如何做好福利院档案管理工作

孙权

摘 要：福利院档案工作是民政事业的重要组成部分，其对福利事业的健康发展具有非常重要的作用。福利院档案具有自身的特点和发展规律，因此在当前信息时代，需要做好福利院档案管理工作，从而为我国民政事业的健康发展奠定良好的基础。文中分析了福利院档案在福利事业发展中的作用，并进一步对做好福利院档案管理工作的措施进行了具体的阐述。

关键词：福利院档案；福利事业；档案管理；措施

福利院档案是对福利事业发展的历史记录，其与福利院的社会效益和精神文明建设具有非常重要的关系。一旦档案工作管理不到位，则会对福利院的正常发展带来了较大的影响。因此需要加强福利院档案管理工作，充分的发挥出福利院档案的重要作用，更好促进我国福利事业的健康、有序发展。

1 福利院档案在福利事业发展中的作用

1.1 指导作用

福利院档案是对福利院发展历史和变迁的真实记载，其所包含的内容较多，而且档案信息具有真实性，这也使档案在实际工作中能够发挥出重要凭证作用，因此福利院档案不仅是福利院各项工作开展的重要依据，而且在对福利院管理工作具有重要借鉴和参考作用，能够有效的指导福利院的健康、有序发展。

1.2 参考作用

社会福利院作为政府部门的组成部分，主要为残疾人和孤儿服务。福利院档案中对这部分弱势群体的生存和发展情况进行真实记载波，同时也对福利院自身发展的各个阶段进行记载，档案资料十分丰富，而且全面。近年来随着我国福利事业社会化进程的加快，档案对于福利事业的发展起到了重要的促进作用，特别是在福利事业发展规划和政策制定过程中，需要以福利院档案作为参考依据。

2 做好福利院档案管理工作的措施

2.1 提高福利档案管理意识

福利院领导对档案管理工作是否重视，直接关系到档案管理工作的质量和实际效果。部分福利院发展过程中，由于将主要精力都放在了对弱热群体的服务方面，这也使其对档案管理工作重视度不够，没有认识到档案对福利院发展的重要性，因此在实际工作中，只是觉得将档案信息进行归档，保管好就行，这也导致档案管理工作质量一直不高。针对于这种情况下，需要加大福利院档案宣传力度，提高福利院全体员工的档案管理意识，认识到档案的重要性，及时转变观念和态度，进一步对档案工作现状进行改进。同时还要加大对福利院档案的开发利用，使福利院档案信息的价值更好的发挥出来。

2.2 规范档案的归类管理

在当前福利档案管理工作中，不仅需要做好档案信息的收集、整理、立卷和归档等工作，同时还要加强对档案的归类管理，确保档案归类程序的规范化和标准，并对档案管理及移交工作进行规范化处理。同时在实际工作中，档案管理人员还要注意经验的积累，并针对工作中存在的问题采取切实可行的措施加以解决，进一步对档案管理方式进行改进，充分的运用各种新技术和新方法，对档案工作的范围和内容进行不断扩充，确保档案信息发挥出应有的效用。

2.3 合理应用信息技术，实现信息一体化管理

随着信息技术的快速发展并在档案工作中进行广泛应用，福利院要加快建立档案信息数据库，进一步对福利档案资料进行完善，并在此基础上构建福利档案社会信息系统，实现福利档案信息的一体化管理，更好的发挥出档案的优势。在当前福利院档案管理工作中，还要重视资源的整合，通过建立合并档案与联合目录，加快实现档案信息资源的共享，为我国社会性信息系统建设提供必要的基础。这就需要在当前福利院档案管理工作中，要清点和整理福利院内部的所有档案信息，并与实际工作情况有效结合，严格按档案管理规范化要求来加快对档案信息进行整合，规范檔案题名和类目上，有效的提高福利院档案管理的规范化水平。同时还要充分的利用信息化技术，加快实现对分散的档案信息的搜集和整理，强化部门之间的有效联系和交通，做好档案信息反馈工作。作为档案管理人员，需要在福利工作开展过程中及时对产生的各种有价值数据和信息进行收集和整理，并予以归档保存。

2.4 探索档案服务新模式

服务是档案工作的永恒主题和基本要求，没有服务，档案就是死档案，其价值和潜力就体现不出来。因此，如何抓实档案工作的服务是每一位档案工作始终在探讨的话题，网络环境下的信息时代更应探索新的服务模式。为了促进福利事业发展的档案开放和利用工作，福利院档案工作者首先要继续解放思想，更新观念，走出档案部门的小范围，从整个福利事业发展全局来考虑档案提供利用问题，树立主动服务的意识，强化档案部门参与福利院档案发展的意识。要通过各种媒介、渠道宣传使福利院全体人员知道自己与档案工作有着密切的联系，随时了解档案信息，增强全体人员的档案意识。档案管理人员要熟悉室中档案的数量、成分、内容和存址，熟悉全宗的形成和整理状况及其利用价值，做好利用工作的预测，了解不同时期、不同方面对档案的不同需要，有的放矢地开展利用工作。只有这样档案工作才能变被动服务为主动服务，积极采取各种方式主动开展档案工作，编发档案信息、利用院务公开栏、福利院内网等手段主动提供档案服务。

2.5 加强档案管理人员的素质

福利院的档案管理工作人员是直接参与到福利档案管理工作中的，因此，其专业素质的高低也会对福利档案管理工作的质量有重要的影响。这就要求福利院的相关档案管理工作人员要具有较高的专业素养，在其工作中能够高度负责，并具有高度的政治警惕性以及组织纪律性，在其工作实践中还能针对其存在得到问题，积极地思考与探讨有效提高福利档案信息管理的质量与效率的措施。这就要求福利院能够对档案管理人员进行严格的管理，从而有效地提高福利档案的管理水平和档案利用效率。首先，可以加强对相关的工作人员的培训工作，从而使档案管理人员能够具备较高的专业理论知识和实践能力。尤其是在信息技术背景下，要加强对档案管理人员的计算机管理知识的培训，从而满足现代社会的档案管理工作的需要。其次，还可以组织档案管理工作人员之间进行交流与沟通，能够对存在的问题进行探讨，并学习先进的经验。最后，福利院也要关注和支持档案管理人员，可以从生活、工作等各个方面都进行支持与关心，尽量减小其工作的顾虑，从而能够使其专注地投入到档案管理工作中。

3 结束语

近年来我国福利事业取得了较快的发展，这也使福利院的档案管理工作的重要性越来越突显出来，同时也对福利院档案管理工作提出了更高的要求。因此需要加强福利院档案管理工作，有效提高福利档案管理的质量和效率，使其更好服务于社会福利事业的健康发展。

参考文献

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