使档案管理数字化建设顺利开展。

3 结束语

事业单位档案数字化建设不仅提高工作效率和经济效益，而且实现档案信息的有效利用，对于事业单位来说具有重要意义。在工作中积极转变管理模式和管理效率，引進新进技术，培养复合型人才，实现档案数字化管理，全面促进事业单位发展。

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